Författare: la

Kategorier
Behörigheter Populärt

Roller

Följande roller finns i PP7 och kan appliceras på alla användare. Rollen sätts på användaren i modulen PP7 Systemunderhåll. Be er PP7 Ansvarig om hjälp om ni har funderingar över er roll.

Utöver dessa roller finns också möjlighet att begränsa användaren att enbart se egna projekt, eller egna resultatenheter.

Tidrapportör (Roll 10)

Ger möjlighet att endast lägga in tider, resor och arbetsorder på egen identitet samt skriva ut dessa, på webben och mobilen.

Samarbetspartner (Roll 20)

Kan användas för att ge tillgång till delar av systemet för en samarbetspartner

Arbetsledare 1-5 (Roll 30-34)

Kan användas till att skräddarsy en meny för arbetsledare, genom att ange vilka menyposter som skall visas under respektive arbetsledarroll.

Arbetsledare Standard (Roll 35)

Som projektledare men utan Ärendehantering, CRM och Offert.

Konsult (Roll 40)

Som projektledare men utan Inköpsmodulen. Planeringsmodulen finns.

Projektledare (Roll 50)

Tillgång till allt en projektledare behöver.

Lageransvarig (Roll 52)

Tillgång till allt en projektledare behöver med tillägg för hela Lager-menyn med lagersaldon, inventeringslistor och mer.

Avdelningsansvarig (Roll 55)

Samma meny som projektledare men med tillägget att de även ser ekonomisk översikt med budget/prognos samt flertalet utskrifter.
OBS! Behörigheten är styrd till att visa enbart egna resultatenheter och bör ej kombineras med begränsning egna projekt!

VD/Chef (Roll 60)

Samma meny som projektledare men med tillägget att de även ser ekonomisk översikt med budget/prognos samt flertalet utskrifter. En användare med denna roll får tillgång till hela företagets data utan begränsningar.

Administratör 2 (Roll 70)

Ger behörighet i administrationsmenyn med undantag av leverantörsbetalningar samt vissa rutiner i registervård:

  • Uppstart
    • Organisation/Projekt/Redovisning/Kund- och Leverantörsreskontra
    • Tidregistrering
      • Anställda/Typ av resurs/Katgorier/ Aktiviteter/Löneart/Tidkalender
    • Registervård
      • Valutor/Landkoder/Registrering av rapportmallar/Rapporter/PPDesign
      • Artiklar
        • Artikelregister, externt/Kund- och Projektrabatter/Hyresregister/Pris per resultatenhet/Pris per resultatenhet och kund
      • Årsrutiner
        • Budgetregistrering/Budget-Prognos
      • Årsbearbetningar
        • Bokföringsperioder
        • Verifikationsnummerserie
        • Årsavslutsrutiner

Administratör 1 (Roll 80)

Full behörighet i administrationsmenyn, vissa begränsningar i registervård:

  • Uppstart /Organisation och projekt
  • Registervård/Grundparametrar
    • Årsrutiner
    • Årsbearbetningar
      • Bokföringsperioder
      • Verifikationsnummerserie
      • Årsavslutsrutiner

Super Admin (Roll 85)

Full behörighet i administrationsmenyn samt registervård

PP7 Ansvarig (Roll 90)

Full behörighet i PP7 samt registervård. Behörighet till systemunderhåll för att underhålla användare och licenser ges också.

Kategorier
Ekonomi Frågor och register

Kunder

Kunder

De fält som måste fyllas i för att PP7 ska kunna registrera en ny kund är: Namn, Postadress, Betalningsvillkor och Organisationsnummer.


Vyn ger möjlighet att registrera alla nödvändiga uppgifter på en kund. Glöm ej att ange korrekta data för organisationsnummer, e-faktura, betalningsvillkor  etc.
Ange så mycket data som möjligt och kom ihåg kontaktpersoner.

 

Beskrivning av fält:

Adress

Med en installation av PP7 kommer det alltid med en kund som du inte ändra på; "Byt Kund".

Denna kan du använda om du av någon anledning behöver skapa ett projekt och ett uppdrag, men inte har alla uppgifter du behöver för att skapa en kund.

Notera att du ALLTID måste ha en riktig kund registrerad för att kunna fakturera.
Namn
Ange namnet på kunden/företaget. Tips! Namnet är även ett sökbegrepp. Börja därför inte med AB utan lägg detta sist.
Kortnamn
Sökbart begrepp för att underlätta att hitta kunden.
Betalningsvillkor
Ange betalningsvillkor som normalt gäller för kunden. Anges inget så hämtas automatiskt betalningsvillkor 1.
EDI XML Layout
Ange den fakturalayout som gäller för EDI eller XML fakturering om det används för kunden (max 10 positioner).
Omvänd moms / Momsruta
Bocka i om kunden ska faktureras med omvänd moms.
Hemsida
Ange www adressen till kundens hemsida. Via knappen ”Till hemsida” kommer du direkt dit.
Över/Sammanhållande kund
Används om kunden skall knytas ihop med en annan kund det kan gälla t.ex. en koncern som har flera olika kundnummer.
Strökund
Är strökund ikryssad kommer kunden att rensas bort i samband med att den sista betalda fakturan på kunden rensas. Det finns möjlighet att i grundparameter ange vilka speciella betalningsvillkor mm som skall gälla om det är en strökund.
Kategori
I PP7 kan man ha fem olika kundreskontror med olika kundfordringskonton. Dessa konton anges i Registervård/Grundparametrar/Kundreskontra/Kontoinställningar. Ange kundkategori, styr kundfodringars konto (1-5) enligt grundparameter. Anges inget antas kategori = 1.
Kundtyp
Kundtyper skall vara ikryssad i grundparameter/kundreskontra och upplagda för att fältet skall kunna nås.
Koncernmellanhavandekod
Används om det är en försäljning inom den egna koncernen. Om Koncernmellanhavandekod finns upplagt på kunden och kontot tillåter kmell kod så kommer denna att automatiskt bokas upp vid kundfakturering.
Märkning skall anges i er order
Markeras om fältet ”Er order” i Uppdraget skall var obligatoriskt.
Intern kund
Intern kund d.v.s. kund i det egna företaget skall ha resultatenhetsnumret som kundnummer.

