Författare: la

Kategorier
Grundläggande information

Systemdokumentation

Följande text beskriver hur PP7 är uppbyggt och hur det samverkar och kommunicerar med databaser och övriga delar av systemet.

Utvecklingsverktyg

PP7 är utvecklat i DataFlex, ett kraftfullt verktyg designat för snabb och effektiv utveckling av transaktionskrävande, databas-kopplade affärssystem.

PP7s webbaserade produkter är även de utvecklade i DataFlex (server-delen utgörs av DataFlex-klasser som skapar klienten via en Javascript-motor. Klienten utgörs av Javascript, XHTML /HTML (5), CSS (3) samt vissa delar i klassisk ASP.

Program

De program-filer (.exe) som PP7 levererar är kompilerade binära filer utifrån den källkod som skrivs i utvecklingsverktyg enligt ovan.

Programmen är Windows-program, och kan således enbart köras på datorer installerade med Windows OS.

PP7s huvudprogram signeras alltid innan leverans med kodsigneringscertifikat utställt mot PP7 Affärssystem AB. Certifikaten införskaffas via Comodo.

Runtime

Alla program från PP7 Affärssystem AB kräver installation av DataFlex Client Engine eller DataFlex Web Application Server. Vilken av produkterna som installeras beror på om PP7 ska användas i Windows-miljö enbart eller både Windows och webb.

Installation av DataFlex runtime görs alltid av behörig PP7-konsult.

Licenser

PP7 hanterar användarlicenser via en webbservice som automatiskt anropas vid upplägg eller ändring av användarantal och behörigheter i systemet. Detta kräver en fungerande internetuppkoppling.

Till runtime-installationen krävs licensnycklar som införskaffas av PP7 Affärsystem AB. DataFlex runtime använder ett program för räkning av licenser som heter VDFDaemon.exe. En process per instans startas av VDFDaemon.exe för att räkna licenser.

Databas

PP7 jobbar mot en SQL databas av typen Microsoft SQL Server (se nedan). För varje företag som läggs upp i PP7 skapas en ny databas i SQL Servern, och varje databas behöver en mapp under PP7s installation där databas-kritisk information sparas.

Rot-databas

PP7 har också en ”rot-databas”, som sparar inställningar för användare och de olika företag som finns upplagda. Denna ”rot-databas” är av typen ISAM (indexed sequential access method) och är därför känslig för vissa inställningar på server och klient. Det är därför viktigt att både servern (där PP7 finns installerad) samt klienterna har ”Opportunistic Locking” avaktiverat.

Microsoft SQL Server

PP7 kopplar sig mot Microsoft SQL Server genom en ”connectivity kit”. Se teknisk beskrivning nedan.

“A connectivity kit from Data Access is a software driver in the form of a single DLL that implements the recognized standard call level interface for sending SQL queries to an SQL DBMS and translating between the SQL data types and Dataflex data types in a way that is completely transparent to the application, i.e. it doesn’t “know” or “care” that it is not using the embedded Dataflex database.”

“The Microsoft SQL Server Connectivity Kit uses the Call Level Interface (CLI) to connect DataFlex programs to SQL Server. CLI is an Application Programming Interface (API) in which functions are provided for applications to process dynamic SQL statements. CLI enables DataFlex to connect to SQL Server databases, issue SQL statements and return data and status information without being compiled against a specific database.”

Drivern använder sig av tabell-definitioner i form av textfiler som sparas i en mapp under PP7s installation. I dessa filer sparas även den ”connection string” som visar vilken SQL Server-instans och databas denna tabell återfinns i. Textfilerna är namnsatta efter tabellens namn med en filändelse som är .INT. Filerna innehåller både DataFlex API information och MS SQL Server API information. Det är kritiskt att dessa filer förblir orörda.

Drivern kommunicerar med SQL Servern genom den port som är uppsatt för SQL Servern. Som standard kommunicerar SQL Servern via port 1433. Detta är den inställning som vi rekommenderar. Ändras den inställningen måste även porten i brandväggen öppnas. Se tekniska krav för mer info.
Systemet ansluter mot SQL Servern över TCP/IP och använder sig av standardmetoder för nätverkskommunikation i Windows och skiljer sig således inte från andra applikationer i det avseendet.

I PP7 Systemunderhåll kan inställningar för kopplingen till SQL Servern justeras. Dessa inställningar är enbart viktiga för delar av PP7 (framförallt rapporter). Det mest kritiska för en korrekt koppling mot databasen finns i ovan nämnda .INT-filer.

Databas-strukturen i PP7 utgörs av tabeller, kolumner och index med unika nycklar. Dessa index och unika nycklar skapas ”on the fly” i SQL Servern via drivern, och är således inte definierade direkt i SQL tabellerna.

Webbtjänster

PP7s webbtjänster går via en Web Application (WebApp) Server som driftar DataFlex-kod och kopplar den mot Windows Internet Information Services (IIS). WebApp kommunicerar via den port som är specificerad i IIS (standard port 80 för http, samt 443 för https). Detta innebär att om kunden vill köra PP7 Webbtjänster via https, är det kundens ansvar att införskaffa certifikat och göra korrekta inställningar i IIS.

Kommunikation mot databas är densamma som enligt ovan.

Inställningar för IIS som krävs av PP7 återfinns i PP7 Tekniska Krav.

Säkerhet

Systemets webbtjänster använder sig av en unik krypteringsnyckel för att säkerställa att känslig data som flyttas till och från klienten är krypterad (såsom filöverföring och försök till ändring av data av extern part på klienten). Vidare registreras enbart ett antal mappar på servern som tillåtna för filöverföring, vilket innebär att alla övriga mappar på servern är skyddade. Alla lösenord för användare sparas krypterade. Överföring av övrig data sker okrypterat.

Att kryptera hela databasen är inte optimalt, då kommunikation fördröjs, databasen växer och sökning i databasen försvåras. Vid hög säkerhetsrisk är det i stället önskvärt att sätta ett starkt lösenord på SQL-databasen, kommunicera via https och eventuellt använd SQL Server Encryption.

OBS! PP7 rekommenderar alltid att använda kommunikation via https-protokollet tillsammans med URL Rewrite och HTTP Response Headers!

Klienter

Alla klienter som ska ha åtkomst till PP7 på Windows måste genomgå en Klientinstallation. Denna installation lägger upp genvägar till PP7, Crystal Reports runtime, PP7PDF (pdf-skrivare) och registrerar ett antal ActiveX-komponenter på klienten. Alla program-filer och databaser ligger alltid på servern.

Loggning

PP7 loggar alla ohanterbara programfel i en logg-fil. Filen heter PP7UnhandledErrorLog.txt och sparas i respektive mapp för den databas felen gäller.

Övriga programfel kan eventuellt återfinnas i Windows Event Log.

PP7 har möjlighet att koppla på loggning av alla transaktioner på valda tabeller i databasen.

Rapporter

Rapporter i PP7 skapas och skrivs ut med hjälp av Crystal Reports XI. Vissa äldre rapporter skrivs ut som en textfil och visas upp med programmet Jarte. Fakturor skrivs ut till PDF-format.

Microsoft Office

Integration med Microsoft Word, Excel, Outlook och Project finns också i PP7 Windows, via COM Interop. I PP7 Web skapar vi Office-filer med hjälp av tredjepartsprodukter enligt Dependencies nedan.

Dependencies

Det finns ett antal filer som PP7 är beroende av, förutom ovan nämnda runtime och rapportmotor. Dessa filer kontrollerar saker som grafiska kontroller och mail. Många av dessa filer måste vara registrerade i Windows via kommandot regsvr32, eller som .NET-kompontenter, på alla klienter som ska kunna köra PP7. PP7 använder idag Side-by-Side registration, vilket gör att nedan filer inte behöver registreras. Alla filer som krävs återfinns i mappen Programs under PP7s installation.