Övrigt

Kundtyp
Kundtyper skall vara ikryssad i grundparameter/kundreskontra och upplagda för att fältet skall kunna nås.
Koncernmellanhavandekod
Används om det är en försäljning inom den egna koncernen. Om Koncernmellanhavandekod finns upplagt på kunden och kontot tillåter kmell kod så kommer denna att automatiskt bokas upp vid kundfakturering.
Märkning skall anges i er order
Markeras om fältet ”Er order” i Uppdraget skall var obligatoriskt.

Intern kund
Intern kund d.v.s. kund i det egna företaget skall ha resultatenhetsnumret som kundnummer.

Priser

Generell rabatt

Generell rabattsats kan anges och gäller för allt som kunden köper.

Rabattbrev

Skall kunden ha rabatter på olika artiklar enligt ett upplagt rabattbrev så anger ni detta här. Rabattbrev läggs upp i modulen Registervård under Registervård/Rabattbrev – Kunder.

Rabattbrevet registreras genom att man anger ett artikelnummerintervall eller artikelgrupp. För rabatter anges procentsatser med minus och prispåslag med plus (inget tecken framför).

Rabattbrevet kan anges både på kund och projektnivå, finns ett rabattbrev både på kunden och på projektet kommer PP7 i första hand att välja den som är registrerad på projektet.

 

Grund/Marknad

Anges inget så gäller marknadspris d.v.s. priset utgår från försäljningsprislista 1-6.

Intern prislista nummer

Skall kunden följa en speciell intern prislista anges detta här.

Rabatt/Påslag

Skall kunden ha en generell rabatt eller påslag på intern prislista anges detta här.
OBS rabatt anges med minus.

Extern prislista nummer

Skall kunden följa en speciell extern prislista anges detta här.

Rabatt/Påslag Extern prislista

Skall kunden ha en generell rabatt eller påslag på extern prislista anges detta här. OBS rabatt anges med minus.

Extern prislista MGI

Ange om det skall vara marknadspris, grundpris eller inköpspris.

Skall påslag synas

Vill ni att påslag skall synas i fakturautskriften med en procentsats anger ni detta här.

Momsbefriad/Ej moms

Om kunden inte ska ha moms, ska detta fält markeras.

Sortering och summering i fakturautskrift

Skall kunden ha sina fakturor summerade eller sorterade på speciellt sätt anger ni detta här.
Om summering skall ske av flera order till en faktura så måste varje order göras ”klar för fakturering” och därefter skrivas ut i den särskilda rutinen som finns för
utskrift av fakturor.

Fakturautskriftslayout

Om kunden önskar en speciell fakturalayout som avviker från standard anges det här.

Priser

Har speciella priser överenskommits med kunden för artiklar i interna artikelregistret kan detta anges.

Artnr

Ange artikelnummer från interna prislistan om ett speciellt pris för en artikel skall användas endast för denna kund. Finns ett pris satt på projektet hämtas det i första hand. Med POPUp F4 så kan ni välja från artikellistan.

Benämning

Artikelbenämning visas.

Apris

Ange det á pris ni skall sätta på artikeln.

Kontaktpersoner

Roll

Roll är ett obligatoriskt fält, som väljs från en urvalslista. När du fyller i Roll kommer det automatiskt läggas till en beskrivning av rollen i nästa fält.

E-post

Finns E-postadress angiven finns möjlighet att skicka E-post direkt från PP7.

SkypeID

För att Skype skall fungera måste Skype vara installerat.
Vid högerklick med musen på kontaktpersonen erbjuds följande möjligheter:

Arbetsställe

ARBETSSTÄLLE

Innehåller uppgifter om kunden. Strökund kan även registreras i denna flik. Vill Ni registrera en strökund blanka kundnummer och kundnamnet på första sidan. 

Kategorier
Inköp/Lager

Leverantörsfaktura för attest

I PP7 kan ni välja två olika metoder för attest av leverantörsfaktura:

  1. Attestgången följer organisationsstrukturen, dvs om fakturan bokas in på ett projekt eller uppdrag så får projektledaren fakturan först, sedan går den vidare upp i strukturen. 
  2. Skapa en specifik attestgång för varje projekt. Här sätter ni upp exakt hur fakturan skall vandra för just detta projekt.

Gemensamt för båda metoderna är att man kan ange ett minsta antal atteststeg som fakturan måste gå innan den blir klar. Det är också möjligt att på de olika attestanterna ange ett maxbelopp för fakturaattest. Om fakturans belopp ligger inom beloppsgränsen blir den färdig, annars vandrar den vidare.  

Det finns också möjlighet att arbeta med ”granskare”, dvs en anställd som tittar på fakturan i första steget, men som inte räknas med i attestkedjan. Granskare anges per projekt eller uppdrag. För metod två ovan kan man även ange granskare för valfria konton.

Fakturor som visas i attestvyn är fakturor som är registrerade i systemet och som enligt uppsatt attestgång har hamnat hos inloggad användare. Antal fakturor att attestera visas även i portalen för alla användare av systemet som en uppgift. Klicka på den uppgiften och hamna i attestvyn.

Alla leverantörsfakturor kan läsas över till faktureringen genom enkla handgrepp. Beroende på inställning i grundparametrarna kan fakturan läsas över antingen direkt efter registreringen, eller efter full attestgång.

Hantering

När attestvyn startas föreslås inloggad användare som attestant. Det går inte att ändra.  

Markera en faktura så visas fakturabilden i den högra delen av bilden.

Här kan fakturan förstoras, förminskas, visas i fullskärm, mailas och skrivas ut mm. Attestvyn är uppdelad på mitten med en så kallad split-screen, som kan användas till att se mer eller mindre av fakturan eller konteringen. Kolumnerna i denna vy kan ändra storlek, position och vissa kan till och med väljas att inte visas. Genom att klicka på kolumnrubriken kan sorteringen för tabellen förändras.

Sväva med muspekaren över konto, uppdrag, resenh, projekt, kontodelar, attestant för att se detaljerad information.

Längst till vänster visas ibland en ikon. Sväva med muspekaren över ikonen för mer information.

  • Röd ikon – Fakturan är förfallen
  • Gul ikon – Fakturan förfaller inom en vecka

Ovanför fakturatabellen visas en verktygsrad, där möjlighet finns att signera aktuell faktura eller alla fakturor, ej signera aktuell eller alla fakturor samt genomföra attester.

Tips! Klicka på menyknappen till höger på varje rad för fler funktioner (högerklick i Windows-versionen)!

Ej Sign

Klicka i Ej om du ej är ansvarig för attest av fakturan. Då går fakturan tillbaka till den som är vald som ansvarig för attesterna i grundparametrar/leverantörsreskontra. Du kan även välja en ny attestant som ska ha fakturan, om ni har det valt det alternativet i grundparametrerar/leverantörsreskontra. Spara raden med F2 eller gå till ny rad.

Beroende på inställningar i grundparametrar finns också möjlighet att tillåta konteringsändring även vid Ej sign. Om detta är valt, går fakturan till nästa led i kedjan vid Ej sign.

Sign

Klicka i Sign för att signera. Vid signering kan ändringar av konto, projekt, uppdrag mm. utföras. Om beloppet ändras skapas en ny rad med återstående belopp. Spara raden med F2, Ctrl+S eller gå till ny rad.

Spärr

Det går även att spärra en faktura från betalning i attestvyn.

Utskrift

Om leverantörsfakturan skall skrivas ut klicka på Skrivare ikonen och välj skriv ut.

Genomför attest

Tryck på ”Genomför attesterna” när du är färdig. Attesterade fakturor försvinner samt vyn stängs.

Övrig funktionalitet

Genom att klicka på de tre prickarna på fakturaraden så får du fram en meny med fler alternativ.

  • Utred
    • Skicka ett internt meddelande till en kollega för utredning av fakturan. Fakturan biläggs i meddelandet.
  • Skicka e-post
    • Skicka e-post till någon annan med fakturan bilagd.
  • Reklamera
    • Skicka e-post till leverantören med reklamation på fakturan. En standardtext föreslås som kan ändras.
  • Uppdrag
    • Öppna uppdragsvyn med det uppdrag som finns på raden
  • Leverantörsfakturafråga
    • Öppna leverantörsfakturafråga för att titta närmare på fakturan
  • Inleverans
    • Om fakturan är kopplad till en inköpsorder kan inleverans av material göras här. En ny bild visas med allt beställt material där ni kan pricka av det som kommit och resta det som inte kommit.
Kategorier
Ekonomi Frågor Frågor och register Populärt

Leverantörsfakturafråga

Leverantörsfakturafråga

I den här rutinen får man detaljerad information om en enskild Leverantörsfaktura, såsom vilken Leverantör det är, fakturadatum, bokföringsdatum, förfallodatum, senaste betalningsdag, fakturabelopp, momsbelopp, valutakod (visar blankt om det är svensk valuta), valutakurs och valutabelopp.

Likaså visas status Är det en svensk faktura, så är valutabeloppet samma som fakturabeloppet och det betalda beloppet.

Här finns också knappen Åtgärd, där användare med behörighet Admin2 och över kan utföra följande:

Kategorier
Attest och betalning Ekonomi

Manuell utbetalning

Manuell utbetalning

Används då man inte har avtal med Bankgiro/Plusgiro, eller av annat skäl, vill betala eller boka bort en leverantörsfaktura.

Fakturan måste vara definitivt bokad eller efterregistrerad. Fakturafastställande måste vara utskriven för att man ska kunna göra en utbetalning.

Fakturan eller leverantören får INTE vara spärrad.

Om bankens eller postens utbetalningslista inte stämmer med ert eget betalningsförslag eller definitiva betalningslista (som Ni får när Ni kör automatisk betalning). Det kan till exempel vara fel gironummer, så kan Ni återkalla de betalningar som inte gick iväg genom att ta upp fakturan i manuell utbetalning och gå till betalningsrader där Ni ändrar betalningsraden eller tar bort den (shift F2), detta ska göras innan Ni kör en betalningsfastställande.