  • Chilkat (för e-post och zip-hantering)
  • CodeJock (för grafiska kontroller i Windows-miljö)
  • GDPicture (för bild och PDF hantering)
  • GemBox (för hantering av MS Word-filer)
  • LibXL (för hantering av MS Excel-filer)
  • amCharts (för grafer på webben)
  • DHTMLX (för GANTT på webben)
Kategorier
Grunder Grundfunktioner Grundläggande information

Favoriter

Om det är något som du arbetar med ofta i PP7 och som du lätt vill komma åt, så kan du skapa en favorit av just den funktionen.

Favoriterna är användar-, företag- och roll-baserade, vilket innebär att en användare kan ha olika favoriter i olika företag, och för sina olika roller. När en menypost är tillagd som favorit så visas stjärnan i verktygsraden som gul, annars är den grå.

Lägg till

Genom att öppna den menypost du vill lägga till och sedan klicka på stjärnan i verktygsmenyn så lägger du till en ny favorit för din aktuellt inloggade roll och företag.

Öppna

Tillagda favoriter visas i menyrubriken Favoriter. Klicka på en favorit för att öppna den. 

Ta bort

Öppna den menypost du vill ta bort ur favoriter, och klicka på stjärnan i verktygsfältet (som nu är gul eftersom det är en favorit). Favoriten tas nu bort för din aktuellt inloggade roll och företag.

Specifika favoriter

Med specifika favoriter menas att man kan lägga till specifika Projekt, Uppdrag, Offertprojekt samt Offertuppdrag som favoriter.

För att göra det, öppna det projekt du vill lägga till och klicka på stjärnan i verktygspanelen. Du får då frågan om du vill lägga till vyn (projektbilden) eller just det projekt du har framme. Svara NEJ för att lägga till projektet.

För att ta bort favoriten, gör på samma sätt som för att ta bort en vanlig favorit.

Kategorier
Grundfunktioner Grundläggande information

Meddelanden

I PP7 kan ni skicka meddelanden till andra användare. Funktionen fungerar som en intern kommunikationskanal, där användare kan skicka till en annan användare, eller till hela företaget. Du hanterar dina meddelanden från den översta verktygsraden i programmet, vid kuvertet.

Skapa meddelande

Du kan skapa ett nytt meddelande på några olika sätt.

  1. Klicka på texten ”Nytt meddelande”  – du kan då skriva in ett snabbt meddelande och skicka till någon. Klicka på Mer… för att öppna det stora meddelandefönstret.
  2. Klicka på kuvertet för att öppna hela din Inkorg.
  3. I vissa områden av systemet kan du skicka direkt. Tex levfakturor för attest kan skickas på detta sätt.

För att skicka ett meddelandet till alla användare, klicka i ”Skicka till alla”. Du kan också skicka med hög prioritet, då läggs en etikett till i meddelandet med texten ”Hög prio”.

Hantera Inkorgen

I din Inkorg ser du alla din inkommande, skickade samt raderade meddelanden. Här kan du också läsa, svara och skapa nya meddelanden.

Klicka på ett meddelande för att läsa det i rutan längst ned på skärmen. Om du stannar på meddelandet i mer än 10 sekunder blir det markerat som läst. Du kan ändra den statusen genom att ta bort etiketten läst på meddelandet.

Tar du bort ett meddelande så hamnar det i Raderat. Tar du bort ett meddelande från Raderat så tas det bort helt och hållet och kan inte återställas.

 

 

Bifoga

Du kan bifoga både dokument och länkar till andra delar av PP7 i dina meddelanden. Till exempel kan du skicka med en länk till ett projekt eller ett speciellt dokument. 

För att länka till ett projekt eller dylikt, välj i meddelandet vilken typ (1) och vilket ID (2) du vill länka till. Länken visas som en etikett i meddelandet.

Vill du länka in ett dokument klickar du på bilagor (3) och väljer vilken eller vilka filer du vill bilägga. För att ta bort bilagda filer, klicka på knappen ”Lista” (4) och ta bort de bilagor du inte vill ha kvar. Även länkar för dokument visas som en etikett i meddelandet.

Inkommande

När du får ett meddelande så ser du det längst upp på skärmen som en röd cirkel vid kuvertet. Cirkeln visar hur många olästa meddelanden du har.

Du får också en notifikation i form av en Händelse i din Dashboard. Klickar du på händelsen kommer du till ditt meddelande. OBS! Tar du bort meddelandet så tas även din händelse bort! Tar du bort händelsen får du frågan om du även vill ta bort meddelandet.

Det finns också möjlighet att bli uppmärksammad på meddelanden genom att ett e-mail skickas till dig.

Kategorier
Grundfunktioner Grundläggande information

Etiketter

I PP7 kan du arbeta med etiketter (tag clouds). Det innebär att du kan skapa så många etiketter du vill för ett visst område i systemet (projekt, uppdrag etc). Dessa etiketter kan sedan sättas på olika projekt, uppdrag och annat. Den globala sökningen i PP7 kan sedan användas för att söka fram allting på en viss etikett.

Skapa etiketter

Din administrator kan skapa etiketter genom att gå till Registervård -> Systeminställningar -> Etiketter. 

  • Välj Typ (Projekt, Uppdrag etc)
  • Alla skapade etiketter för vald Typ visas
  • För att ändra en skapad etikett, klicka på den och ändra sedan innehållet
  • För att skapa ny, fyll i Namn och färg (välj i färgväljaren)
  • Klicka Spara

Du kan även lägga till ytterligare information

  • Beskrivning visas som en tooltip över etiketten 
  • Text färg sätter färgen på texten (default är vit)
  • Etiketten kan tas bort av användarna betyder att ett litet ’x’ visas på etiketten så användarna kan ta bort den.

Skriv in namnet på etiketten, välj en färg, beskrivning och om etiketten ska kunna tas bort av användarna.

Använda etiketter

För att använda etiketterna i systemet så väljer du helt enkelt bland de valbara etiketterna på t ex ett projekt (se bild). 

Du kan söka på etiketter i globala sökningen i PP7.

  • För att söka efter enbart allt med vald etikett, använd tecknet ’#’ framför etikettens namn, t ex #bra projekt. 
  • Om du i stället söker på ’bra projekt’, utan ’#’ framför, så kommer du få träffar i hela systemet 
Kategorier
Fakturering Projekthantering Uppdrag

Hämta upparbetat

För att snabbt kunna fakturera slutkund, så finns möjligheten i PP7 att ”hämta upparbetat”. Denna funktion innebär att med ett knapptryck kan ni skapa ett helt fakturaunderlag baserat på era arbetade timmar, fakturor från UE och inköpt material.

Fakturaunderlaget kan så klart ändras manuellt och nya rader kan läggas till.

Klicka på knappen ”Skapa fakturarader” nedan för Uppdragets orderrader. Då får du upp en översikt över vad som kommer över till fakturan. Här kan du välja att inte ta med vissa rader just nu, eller aldrig och på så sätt strukturera din fakturering. 

Du får även en fråga när du klickar på knappen om du vill hämta fakturatotalen eller fakturaraderna. Om du väljer att hämta fakturaraderna så får du inte något förslag på fakturatotaler och vice versa. Om det visar sig att fakturaader inte finns för en viss faktura, så föreslås i det läget totalen i stället.

Observera att överförda rader kan inte hämtas igen!
Om du inte vill fakturera alla överförda rader just nu kan du avmarkera rutan Fakturera på raden. Då skrivs inte den raden ut på fakturan till dess att du åter markerar Fakturera.