Har fastställande av betalningen redan körts och ni vill makulera betalningen vänd betalningen då genom att lägga till en rad med minus i alla betalningsbelopp.

Verifikationsnummer

Ange leverantörsfakturans verifikationsnummer.

Faktura

Sök upp eller ange leverantörens fakturanummer om du inte har angett verifikationsnumret.

Tidigare betalningar på fakturan visas.

Förfallodatum

Förfallodatum kan ändras.

Spärr för betalning

Har du spärrat fakturan för betalning kan du öppna den här.  Alternativt kan du spärra den här. Trycker du enter för att godkänna ändringen så ändras spärrat belopp.

Spärrat belopp

Visas och kan ändras.

Betalningsrader

Betdat

Föreslår dagens datum, som kan ändras. Ska vara bankens eller postens betalningsdag och blir även bokföringsdatum för betalningen.

Valuta

Leverantörens valuta föreslås.

Kurs

Ange verklig utländsk betalkurs. Vid svensk valuta (visas blankt i valutakoden), kommer man inte åt kursen är 1. Vid utländsk faktura ange kurs enligt remissa från bank eller post.

Om man betalar utländska fakturor automatiskt (med fil) ändrar man till kurs enligt remissa innan man kör ut Betalningsfastställande/Dagbok.

Valbelopp & Kassabelopp

Här föreslås det totala beloppet på fakturan. Valutabeloppet ska vara samma som Kassabeloppet vid svensk valuta. Om det är en delbetalning, ändrar man det till verkligt betalt belopp både i valutabelopp och kassabelopp.

Vid utlandsbetalning anger man det verkligt betalda beloppet i Valbelopp och mot angiven kurs och lägger det framräknade beloppet i Kassabeloppet (SEK).

Bankavgift

På kassabeloppet får man själv räkna av bankavgiften från den ursprungliga fakturabeloppet ,men valbeloppet skall vara oförändrat,  kassabeloppet är det belopp som man får insatt på sitt bankkonto.

Betalningskod

Här föreslås samma betalningskod som har angivits på fakturan.

Klicka på F4 om ni vill se vilka betalningssätt/koder som kan användas.

P        –        Plusgiro

B        –        Bankgiro

C        –        Checkräkning

M        –        Manuell betalning = Kassa

D        –        Betalningsraden påverkar enbart reskontran, inget blir bokat i bokföringen. Används för att manuellt kvitta två fakturor med samma belopp mot varandra.

K        –        Kontering – Bortbokning hel eller del av faktura. Verifikationsregistreringen öppnas och ni kan kontera betalning som önskat.

Kontering med bokföringsrader betalningssätt=K

Man får automatiskt upp Leverantörsskulders konto utlagt som betalning, med samma belopp som man angivit på betalningsraden. Den raden kan inte ändras. På bokföringsraderna kan man sedan manuellt boka bort moms, kostnad eller eventuell nedskrivning av fakturan.

Manuell kontering

För att kunna registrera ett verifikat måste det vara försett med konteringsuppgifter för redovisningen. Varje konteringsrad ska ha uppgift om kontonumret, i förekommande fall resultatenhet, projekt och för PP7 även kontodel 4-6.

För varje konteringsrad som registreras beräknas summan av registrerade radbelopp (verifikationstotal). Summan måste vara noll (0.00), för att verifikationen ska kunna avslutas och sparas.

Redovisningen kommer inte att uppdateras med de nya verifikaten förrän en Betalningsfastställande körts ut. Vill man se verifikatet med registreringarna, innan uppdatering sker, ser man dem i Kontrollistan. Därefter kan ändringar göras i registrering av verifikation innan fastställande skrivs ut.

Kategorier
Ekonomi Registrering och ändring

Makulering levfaktura efter fastställande

Makulering levfaktura efter fastställande

Här kan man makulera en leverantörsfaktura, trots att den är uppdaterad med Fakturafastställande/Dagbok.

Makuleringen nollställer leverantörsfakturan och vänder bort den i redovisningen på samma verifikationsnummer.

Ange verifnr för borttag

Ange den Leverantörsfaktura–Verifikationsnummer som ska tas bort

Ange BokfDatum

Ange det bokföringsdatum då makuleringen sker i det gula fältet

Kategorier
Frågor

Leverantörsreskontrafråga

Leverantörsfakturor

I vyn Leverantörsfakturor visas, med hjälp av olika filter, leverantörsfakturor som håller på att förfalla eller som är förfallna.

Denna vy öppnas enklast genom att dubbelklicka på en av staplarna i portalernas åldersanalys leverantörsskulder.

För en administratör är det här möjligt att högerklicka och snabbt komma åt följande funktioner:

Kategorier
Reseräkning

Reseräkning

Reseräkning

BEHÖRIGHET! I PP7Tid-modulen och Projektledareportalen (vid begränsning egna projekt) i går det ej att ändra anställd!

  • Ange först er identitet i Anställd.
  • Nr – Reseräkningens nr. Hoppa över fältet sätts automatiskt. Vill du titta på en gammal reseräkning, klicka upp urvalslistan och välj reseräkning.
  • Lkod (Landkod anges enbart om det gäller utlandstraktamente)
  • Markera Traktamente reseräkningen även ska generera traktamente.
  • Fyll i det uppdrag som Reseräkningen ska hamna som kostnad under.
  • Syfte – Syfte med resan
  • Till – Destination
  • Om avdrag för mat eller tillägg ska skapas, markera varje dag i listan med de avdrag eller tillägg som skall utgå.
  • Har du utlägg, representation eller milersättning, använd respektive flik och ange dina belopp manuellt

OBS! Är reseräkningen attesterad kan den inte ändras. 