Vad hämtas?

Tidrapporter

Ni kan välja att hämta över enbart attesterad tid, eller all tid löpande. När ni hämtar tidrapporter så får ni över både registrerad tid, reseräkningar och utlägg under förutsättning att de är markerade för fakturering. 

Leverantörsfakturor

Liksom med tid kan ni här välja att enbart hämta över attesterade fakturor, eller alla fakturor löpande. Om fakturan är kopplad till ett inköp, så får ni inte över själva fakturabilden, utan i stället fakturaraderna (artiklarna), det kan ni läsa mer om nedan.

Inköp

Om ni gjort ett inköp via PP7 och får en leverantörsfaktura på materialet, så finns möjlighet att hämta över de raderna för vidarefakturering direkt. I detta fall så får ni inte över själva leverantörsfakturan, utan fakturaraderna. Ni kan välja att enbart hämta över rader som är markerade som slutlevererade (dsv där levererat antal är samma som beställt antal), eller alla rader oavsett leveransstatus.

Jobbar ni med e-faktura så hamnar allting rätt direkt. Finns fakturaraderna i e-fakturafilen, så räknas fakturan som ett inköp och ni kan hämta fakturaraderna till ett kundfakturaunderlag. Annars hämtas hela fakturan över till underlaget.

Hur justerar man vad som hämtas?

OBS! Det är viktigt att veta att det alltid är inställningarna på projektet som i sista hand styr vad som kommer över. Om Överför till fakt i listan nedan EJ är markerad så kommer inte sådant som är konterat mot aktivitet 10 (enligt nedan) att komma med som förslag till fakturering.

För anbudsjobb så får man frågan om man verkligen vill hämta över upparbetat. Om man svarar ja så hämtas allt som finns. Här kan man ställa in i Pris-fliken på projektet om man inte vill föra över rader som är kopplade till vissa aktiviteter (se ovan). Inställningarna i projektet går före eventuella andra inställningar på projekttypen.

På löpande jobb så hämtas alltid allting som ligger upparbetat. Om man trots det inte vill ha över rader som är kopplade till vissa aktiviteter så kan man ställa in det i prisfliken under projektet samt i projekttypen i Registervård. 
OBS! Både prisflik och projekttyp måste vara inställda på att inte föra över aktiviteten för att det ska slå igenom för löpande jobb! Om information fortfarande hämtas till uppdraget kan det bero på att systemet som en sista kontroll även tittar på konto-förslaget på leverantören, och aktiviteten det är kopplat till. Är den aktiviteten markerad för överföring till fakturering så kommer raden att skapas på uppdraget trots att man markerat den aktivitet fakturan är registrerad på att inte föras över!

Kategorier
Ekonomi Ekonomisk översikt

Likviditetsrapport

Denna rapport används för att se likviditeten i företaget.

Kund

Så här räknar PP7 fram värdet för kundfakturor i likviditetsrapporten.

  1.  

Leverantör

Så här räknar PP7 fram värdet för leverantörsfakturor i likviditetsrapporten.

  1. Senaste betaldatum ska vara mindre än valt datum
  2. Status ska vara obetald och det ska finnas ett belopp på fakturan
  3. Betalningar på fakturan ska ha gjorts före eller samma datum som valt datum
  4. Sist dras eventuellt spärrat belopp bort från det betalda beloppet
Kategorier
Attest och betalning Leverantörsreskontra

Attest leverantörsfaktura inställningar

För att attestera leverantörsfakturor i PP7 finns det två sätt att sätta upp attestkedjor.

  1. Vi följer organisationsstrukturen som är uppsatt
  2. Varje projekt anger en egen attestkedja

För båda alternativen måste vi ställa några saker i Grundparametrarna.

Inställningar

I PP7 Registervård hittar ni inställningar för attest av leverantörsfaktura under Grundparametrar -> Levreskontra -> Scanning/Attest.

OBS! Inställningarna här gäller för båda alternativen av attestkedja.

 

  • Antal attestnivåer säger hur många steg varje faktura kan maximalt passera.
  • Minsta antal attestnivåer säger hur många steg en faktura måste minst passera för att vara attesterad.
  • Ansvarig för attester 1: Den person man kopplar här får alla fakturor som man kryssar i ’Ej signera’ på och inte specificerar att skicka till någon viss person. Denna person samt personen i
  • Ansvarig för attester 2: har både om de loggar in som administratörer tillgång till en speciell vy under Dagligen/Leverantörsreskontra/Ändra kontering och attestant där man ser alla fakturor ute på attest och kan styra om dessa. 
  • Checkbox i Byta attestant betyder att de som attesterar kan välja ej signera och skicka till vem de vill
  • Valfri attestant nivå 1 betyder att den första som attesterar en faktura inte behöver vara behörig.
  • Ändra kontering utan attest betyder att man får byta konto och projekt även vid ej signera. 

Attest enligt organisationsstruktur

Hur organisationsstrukturen är uppbyggd hos er är flexibelt, förutom att man har projekt och resultatenhet(er), detta finns alltid men nivåerna över styrs av parametrar. I modulen Registervård under Uppstart -> Organisation -> Parameter Organisation. I bilden här bredvid heter nivån över Resultatenhet ’Företaget’ och över den kan man ställa in ytterligare nivåer. 

 

Fakturan går i första steget till projektledare och sedan vidare till ansvarig för den Resultatenhet som projektet ligger på. Att korrigera vem som är ansvarig där görs i modulen Registervård -> Uppstart -> Organisation -> Resultatenheter och i fältet ’ansvarig’. Det är även här man korrigerar vilken övernivå som resultatenheten hör hemma under.  

 

Attest enligt attestkedja

Här kan man sätta upp en egen atteststruktur som inte följer organisationsstrukturen. När kedjan är skapad kan de kopplas till ett projekt i projektvyn, och fakturorna följer då den valda strukturen för just det projektet.

Skapa strukturen så här:

  • Ange i fältet ’Attestsekvens’ ett unikt ID nr på kedjan. Ge sedan en beskrivning (tex vilka som är inblandade)
  • På ’radnivå’ sedan ange nivå 1 för första 2 för andra etc. och i ’ProjeLed’ anger ni deras projektledar-id. 
  • Du kan ange en Notering om du vill
  • Du kan också ange en beloppsgräns som denna projektledare får attestera. Om inget anges här så hämtas beloppet från inställningarna på Projektledaren.

Längst ned i bilden kan ni också ange granskare för specifika konton. Det innebär att fakturan kommer att gå till vald granskare som ett första steg om fakturan är registrerad på det kontot. Granskarens godkännande räknas inte med i atteststegen.

OBS! Inställning med granskare gäller enbart för nivå 1 i strukturen!

Kategorier
Grunder Grundläggande information

PP7 Kunskap

PP7 Kunskap är en ny funktion i PP7 Web som ger dig som användare en hjälp i ditt arbete med PP7. Här kan du få snabb hjälp genom att söka direkt i PP7s kunskapsdatabas, få förslag på hjälptext för närliggande områden, läsa senaste nytt från PP7 och hålla koll på din öppna supportärenden!

Sökning och Närliggande ämnen

När du öppnar PP7 Kunskap (genom att klicka på frågetecknet i övre högra hörnet) möts du av en sökruta med texten ”Vad kan vi hjälpa dig med?”. Här kan du söka efter vad som helst som hör till PP7. Svaren visas i en ny flik i din webbläsare.

Du kan också här se ”Närliggande ämnen”. Detta är en ”smart” funktion, som håller reda på vad du arbetar med i PP7 för tillfället, och ger förslag på hjälptext för områden som handlar om närliggande ämnen. Har du t ex projektvyn framme så får du se förslag om hjälptexter för projekt. Registrerar du kundbetalning så visas förslag för kundreskontran, och så vidare. Klicka på en rubrik för att öppna hjälptexten i en ny flik. 