Kategorier
Resa attestering

Attest av reseräkning

BEHÖRIGHET! Enbart användare med behörighet Superadmin och över har möjlighet att ändra attestant i vyn.

Här attesterar ni reseräkningar. En Uppgift visas i alla portaler om det finns reseräkningar att attestera för inloggad användare.

  • Klickar ni på en rad så kommer ni direkt till den specifika reseräkningen och kan se all information där.
  • För att attestera bocka i Attest.
  • När alla reseräkningar är attesterade tryck på Godkänn. All information om reseräkning förs nu över till lönegrundande data och möjlighet att hämta till fakturarader ges.
  • Efter detta kan inte reseräkningen inte ändras.
OBS! Reseräkningar går till attest till den person som är angiven som översta attestansvarig även om attest per projektledare är satt!
Kategorier
Tidregistrering

Bygglön

Leverantörsfakturor

Tidrapportering före fördelning

Vecka 1227

Vecka 1228

Vecka 1229

Vecka 1230

Vecka 1231

Tidrapportering efter fördelning.

Klicka på ”Hämta OB/ÖT” för varje vecka.

Klicka på ”Godkännande” för varje vecka om allt är OK. Efter det går tidrapporten inte att ändra på annat sätt än genom att lägga till nya rader.

Vecka 1227

Vecka 1228

Vecka 1229

Vecka 1230

Vid uppstart av bygglönen den första i månaden går det att göra på detta sätt.

Manuellt lägga till raden med OB eller övertid.

Varning kommer att start och sluttid skall anges ignorera detta.

Fastställande och till lön

Fastställande tidregistrering

        

Överföring till externt lönesystem Visma

Överföring till externt lönesystem Visma

Fakturering

Hur skall fakturaraderna hämtas över?.

”Hämta fakturarader”

Kategorier
Tidregistrering

Tidrapportering per dag

Tidrapportering per dag

BEHÖRIGHET!  I PP7Tid-modulen visas alltid enbart inloggad användare i tidregistrering. Om projektledaren har begränsning egna projekt visas alltid enbart inloggad användare. I övriga portaler finns möjlighet att se och justera andra användares tid.

Tidrapportering per dag finns i två versioner

  • Ange total arbetad tid per dag, uppdrag, och artikel
  • eller OB och Övertid räknas automatiskt utifrån start och sluttid per dag (bygglön).

Här registrerar den anställde hur han eller hon har använt sin tid för resp. datum.  All tidregistrering sker alltid på Uppdragsnummer.

Vid godkännande av registrerade tider kommer dessa att överföras till ”den vanliga” tidregistreringen.

Kolumnerna i tidrapporteringen per dag bestäms vid uppsättning av PP7. Det är valfritt.

Om Hämta OB/ÖT klickas i hämtas både olika OB timmar och övertidstimmar enligt byggavtalet.

Bläddra till nästa dag genom F8 och Föregående dag F7.
Anställd

Ange din identitet/initialer (bör vara samma som inloggningsidentitet).

Då hämtas det fullständiga namnet automatiskt.

Tidperiod

Ange tidperiod som ska registreras. Datum intervall för vardagar på tidsperioden visas.

Kolumn 1 Arbetad tid

Ange arbetad tid för angiven dag.

Kolumn 2 Övertid 1

Ange ev arbetat antal timmar övertid 1.

Rader – Tidrapportering per dag

Vid radregistrering visas automatiskt nästa radnummer.

Datum

Ange datum som ska registreras. F7 föregående dag F8 nästa dag.

Uppdrag

Ange Uppdrag och namnet på detta visas.

Aktivitet

Om företaget arbetar med aktiviteter,
anger man det här.

Annars hoppas det över.

Rader – Övriga artiklar

Här kan anges tid eller övriga artiklar som inte finns i kolumner på föreg sida.

Tidrapportering med kbr = kontodel 5 = i detta fall ”Bil”.

Vid radregistrering visas automatiskt nästa radnummer.

Datum

Ange datum som ska registreras

Uppdrag

Ange Uppdrag och namnet på detta visas.

Aktivitet

Om företaget arbetar med aktiviteter,
anger man det här.

Annars hoppas det över.

Artnr

Registrera den artikel som anger vilken typ av arbete
som har utförts, till exempel konsultarbete, servicearbete
eller mil om man har det upplagt i artikelregistret.

Benämning

Här visas en benämning för varje registrering man
gör i fälten innan och sist då artikelns benämning.

Fältet kan ändras.

Antal

Här anger man det antal som ska kostnadsföras och ev. faktureras.

Kostpris

Här visas den kostnaden som går till redovisningen.

Apris

Här visas kundpriset, vilket kan ändras.

Fakturering

Vill man föra över rad till fakturering anger man här J (Ja).

I annat fall N (Nej).

Text

Extra textfält överförs även till Fakturering.

Godkännande

Är antal timmar större eller mindre än antal timmar som ska vara i veckan kommer frågan om tiden som är för mycket ska läggas till tidbank eller om tiden är för lite om det ska hämtas från tidbank.

Vill du lägga 5 timmar till tidbanken svara Ja och lägg 5 i till tidbank som i exemplet.

Visas endast om behörighet finns att godkänna tidrapporten. Efter att godkännade gjorts ska fastställande och överföring till fakturering göras av behörig person.

Styrning via parameter om godkännade görs av respektive anställd som registrerar sin tid eller om det är någon annan som ska godkänna tidrapporten. Om den parametern inte är satt så visas knappen endast i administrationsmenyn. Godkännade innebär att tiden förs över till tidregistrering samt att tidregistreringsfastställande och överföring till fakturering kan göras. Raderna går därefter inte längre går att ändra i tidrapporteringsvyn. Ska en ändring göras gör detta genom en kreditrad och lägg därefter in den rad du skulle ha.

OK/Avbryt

När registreringen är klar, godkänn med OK och gå ur rutinen med Esc eller Avbrytknappen. Är man inloggad i administratörsportalen så blankas alla uppgifter i denna vy vid OK, för att det ska vara lätt att registrera tid för ny person direkt. I övriga menyer behålls anställd vid OK för att samma person ska snabbt kunna registrera tid på ny vecka.  

Kategorier
Populärt Tid attestering

Tid för attest

Så här attesterar du tid

  1. I det flesta fallen kommer ditt namn vara förvalt i rutan ”Attestant”. Om det inte är det eller om du ska attestera tid i någon annans ställe kan du välja ett annat namn genom att klicka på förstoringsglaset i rutan. Då får du upp en urvalslista med möjliga val. Tabellen under filtret innehåller de rader med tid som behöver attesteras.
  2. Om du har många rader i tabellen, behöver du kanske filtrera den ytterligare genom att göra val i den vänstra delen ovanför tabellen. Aktivera filtreringen genom att klicka på knappen ”Filtrera”.
  3. För att se detaljer om en viss rad, markerar du den genom att klicka på namnet i kolumnen ”Anställd” och på knappen ”Visa detaljer”.
  4. För att kontrollera om den anställde har godkänt sin tid kan du titta i kolumnen ”Anst OK”. (Du kan dock fortfarande attestera tid som en anställd inte godkänt.)
  5. När du kontroller om tidraderna i tabellen ser ok ut kan du:
    • välja att ”Markera alla” om allt ser ok ut.
    • eller välja att markera de rader som du vill attestera genom att klicka i kryssrutan i raderna.
  6. Klicka sedan på ”Genomför” för att attestera de markera raderna.

Att attestera tid snabbt är viktigt, då kostnaderna snabbt kan vidarefaktureras till slutkund. Tänk på att inte vänta för länge med attesten!

Attest av tid finns i flera olika varianter i PP7. Det är möjligt att resultatenhetsansvarig attesterar tid, att en utsedd person attesterar all tid, eller att projektledaren attesterar tid i första steget och sedan utsedd person.

Attest av tid – projektledare

BEHÖRIGHET! I projektledarmeny eller om användaren har begränsning egna projekt går det ej att ändra attestant!

Här visas de tiderrader som anställda har registrerat under de projekt som projektledaren är ansvarig för. Tänk på att en anställd kan ha registrerat tid under flera olika projekt under en tidperiod, och det är därför inte säkert att alla tidrader visas i denna vy. Använd filter för att se enbart de urval ni kräver för tillfället.

Markera ”Attest” om tidregistreringen är korrekt. Anställd godkänd indikerar om den anställde har godkänt sin tidperiod.

När projektledaren har attesterat tiden är det dags för nästa steg att attestera.

OBS! Redan efter projektledarens attest kan tiden föras över till lönesystemet.

Attest enligt parameter

BEHÖRIGHET! Enbart användare med nivå superadmin och över kan ändra attestant i denna vy.

Hit kommer tidperioder som ska attesteras på översta nivå. Dvs om inställningarna är gjorda så att projektledaren i första hand ska attestera, så visas här om projektledaren har godkänt tiderna eller inte (och även den anställde). Använd filter för att se enbart de urval ni kräver för tillfället.

I den övre delen av vyn visas totalerna för vald tidperiod och anställd.

I nedre delen av vyn visas de tidrader som är aktuella för attest. Raderna går att justera. Det är också möjligt att klicka på en tidperiod i övre delen av vyn för att komma direkt till den anställdes registrerade tid för vald tidperiod.

För den rad man står på visas tidarapporterna för denne anställde.

OBS! Väljer jag att klicka i attest på alla rader blir de attesterade även om inte allt har attesterats av projektledaren. Detta för att lönen skall kunna behandlas även om projektledaren inte attesterat.

 

Kategorier
Tidregistrering

Tidregistrering

  1. Börja med att ange en identitet eller initialer på den anställde i kolumnen Anställd. Därefter hämtas den fullständiga informationen automatiskt.
  2. I kolumnen Vecka kommer nu den senast angivna tidsperioden/löneperioden att hämtas in automatiskt. Det går även bra att själv ändra tidsperioden.
  3. Välj i kolumnen Uppdrag vilket uppdrag du vill tidsregistrera i. När du fyllt i uppdragsnumret kommer uppdragsnamnet automatiskt upp.
    • Här kan du välja att tidregistrera för flera uppdrag som du deltagit i under tidsperioden. Genom att skapa en ny rad och mata in ett nytt uppdragsnummer.
  4. Därefter väljer du vilken typ av Aktivitet som ska registreras. (OBS! Om företaget inte använder sig av aktiviteter hoppar man över denna punkt!)
  5. Välj det Artikelnumret som anger vilken typ av arbete som har utförts. T.ex. Arbete, projektledning eller möten om man har det upplagt i artikelregistret.
  6. Fyll sedan i antal timmar från Mån-Sön. (Är det ett löpande uppdrag kommer Fakturering och Klar bockas i automatiskt för att föra över rad till fakturering direkt)
  7. Fyll också gärna i en text som  beskriver dina arbetsuppgifter.
  8. Tryck på Spara om du fyller i tiden varje dag och tryck Godkänn vid veckoslutet för att attestanten ska se att du är klar med din tidregistrering.