Nyheter

Om du klickar in dig här så kan du se de senaste nyheterna från Vitec PP7 AB. Här kan du hålla koll för att se t ex vad som är nytt i versionen, om det är något speciellt som händer på PP7 eller om supportens öppettider har förändrats.

Min support

Under denna rubrik hittar du alla dina öppna supportärenden. Du kan klicka på ett ärende och se hela konversationen mellan dig och support. Du kan även skapa nya svar i tråden och bilägga filer.

Hantera support

Här kan du arbeta direkt med supporten på PP7.

Skapa ärende

Om du vill skapa ett nytt supportärende klickar du på menyn ”Skapa supportärende”. Du kan då lägga till en rubrik, en text och en bifogad fil. Ditt ärende syns sedan i listan över öppna supportärenden. Skicka gärna med de saker vi ber om i vyn över Skapa supportärende.

Supportinloggning

Här finns också knappen ”Aktivera supportinloggning”. Klickar du på den knappen så tillåter du under resten av dagen att PP7 Support kan logga in med ditt användarID, för att undersöka vad som kan vara fel om du har något problem.

Du kan när som helst klicka på knappen igen (när det står ”Stäng supportinloggning”), för att manuellt stänga av möjligheten för support att logga in.

Kategorier
Projekthantering

Kopiera projekt

Projekt, uppdrag, offerter och offertuppdrag kan alla kopieras med ett par enkla steg. Rutinen ger stora möjligheter för kopiering, och till att till exempel skapa mallprojekt som kan användas enbart för kopiering. Funktionen är tänkt att hjälpa er att skapa nya projekt snabbt, baserat på era tidigare erfarenheter.

Projekt/Offertprojekt

  • Du kan välja att vid kopieringen ändra typ på projektet till offert, och tvärt om för offerter.
  • Du kan välja att kopiera projektet till att ligga under samma resultatenhet eller välja en annan. 
  • Ange ett projektnummer själv eller låt systemet följa nummerserien.
  • Välj vilka delar av projektet du vill kopiera
    • Kalkyl/Prognos/Utfall (välj här om du vill att det ska sparas som det är, eller om utfall i stället skall läggas som kalkyl och prognos)
    • Priser
    • Dokument
    • Projektåtkomst
    • Alla uppdrag (ovan val gäller även för kopierade uppdrag)
      • Behåll numrering (detta innebär att suffixen på uppdragen är densamma men det nya projektnumret används)
      • Orderrader
      • Planering (inklusive resursplanering)
      • Använda nya projektets grunddata (för att se till att uppdragen får samma grunddata som projektet)

Uppdrag/Offertuppdrag

  • Du kan välja att vid kopieringen ändra typ på uppdraget till offert, och tvärt om för offerter.
  • Du kan välja att kopiera uppdraget till att ligga under samma projekt eller välja ett annat. 
  • Ange ett uppdragsnummer själv eller låt systemet följa nummerserien.
  • Välj vilka delar av uppdraget du vill kopiera
    • Kalkyl/Prognos/Utfall
    • Dokument
    • Orderrader
    • Planering (inklusive resursplanering)
Kategorier
Kalkyl/Prognos/Utfall

Budget/Prognos

Budget/Prognos i PP7 är en avancerad modul som används för att prognostisera sina projekt för framtiden, under hela projektets livstid. Genom att göra detta kan man få en överblick över hela företagets planerade resultat för framtiden. Modulen följer hela organisationsstrukturen i PP7 vilket gör att ni kan arbeta från lägsta nivå ända upp till företagsnivå. Ni kan jämföra aktuell prognos med tidigare prognoser och kommande budgetar, titta på upparbetat eller fakturerat, per år eller totalt. 

Modulen ger stora möjligheter att planera sitt framtida resultat för ett företag med många projekt!

Här följer en FAQ över hur arbetet i Budget/Prognos fungerar och vad ni ska tänka på.

Även om texten nedan talar om Projekt, så finns möjligheten att arbeta på en ännu lägre nivå, Uppdragsnivå. Det väljer ni själva. Texten nedan gäller samma för både projekt och uppdrag.

Läs mer:

Budget/Prognos på projekt

FAQ Budget/Prognos

OBS! Innan budget och prognos startas skall verkligt utfall vara avstämt t.o.m. den period som anges i utfall period. Alla projekt som skall avslutas skall vara avslutade innan prognosen startas.

Hur ofta ska vi göra prognos?

En del företag gör 4 per år, andra varje månad. Det är helt upp till er!

Vem kan starta och stoppa prognosarbetet?

Det kan enbart en användare med behörighet PP7Ansvarig göra. Detta görs i PP7 Registervård. Ni måste ange År, Prognosnummer, Beskrivning samt Utfallsperiod. Prognosperioden blir automatiskt perioden efter angiven utfallsperiod. Utfallsperioden måste vara stängd för att prognosen ska kunna startas.

Prognosstart

Vad sker vid prognosstart?

När du startar ett prognosarbete i PP7 så sker följande saker i programmet:

  • Projekt läses över till prognosen
  • Utfall på projekten hämtas från redovisningen till och med vald utfallsperiod. Dessa värden läggs ut i prognosfördelningen i respektive projekt i korrekt utfallsperiod.
  • Den prognos som ligger på respektive projekt då du startar prognosomgången kommer att ligga till grund för prognosarbete
  • Vid årsbokslut och utläsning av nya IB-värden så skapas också automatiskt en första budget för året, med nummer 00 (t ex 1900).
Indirekta kostnader

Ni kan arbeta med Indirekta kostnader på olika sätt i prognosarbetet i PP7.

  • Om parametern ’Ta ej med interna projekt’ är markerad så läses all redovisningsdata som är knuten till interna projekt ut till fliken Indirekt kostnader i Prognosjämförelsen. Detta innebär alltså att interna projekt inte tas med i prognosen.
    • Du kan också markera rutan Beräkning av indirekta kostnader om ’Ta ej med interna projekt’ är markerad. Om denna ruta är markerad vid start så fördelas alla indirekta kostnader (ej projekt) jämt över årets resterande perioder. 
  • Om parametern ’Ta ej med interna projekt’ EJ är markerad så läses ingenting över till fliken Indirekta kostnader. I stället kommer era indirekta projekt att hamna i Prognosen.
Varför kommer inte alla projekt med i prognosen?

Baserat på grundparametern ’Ta ej med interna projekt’ så kommer ej Interna/Frånvaro-projekt med – i detta fall bör man arbeta med fliken ’Indirekta kostnader’ i prognosjämförelsen. Tänk även på att OBS-projekt aldrig ska komma med i prognosen!

Hur hanteras avslutade projekt?
  • Definitivt avslutade projekt där avslutsdatum infaller EFTER (>=) utfallsperiodens startdatum kommer med på samma sätt som öppna projekt.
  • Definitivt avslutade projekt där avslutsdatum infaller FÖRE (<=) utfallsperiodens startdatum, men INOM samma år, kommer med på samma sätt som öppna projekt.
  • Definitivt avslutade projekt och frånvaroprojekt (om de är med i prognosen) som kommer med i prognosen får status godkänd direkt vid prognosstart
  • Övriga definitivt avslutade projekt slås ihop till ett tillfälligt klumpat prognosprojekt med ID 99999990. Detta gäller projekt som finns med i föregående period, under föregående år, som nu är avslutade.
  • Preliminärt avslutade projekt kommer ALLTID med i prognosen, men de behandlas på samma sätt som definitivt avslutade projekt under prognosarbetet.

Under prognosens gång

Kan jag justera projektets prognos?
Ja, den vanliga projektprognosen kan du ändra under hela prognosarbetets gång. Naturligtvis kommer en diff att uppstå i prognosfördelningsfliken som du måste justera manuellt. Men om projektet eller någon nivå över är godkänt, så kan du inte justera den diff som uppstår i prognosfördelningen. Om det bara är projektet som är godkänt så kan du öppna det igen för att justera diffen. 
Man vill öppna ett avslutat projekt under prognosens gång?
  • Enbart personer med rätt behörighet kan öppna projekt under prognosens gång (se nedan).
  • Projekt som kommit med i prognosen, dvs om de varit avslutade EFTER utfallsperiodens start, kommer EJ att markeras i prognosjämförelsen som öppet.
  • Projektet kommer att behandlas som ett öppet projekt i prognosen och vid avslut prognos.
  • OM projektet räknats med i det tillfälligt klumpat prognosprojekt, kommer INGEN förändring ske i prognosen – dvs projektet kommer inte att visas i prognosen och summan av de klumpade projektet kommer EJ att påverkas. Om projektet sedan får nytt utfall, så kommer det hamna som ett eget projekt i nästa prognos.
Man vill stänga ett projekt under prognosens gång?
  • Enbart personer med rätt behörighet kan stänga projekt under prognosens gång (se nedan).
  • Projektet kommer EJ att markeras i prognosjämförelsen som stängt.
  • Projektet kommer att behandlas som ett öppet projekt i prognosen och vid avslut av prognos.
  • Vid nästa prognos kommer projektet så klart att behandlas som ett avslutat projekt.
  • OBS! Tänk på att om ni avslutar ett projekt under prognosens gång, och EJ har godkänt prognosen, så kan ni inte sedan godkänna den, eftersom projektet är avslutat!
Vem kan öppna/stänga projekt under prognosens gång?

Det finns en parameter i grundparametrarna där man styr vilken behörighet som får öppna/stänga projekt under prognosarbete.

Projektens/Suspektens prognosfördelning

Godkännande ej möjligt i prognosfördelning, vad göra?

Om prognosfördelningen uppvisar en differens, är det ej möjligt att godkänna projektet/suspektet. Se till att differensen försvinner genom att justera fördelningen.

Projektstart/-slut behöver justeras under prognosens gång

Fördelning av ett projekts prognos baseras på projektets planerade livstid. Om denna livstid förändras under prognosens gång, måste projektet prognos vara öppen för att ny fördelning kan ske. Ändra start/slut och klicka på Uppdatera-knappen. Välj att:

  • Fördela jämt – prognosen sprids ut jämt över hela projektets livstid baserat på den nya förändringen
  • Kopiera föregående fördelning – fördelningen kopieras från föregående prognos och tillkommande perioder lämnas blanka vilket innebär en differens som måste manuellt justeras.
Ta bort fördelningsrader

Det är ej möjligt att ta bort fördelade rader i projektet. Justera projektets livstid och gör en ny fördelning för att få bort oönskade perioder.

Prognosjämförelsen

Upparbetat

Upparbetat visar hur det ser ut med den successiva vinstavräkningen som sker automatiskt i ditt bolag.

Fakturerat

Fakturerat visar intäkter och kostnader som du i prognosen har sagt att det skall vara olika månader

Vad innebär P0 prognoser?

Du kan välja att jämföra aktuell prognos med de fem föregående prognoserna, samt P0 på de fem prognoserna. P0 innebär att det är den prognosens nästkommande års värden. Alltså budgeten för kommande år, som den såg ut vid prognostillfället.

Om man vill godkänna en nivå utan att allt är godkänt under den nivån?

Det är möjligt att godkänna prognosen trots att t ex inte alla projekt är godkända under resultatenheten. En frågeruta måste dock godkännas för säkerhets skull. Projekt/Resultatenheter som ej är godkända blir således godkända med de värden de har vid godkännande-tillfället.

Om nivån sedan öppnas igen, så är projektet/resultatenheten markerat som godkänt.

Det finns projekt i prognosjämförelsen som jag INTE vill ha där, vad göra?

Högerklicka på projektet och välj Ta bort post. Projektet rörs så klart inte, bara projektposten i budget/prognos-modulen.

Nivåer för budget/prognos

Hela organisationsstrukturen kan följas i budget/prognos-arbetet, med start på uppdragsnivå och hela vägen upp till företagsnivå.

Reservera en viss del så att inte hela upparbetade prognosen utnyttjas

Ställ dig på det projekt som du vill reservera en viss procent av prognosen för.

OBS! Du måste ha valt ”Upparbetat” och ej ”Fakturerat” i filtren.

Högerklicka på projektet och välj ”Justera projekt”. I rutan som visas anger ni en procent.

Alla värden verkar fel?

Det finns en rutin i PP7 Registervård som heter Budget/Prognos omräkning som du kan köra. Den räknar om hela den aktuella prognosen med korrekta värden, baserat på projektens fördelningar.

Jag insåg att utfallet på projekten inte var rätt när jag startade prognosen

Då kan du köra rutinen Läs ut nytt utfall till Budget/Prognos som du hittar i PP7 Registervård. Rutinen läser ut nytt utfall till alla projekt i aktuell prognosen, vilket i stort sett betyder att du kan ’starta om’ prognosen.

Upparbetade intäkter

När räknas upparbetade intäkter?

Upparbetade intäkter beräknas om projektet har totala prognosintäkter som är positiva och totala prognoskostnader som är negativa.

När sker ingen upparbetning utan beräknad fakturering hämtas?

Om totala prognosintäkter saknas eller är negativa eller totala prognoskostnaden är positivt. Då hämtas beräknad intäkt.

När projektet är definierat som internt eller frånvaro.

När utnyttjas inte hela upparbetningen?

Om en reserveringsprocent är inlagd i grundparametrar projekt, eller när justering gjorts på projektet.

Hur sker beräkningen?

TG beräknas på prognosvärdet. Om det skett en reservering minskas TG med detta.

Verklig intäkt, kostnad och upparbetning hämtas vid start av prognosarbetet. Verklig upparbetning ingår sedan i beräkningen av upparbetningen per period.

Prognosavslut

När prognosen stängs (av behörig användare) stängs all möjlighet till fortsatt arbete med prognosen. 

  • Resultatberäkning (SVA) kommer att ske på varje projekts godkända prognos.
  • Prognosens slutliga värden läses tillbaka till redovisningen och görs tillgänglig för resultatrapporter och rapportgenerator.
  • Beroende på inställningar i grundparametrarna (’Godkänd prognos flyttas vid avslut’) så flyttas den nu godkända prognosen till kolumnen ”GodkProg” i projektet. Om den inställningen ej är gjord, så flyttas prognosen till GodkProg i projektet när projektledaren godkänner sitt projekts prognos.
  • Intäkter på projekt läggs på konto 3000 och kostnader på konto 4000, alternativt de konton som angivits på respektive projekttyp.
  • Indirekta kostnader fördelas jämt över året.

Kategorier
Övrigt

PP7 Version 2019

PP7 utvecklas kontinuerligt och här visas några av de förbättring som vi gjort och en del som ni kunder har efterfrågat. Vi hoppas att vårt jobb kommer er till nytta!

Version 2019.2

Två månader efter release av 2019.1 släpper vi 2019.2 den 8 februrari 2019, med ytterligare förbättringar och nyheter!

RUT

För alla er som arbetar med RUTså har PP7 i R2019.2 infört möjligheten att arbeta med RUT-avdrag på samma sätt som ni kan arbeta med ROT.