Observera att det kan vara skillnader för hur tidrapporteringen är uppsatt på ditt företag. En del företag behöver inte spåra aktiviteter och då finns inte det fältet med.  På en del företag har man valt att tidrapportörerna inte ska hantera vilka rader som ska faktureras eller inte. Kolumnen för ”Fakturering” kommer inte då heller att synas.

Tidregistrering

I den här vyn registreras hur de anställda har använt sin tid under tidsperioden. Antingen registreras tiden av den anställde själv eller någon annan gör detta. Oftast har man då någon form av tidrapporter som underlag. Allt fler går dock emot att de anställda har tillgång till PP7 i sin telefon och där de själva rapporterar sin tid.

I PP7 för Windows och i Web versionen av PP7 kan den som har behörigheten projektledare eller högre registrera och administrera tid för andra än dig själv. Men det beror på vad man har för inställningar i ditt företags installation av PP7.

Om projektledaren har begränsning till att se bara sina egna projekt visas alltid enbart inloggad användare.

I Mobilappen kan du som användare bara rapportera tid för dig själv.

När du känner dig nöjd med din tidrapport för veckan är det bra om du godkänner den. Då signalerar du till den som ska godkänna (attestera) din tidrapport att du är klar med tidsperioden.

När din tid är registrerad och attesterad kan den exporteras till ert lönesystem.

Registrerade tidsrader kan/ska överföras till:

    1. Fakturering om det är ett löpande jobb med kundens pris och antal som ska faktureras.
    2. Upparbetade kostnaden överförs till Redovisning/Projekt.
    3. För löneutbetalning överförs tidsraderna till lönesystem. Förutsättning för detta är att registrerad artikel har angivit. Den registrerade artikeln är i sin tur kopplad till en löneart som talar om för lönesystemet hur tiden mm ska behandlas.
Kategorier
Ärendehantering

Ärenderegistrering

Här registeras och behandlas alla ärenden i systemet. Vill du läsa mer om Ärendehantering i PP7 så hittar du information i texten om Ärendesammandrag.

Skapa

Om du skapar ett nytt ärende direkt i denna vy, så anger du följande obligatoriska uppgifter och klickar sedan på spara-knappen i verktygsfältet (eller klickar på F2 eller Ctrl+S). Vyn kommer enbart att innehålla en flik med rubriken Ärendetext.

  • Rubrik
  • Ansvarig 
  • Kundnr
  • Status
  • Ärendetyp 
  • Ärendetext (denna ruta är enbart aktiv när man skapar ett nytt ärende manuellt!)

Ärendenummer sätts automatiskt baserat på en löpnummerserie och skall inte fyllas i.

Du kan så klart fortsätta och fylla i även kontaktperson och kontaktuppgifter, prioritet och färdig senast datum.

När du sparar ärendet hamnar din ärendetext i ärendetråden som visas som första flik.

Ärendetråd

När ett ärende har blivit sparat ser ni en flik som heter Ärendetråd. Här visas hela konversationsflödet för ärendet med början längst ned där originalärendets text återfinns. Kundens text visas på vänster sida av ärendetråden och ert svar på höger sida. Ni ser vem som har skrivit texterna genom att cirkeln bredvid innehåller initialer från den som skrivit det. För kunden blir det alltså kontaktpersonens initialer och för er som svarar blir det initialerna för den som skrev svaret.

För att skriva ett nytt svar så använder ni textrutan längst upp i vyn. Där kan ni formatera er text, lägga till länkar och annat innehåll. Det är också möjligt att klistra in bilder direkt i ett svar. Dessa bilder följer med i det e-mail som går till kund.

Ni kan också snabbt lägga till en standardtext genom att använda flervalslistan i nedre högra hörnet med rubriken Svarstext. De olika svarstexterna läggs in i Registervård.

Diskussion

Fliken diskussion används för intern kommunikation inom företaget. Det är inte något som visas för mottagande part. Funktionsmässigt fungerar det som i Ärendetråden, att man skriver i text som sedan sparas i ett diskussionsflöde som visas under textrutan. I flödet ser man vem som skrivit texten och när. 

Ni kan ta bort era egna diskussionsinlägg, men inte andras.

När ni skriver er text kan ni ”tagga” andra personer på företaget genom att skriva in @ + personens användar-ID t ex @KALLE. I detta fall kommer användaren KALLE att få ett meddelande i PP7 att han har blivit omnämnd i en diskussion. Det går också ett e-mail till KALLE med samma information.

Även här kan ni jobba med länkar och annan textredigering, samt bilder.

Internt

I denna flik kan ni skriva interna kommentarer till ärendet. Inte heller denna information går ut till slutmottagaren.

Genom att klick Ctrl + D så infogar ni dagens datum och ert användarnamn. På så sätt kan ni se vem som skrivit och när.

Dokument

Fliken dokument används för att lägga till kringliggande information om ärendet. När ett ärende läses in från e-post så läggs en kopia av e-brevet i mappen E-mail IN. När ni skickar svar så läggs en kopia av e-brevet i mappen E-mail OUT.