Övrigt

  • Vi har kommit ännu längre på administrationsmenyn på webben. Den är fortfarande i Beta-version, men vi räknar med att släppa den till version 2019.3 i april 2019.
  • Mer säkerhet vid återställning av lösenord på webben genom återställningslänkar
  • Inläsning XML-fakturor kan nu hämta betaldatum från leverantörer i stället från XML-filen om man ställer in protokollet så
  • Tydligare loggmeddelanden i XML-inläsning från fil
  • Flertalet mindre buggfixar

Version 2019.1

Efter lång väntan har PP7 nu kunnat sätta version 2019.1 med en mängd intressanta nyheter och fixar! Releasedatum den 1 december 2018.

Hjälpdokumentation

Vår nya online-help är ett levande dokument som hela tiden uppdateras och förbättras. Här kommer ni hitta det ni behöver för att förstå PP7s funktioner, användningsområden och rekommenderat arbetssätt på bästa sätt. I PP7, både i Windows och Webb, klickar ni enklast på F1 för att hamna på nya hjälpen. Men redan nu kan ni surfa in på https://help.pp7.com/ och kolla runt lite!

PP7 på webben

PP7 har de senaste åren arbetat hårt med att skapa en webbad version av PP7 och har kommit väldigt långt i det arbetet. I dagsläget har vi hela projektledar- och chefs-menyn på webben, inklusive alla rapporter. Vi har också kommit väldigt långt i arbetet med Administrationsmenyn, där vi har all funktionalitet inklusive rapporter, men lite test och fix kvar. Vi är mycket stolta att kunna erbjuda en helt webbad lösning till våra kunder redan nu!

Vi rekommenderar att du använder den senaste versionen av någon av följande webbläsare med PP7:

  • Google Chrome
  • Mozilla Firefox
  • Microsoft Edge
  • Apple Safari

Här kan du få lite tips och tricks för att arbeta på webben!

Tips och tricks

Grafiskt utseende

I vår Desktop app PP7Pro, har vi uppdaterat det grafiska utseendet till att använda teman som påminner om Office 2013. Detta innebär att ni som kund måste göra vissa inställningar i PP7 för att få ett bättre utseende.

Stöd finns för sju olika teman: Outlook, Word, Excel, PowerPoint, OneNote, Access och Publisher.

I PP7 på webben och i mobilen har vi stöd för fjorton olika teman. Dels teman som grundar sig på Office 2013 som i PP7Pro, men också ytterligare sju olika teman som är ljusare varianter av de andra temana.  På så sätt kommer ni lätt kunna känna igen er om ni jobbar både i Windows, webb och mobil.

För de av er som arbetar med flera olika företag kan olika teman användas för varje installerat företag. Detta gör det lättare att särskilja vilket företag man administrerar för tillfället.

Budget/Prognos

Nya möjligheter i tilläggsmodulen Budget/Prognos. Det är nu möjligt att jobba med budget/prognos på uppdragsnivå. Genom att flytta ned arbetet med prognos på uppdragsnivå, får ni en ännu noggrannare och bättre uppföljning och planering av er verksamhet.

Alternativ prognos

Vi har byggt ut funktionaliteten för det löpande prognosarbetet i PP7. Om ni väljer att jobba med vår nya ”Alternativa prognos”-modell, får ni möjlighet att specificera mer i detalj vad som ingår i varje prognostiserad post. Med denna modell krävs att arbetet med prognos görs på konto-nivå i projektet och uppdraget. För uppföljning är detta ett väldigt användbart verktyg! Funktionen finns både på projekt- och uppdragsnivå.

Växla mellan företag

Nu har vi gjort det lättare att öppna nya PP7-fönster i Windows med andra företag, och växla där i mellan. I menyn finns ett val som visar tillgängliga företag och klickar du på ett så öppnas det, är det redan öppet så kommer det i fokus på skärmen.  Detta kan du göra både i PP7Pro och i PP7Web.

Dashboards

I VD/Chefs-dashboard finns nu möjlighet att visa graferna för enbart en vald resultatenhet och du har ansvar för flera olika. Vid start av PP7 visas alltid totalen för alla dina resultatenheter, men efter start kan du välja att se enbart en utvald resultatenhet.

Leverantörsfakturor

Det finns nu fler sätt att ta emot leverantörsfakturor i PP7. I PP7 har det under många år funnits möjlighet att läsa in XML-fakturor från olika leverantörer, men nu har vi utökat vårt samarbete med Apix och InExchange för hantering av elektronisk leverantörs- och kundfakturering.

Attesteringen av leverantörsfakturorna kan också göras på språng när man inte har en dator till hands i mobilappen.

Kontering av leverantörsfaktura

Vid registrering och kontering av leverantörsfaktura händer det ibland att man skriver fel. I tidigare versioner av PP7 har det inte gått att åtgärda felet på ett lätt sätt. Nu har vi lyssnat på våra kunder och erbjuder nu möjligheten att ta bort felaktiga konteringsrader!

Fakturarader

På ett uppdrag kan som ni vet många fakturor ha skapats. Detta kan leda till att det blir många fakturarader och kanske svårt att hitta bland dem. Med ett nytt filter i uppdragsvyn, visar vi nu som standard enbart öppna, ej fakturerade rader. Du kan så klart välja att se på en tidigare faktura, för att se vad som är fakturerat på den.

Säkerhet

Med GDPR uppstod en stor osäkerhet i hela Sverige, vad som egentligen gäller. För PP7s del är det inte så stora förändringar, men vi tänkte att vi skulle ge er möjlighet att göra era inloggningar lite säkrare, så obehöriga ej ska kunna ta sig in i systemet så lätt. Fram till version 11 har lösenorden inte varit känsliga för stora och små bokstäver, och inga krav på längd eller format har heller funnits. Nu finns möjligt, om ni kopplar på den funktionaliteten, att jobba med säkrare lösenord!

Samt många andra önskemål, förbättringar och förändringar, t ex…

  • Vi har tagit bort stödet för att skanna direkt in till PP7 från en skanner som är ansluten direkt till datorn. Enbart stöd för multifunktionsskrivare finns kvar.
  • Inget stöd för TIFF-hantering i leverantörsfakturaflödet.
  • Stöd för BancTec är borttaget.
  • Vi skriver nu registreringsdatum på leverantörsfakturor
  • Möjlighet att skriva och läsa QR-koder på kund- respektive leverantörsfakturor
  • Reseräkningar följer nu samma attestgång som tid
  • Stora förbättringar i ärendehanteringen
  • Utbyggt stöd för elektroniska leverantörsfakturor mot Apix, InExchange och Scancloud
  • Utbyggt stöd för elektroniska kundfakturor via Apix och InExchange
  • Nya komponenter för PDF-hantering, vilket löser problem med konstiga PDF-bilder
  • Nya programikoner för många Windows-moduler
  • Massor med grafiska förändringar och buggfixar

Fullständig Release Notes kan ni hitta här…

Att tänka på…

Efter alla större uppdatering av PP7, som R2019 är, finns det några saker att tänka på. För just denna uppdatering gäller följande:

  • Om ni jobbar med PP7s inbyggda auto-tolkning av leverantörsfakturor, så måste alla de mallarna göras om på grund av en uppdatering av de grafiska kontrollerna i systemet
  • Personliga inställningar i PP7 Pro Windows Desktop (t ex bortvalda kolumner och kolumnbredd, samt inställningar i dashboard) måste göras om
  • Skapade favoriter kan i vissa fall fungera olika i Windows och Web.
  • Om ni har använt olika ”skins” på era olika bolag, så måste det göras om, då stödet för skinning är borttaget och införandet av teman sätter ett standardtema i alla bolag
Kategorier
Nyheter

Snabbare flöde i hanteringen av supportärenden

Vi arbetar för att ni ska få en snabbare och mer effektiv supporthantering

PP7 Support finns tillgänglig för att hjälpa er med frågor gällande PP7 och dess funktionalitet. För att få ett snabbare flöde i hanteringen av supportärenden ser vi gärna att ni skickar in era ärenden via mail.

Maila in information så utförligt som möjligt via e-post för att support ska kunna undersöka problemet lättare och svara snabbare.

OBS! För att hjälpa oss med felsökning uppskattar vi om ni delger oss följande information:
  • Skärmdump på problemet
  • Om problemet uppstår enbart för dig eller även för andra användare
  • Vilket företag det berör om det finns flera företag på samma installation
  • Beskriv hur problemet kan återskapas eller verifieras
  • Förklara i vilka situationer problemet uppstår
  • Ange vilken typ av enhet (PC, platta eller mobil), operativsystem, webbläsare (mobil/webb)
  • Andra funktioner som hanterades när problemet uppstod
  • Vilka effekter problemet får för er
  • Logg och/eller kopia av faktura/rapport mm är bra om det bifogas

Vänliga häslningar
//PP7Support
support@pp7.com

Kategorier
Tips och trix

Skapa genväg för PP7 Web

För enklare åtkomst av ert PP7 på webben kan ni följa nedan steg för att underlätta er vardag.

Naturligtvis kan man lägga bokmärken i sin webbläsare för att spara länken till ert PP7. Men det går också att skapa genvägar och lägga dem direkt i aktivitetsfältet eller startmenyn på sin dator. På detta sätt kan man starta PP7 webb precis som vilken annan app som helst på sin dator.

Ni kan också prova att använd F11 i er webbläsare, för att ta upp PP7 i helskärmsläge!

Google Chrome

Att lägga till en genväg i ditt aktivitetsfält från Google Chrome kräver några extra steg jämfört med andra webbläsare, men det betyder inte att det är svårt. Så här gör du:

Steg 1: Öppna PP7 i din webbläsare. 

Steg 2: Klicka på menyn med tre prickar i övre högra hörnet i Google Chrome.

Steg 3: Klicka på ”Fler verktyg”, och sedan ”Skapa genväg …”.

Steg 4: När popup-fönstret visas, klicka på den blå ”Skapa”-knappen. Om du har markerat ”Öppna som fönster” så öppnas nu PP7 i helskärmsläge utan webbläsarens menyer, vilket kan vara behändigt för att få mer skärmyta.

Step 5: Gå till ditt skrivbord. Klicka och dra din nya genväg (det är den nyaste ikonen på ditt skrivbord och den är markerad) till aktivitetsfältet. Alternativt kan du högerklicka på ikonen och välja ”Fäst i aktivitetsfältet”. Om du föredrar att ha genvägen i din startmeny, väljer du i stället ”Fäst på start”.

Firefox

Tyvärr har inte Firefox ett integrerat sätt att fästa genvägar i aktivitetsfältet som Chrome har. Men det finns ett sätt att lösa det:

Steg 1: Skapa en ny Firefox genväg. För att göra det, sök efter ”Firefox” i Windows sökfönster. Högerklicka på Firefox bland resultaten och välj ”Öppna filsökväg”. Klicka och dra Firefox-genvägen till ditt skrivbord, eller kopiera och klistra in.

Step 2: Right-click on the new shortcut and select “Properties.”

Steg 3: I fältet ”Mål”, lägg till ”-url” följt av adressen till din PP7, t ex ”-url https://pp7.yourcompany.com/”.

Steg 4: Klicka OK. Högerlicka nu på genvägen och välj ”Fäst i aktivitetsfältet”.

Microsoft Edge

Microsoft’s Edge webbläsare har en av de enklaste metoderna för att fästa en webbsida i aktivitetsfältet. Gör bara så här:

Steg 1: Öppna din PP7 i Edge webbläsaren.

Steg 2: Klicka på menyn med tre prickar i övre högra hörnet i Edge. 

Steg 3: Scrolla ned i menyn tills du hittar ”Fäst denna sida i aktivitetsfältet”. Klicka här. Om du hellre vill fästa i Startmenyn, välj det menyalternativet i stället.

Kategorier
Rätta fel själv

Skrivarinställningar

Gå till kontrollpanelen/Enheter och skrivare på er dator.

Högerklicka på PP7PDF och välj alternativet ”Utskrift inställningar”

 

Klicka sedan på ”Avancerat…” som ni finner på bilden.

Se till att det står A4 i ”pappersformat”.

Om du har problem med att Windows 10 ändrar din standardskrivare kan du hitta mer information om hur du kommer tillrätta med det i följande länk: http://winaero.com/blog/how-to-stop-windows-10-from-changing-the-default-printer/
Kategorier
Kalkyl/Prognos/Utfall Övrigt

Alternativ Prognos

Om ni har ställt in PP7 att arbeta med Alternativ Prognos följer här instruktioner för användning.

OBS! För att kunna arbeta med Alternativ prognos måste prognosarbetet göras per konto, ej per aktivitet.

Alternativ prognos kan ställas in på två olika sätt:

Projektnivå

Om du arbetar med prognosen på projektnivå, så finns ingen möjlighet att arbeta med prognosen på uppdragsnivå. Om ni lägger prognos på uppdragsnivå så kommer ni inte kunna läsa upp den till projektnivån.

Uppdragsnivå

Vid arbete på uppdragsnivå så kan ni inte lägga alternativ prognos på projektnivån. Om ni summerar upp prognos från uppdragen, så visas resultatet på projektet, och ni kan klicka upp för att se vilka transakationer som ligger bakom resultatet, men ni kan inte lägga till eller ändra transaktioner direkt på projektnivå.

Summering till projektet: Klicka på knappen med texten ”Prog fr Uppdrag” i projektets Kalkyl/Prognos/Utfalls-flik. Denna rutin hämtar alla transaktioner från alla underliggande uppdrag och summerar dem till projektet. OBS! Varje gång du klickar på knappen kommer aktuell prognos på projektet att flyttas till föregående prognos, och aktuell prognos räknas upp från uppdragen.

Arbetssätt

Själva arbetssättet för de två olika varianterna är samma, enligt nedan.
 

I fliken Kalkyl/Prognos/Utfall under projektet (eller uppdraget) visas nu fyra nya kolumner. Rubrikerna för dessa nya kolumner kan ni själva bestämma i Registervården under Grundparametrar -> Projekt -> Rubriker.

Dessa kolumner är klickbara. Klicka på en kolumn på en rad, och du får upp ett nytt fönster.

I detta fönster kan du skriva in detaljerade transaktioner med

  • belopp (obligatorisk)
  • beskrivning (obligatorisk)
  • referensnummer (rubriken kan ni själva bestämma i registervården).

Varje rad visar också ett datum när raden skapades och vem som skapade raden. Dessa uppgifter kan ni inte ändra.

En rad som är sparad kan INTE tas bort. Däremot kan den ändras. Om raden ändras så loggas vem som ändrat den, när den ändrades och tidigare rad sparas undrar.

En ändrad rad får en varningsikon längst till vänster, för att visa att raden är ändrad. Ställ dig med muspekaren över den så visas alla ändringar som är gjorda.

När du klickar på OK-knappen, så stängs rutan och du kommer tillbaka till Kalkyl/Prognos/Utfalls-fliken, där din aktuella rad nu är uppdaterad med dina nya transaktioner.

OBS! Den första kolumnen räknas aldrig med i prognosen!

Tänk också på att det är möjligt att ställa in två olika beteenden här: 1. Utfallet räknas med i prognosen, eller 2. Utfallet räknas ej med i prognosen.

 

Kategorier
Ekonomi Redovisning

Successiv vinstavräkning

Resultatberäkning = Successiv vinstavräkning = SVA

Successiv vinstavräkning kallas också för Resultatberäkning och sammanfattas ofta för SVA.

Klicka här för ett fullständigt dokument kring Resultatberäkning

För att få en riktig resultatberäkning är det är viktigt att löpande uppdatera prognoser.

SVA beräkningen är en nettoberäkning. Detta innebär att för att räkna projektets upparbetade resultat skall verkligt fakturerat adderas till SVA beräkningen för att få aktuellt upparbetat resultat.

Om man arbetar med SVA på projektnivå så hämtar vi TG att räkna med enligt följande prioritetsordning:

  1. Projektets prognos
  2. Projektets kalkyl
  3. På projektet finns ett fält där man manuellt kan ange önskat TG.
  4. Projekttypen som projektet är kopplad till. 

Om man arbetar med SVA på uppdragsnivå så hämtar vi TG att räkna med enligt följande prioritetsordning:

  1. Uppdrags Prognos
  2. Uppdrags Kalkyl
  3. Om uppdraget är samma typ (anbud eller löpande) som projektet så hämtar vi från Prognos på projeket
  4. På projektet finns ett fält där man manuellt kan ange önskat TG.
  5. Projekttypen som projektet är kopplad till.

 

Varje körning av SVA beräknar hur mycket den aktuella upparbetade intäkten är och minskar detta värde med vad som är hittills har SVA beräknas och verkligt fakturerade intäkter.

Detta innebär att en SVA körning kan göras hur många gånger som helst och det blir rätt. Görs en SVA körning om i tidigare bokföringsperioder så skall en ny SVA körning göras för alla senare perioder.

Denna beräkning sker tom den period man har sagt att SVA skall köras. Görs SVA via dagliga nattkörningar så är perioden avslutad period + 1.

Kom ihåg beroende på version att en dagbok skall köras efteråt med verifikationstyp ”S”. I senare versioner av PP7 görs detta automatiskt.

Olika metoder för resultatberäkning

0 = Enligt TG. Verklig Kostnad/(1-Prognos TG).         
TG = (Prognos TB)/Prognos Intäkt.
Om kostnaden överstiger kalkyl eller prognos hämtas prognos intäkt.
Denna metod är samma som successiv vinstavräkning men resultatberäkningen upphör när prognostiserad intäkt har uppnåtts.

Om prognosen ändras till ett förlustprojekt så bokförs prognostiserad förlust direkt. SVA utför hela tiden bokningar för att hålla det prognostiserade resultatet. 

2 Verkligt antal timmar * PrognosIntäkt/timme

3 Verklig Intäkt = Ingen resultatberäkning sker

4 Verkligt antal timmar * Marknadspris + Verkliga utlägg med påslag (enligt kostnad faktura)

5 Upparbetningsgrad = Verklig Kostnad/Prognos Kostnad
Denna metod är samma som successiv vinstavräkning.
Prognosintäkt * Upparbetningsgrad

Reservering kan göras vilket innebär att hela resultatberäkningen inte utnyttjas utan ett avdrag på angiven procentsats görs.

Beräkningssätt 0 och 5 är i princip samma sak.

0 Enligt TG
Beräknad Intäkt = Verklig Kostnad/(1-Prognos TG)
Prognos TG = (Prognos Intäkt – Prognos Kostnad)/Prognos Intäkt
Beräknad Intäkt = Verklig Kostnad/ (1-((Prognos Intäkt – Prognos Kostnad)/Prognos Intäkt)
Beräknad Intäkt = Verklig Kostnad/ (1-(Prognos Intäkt/Prognos Intäkt)+(Prognos Kostnad/Prognos Intäkt))
Beräknad Intäkt = Verklig Kostnad/ Prognos Kostnad/Prognos Intäkt
Beräknad Intäkt = Verklig Kostnad * Prognos Intäkt/Prognos Kostnad
Beräknad Intäkt = Prognos Intäkt* Verklig Kostnad/Prognos Kostnad

5 Enligt Upparbetningsgrad

Upparbetningsgrad =Verklig Kostnad/Prognos Kostnad
Beräknad Intäkt = Prognos Intäkt * Upparbetningsgrad
Beräknad Intäkt = Prognos Intäkt * Verklig Kostnad/Prognos Kostnad

 

Hur jobbar man med Succesiv vinstavräkning i PP7?

Gå in i stora registervården och öppna ”Uppstart” -> ”Projekt ” ->”Projekttyper”

Gå igenom alla projekttyperna och kolla att de har rätt uppsättning.

Resultatberäkning = 3 innebär att ingen resultatberäkning görs.

Resultatberäkning = 5 innebär att successiv vinstavräkning görs.

Resultatberäkning = 0 innebär att successiv vinstavräkning görs men om kostnaderna överstiger senaste kalkyl/prognos kostnader så kommer  vinstavräkningen att sluta så fort fakturerade intäkter = senaste kalkyl/prognos. Överstiger kostnaderna prognosintäkterna kommer en förlust att bokas upp.

Vanligast är att använda metod  5 om SVA skall göras.

Projekt

Bläddra igenom projekten och kontrollera att rätt projekttyp är satt på pågående projekt

Avslut av projekt

Efter att man avslutat ett projekt så sker det vid nästa körning av SVA en bortbokning av det som tidigare har bokats och det är för att det enbart är verkliga värden som gäller i och med avslutet.

OBS! Projekt som avslutas räknas som avslutade oavsett vilket avslutsdatum projektet har vilket innebär att det INTE är rekommenderat att stänga ett projekt i en ny månad innan SVA körning gjorts på månaden innan.

 

  • Etiketter
Kategorier
Ekonomi Redovisning

Stängningar av perioder​

Att stänga perioder är en viktig del av redovisningen för att säkerställa att inga mer händelser kommer in under perioden. Detta för att underlätta avstämningar och bokslut.

Innan periodstängning sker bör en Successiv vinstavräkning göras. Klicka på knappen Kör för att starta detta.

Stäng sedan perioden.
Stängd period – Alla försystem stängs, men redovisningen är fortfarande öppen.
Stängd period redovisning – alla försystem samt redovisningen stängs.

Kategorier
Ekonomi Redovisning

Verifikationer med avvikelser​

Här visas uppdaterade verifikationer där debet och kredit inte är lika. Obalanserade verifikat skrivs ut på en lista.
Kategorier
Ekonomi Redovisning

Saldokontroll

I systemet finns olika register, bland annat saldoregistret. Om detta inte skulle stämma överens med Verifikationsregisteret (HB) kan man här göra en omräkning.
Även projekt räknas om som är pågående eller avslutade samma år. Det är viktigt att balansering är gjord innan man kör detta program då det också räknar om balanseringssaldon i projektregistret.

Saldoomräkning tar tid att köra och ingen får ta ut fastställande då rutinen körs.

Kategorier
Ekonomi Redovisning

Omräkning av projekt​

Projektomräkning används för att få aktuella och riktiga totalsaldon, på projekten, om de visar sig ha blivit felaktiga. Projektvärden kan hamna snett efter t ex en driftstörning.

Omräkningen gör följande:

  • Räknar ihop utfallet från redovisningstabellerna för valt år.
  • Flyttar kalkylvärden till prognoskolumnen OM det inte finns någon prognos.
  • Summerar värden per konto upp till aktivitet OM projektet är inställt på kalkyl per konto.
  • Summerar inköp och planerade inköp till prognoskolumnerna och projektet.
  • Sparar projektledaren för projektet på alla underliggande uppdrag, om den är förändrad på projektet.
  • För avslutade projekt så läses senaste avslutsår.