Om det inlästa emailet också har bifogade filer så läggs de separat i dokumentfliken.

Dokumentattest

I PP7 kan man koppla på attestgång på alla dokument som läggs i en särskild mapp. Atteststrukturen läggs upp i Registervård, och kopplas där till en kategori (mapp). 

Om ett dokument läggs till någonstans i systemet i den kategorin, så skickas dokumentet på attestgång enligt den struktur ni skapat. Dokumentet är nu låst för alla användare.

Första personen i kejdan får ett ärende tilldelat sig, där hen kan attestera eller skicka tillbaka dokumentet. Attesteras det går det till nästa i kedjan och så vidare.

När dokumentet till slut är färdigattesterat så blir det publicerat öppet och kan öppnas av andra användare.

Hantera

Knappen hantera använder ni för att skicka ett svar till kund, om ni valt att inte göra det automatiskt, samt för att skapa en arbetsorder av detta ärende.

Skicka till kund visar upp ett e-postmeddelande som du kan skicka iväg. Du kan inte redigera meddelandet.

Skapa uppdrag sätter om statusen på ärendet till Till uppdrag och hjälper dig med att skapa ett nytt uppdrag genom att du får fylla i vilket projekt det ska ligga, vem som ska vara ansvarig för arbetsordern och vad namnet på uppdraget ska vara.

Kategorier
Inköp/Lager Lager

Inköpsorder

Inköpsorder

Väljer man att köpa in till uppdrag skall uppdrags nr anges och systemet sätter då uppdrags nr + löp nr som ordernr. Sker inköpet till ett lagerprojekt väljer man lagerprojektets uppdrags nr.

I inköpsordern kan en papperskopia av ordern skrivas ut och skickas till valfri e-postmottagare eller skrivas ut. Inköpsordern har en egen dokumenthantering, där alla dokument för vald inköpsorder sparas och behandlas.

Genom att välja leveransadress i inköpsordern kan ordern skickas till valfritt ”mellanlager”.

Liksom i Förfrågan finns ett antal hålldatum i Inköp. Dessa behandlas på samma sätt som i Förfrågan.

Hoppa över ordernr om det är en ny inköpsorder.

Rader

I fliken Rader visas de artiklar inköpet behandlar.

Rader levererat

I denna flik visas artiklar som är levererade. Inleverans sker i vyn Inleverans av inköp.

Kategorier
Uppdrag

Uppdragsvyn

Så här lägger du till ett nytt uppdrag

  1. Ange ett namn på uppdraget du vill skapa. Ett uppdragsnummer genereras automatisk när du har sparat.
  2. Du måste ange samma ResEnh som projektet ligger i.
  3. Sedan väljer du vilket Projekt uppdraget ska läggas till i.
  4. Välj sedan en Kund som betalar för uppdraget.

Dessa fyra uppgifter är obligatoriska för att skapa ett uppdrag. Fyll gärna på med fler nödvändiga uppgifter efter behov för att få en bättre översikt över uppdraget.

 

Du kan ta dig till uppdragsvyn på lite olika vis. Lär dig hitta ett sätt som passar dig bäst.</>

  • Gå in i menyn under ”Projekthantering”och välj ”Uppdrag”.

    Klicka dig sedan fram i ”filtret”till vilket uppdrag du vill se.

  • Gå in i menyn under ”Projekthantering” och välj ”Uppdragssammandrag”.

    Välj det uppdrag du vill se genom att klicka på ”uppdragsnumret” i tabellen.

  • Du kan också klicka dig vidare från ett ”Projekts” ”Uppdrags-tab”.

    Välj det uppdrag du vill se genom att klicka på ”uppdragsnumret” i tabellen.

Vid uppläggning av ett nytt projekt skapas alltid ett Uppdrag för löpande projekt och två Uppdrag om det är ett anbuds projekt. 

  1. Första Uppdraget är ett anbud om det är ett fastpris projekt. Allt som rör det fasta priset ska bokas på Uppdrag med projektnummer + 00
  2. Andra Uppdraget är ett löpande och där lägger man tilläggsjobben på + 01 – 99.  Om det är ett löpande projekt är första Uppdraget också löpande.

Om ni vill kunna föra över tidssedlar & tidrapporter från tidredovisningen, inköpt material från inköp/lager eller upplupna kostnader automatiskt med kundens eller projektets pris så ska uppdraget vara definierat som löpande.

Anbudsprojekt

Exempel

Resenh:                 1
Projekt:                 150
Benämning:        Nya Vägbygget

Vid uppläggning av projektet skapas:
Uppdrag 15000 som är ett Anbud och har benämning Nya Vägbygget.
Uppdrag 15001 som är ett Tilläggsjobb och är definierat som löpande och har benämning Nya Vägbygget ÄTA.
Avsikten med att göra på detta sätt är att det redan från början ska finnas definierat jobb som anbudsdelen respektive tilläggsdelararna ska kunna bokföras på både när det gäller t.ex. tid, material och inköpta jobb.

Löpande projekt

Exempel

Resenh:                 1
Projekt:                 151
Benämning:        Jobb till Stockholm Hem kvartal 4

Vid uppläggning av projektet skapas:

Uppdrag 15100 som är ett löpande jobb och har benämning Jobb till Stockholm Hem kvartal 4 löpande.

Avsikten med att göra på detta sätt är att det redan från början ska finnas definierat jobb ett löpande jobb som det går att hänföra olika kostnader till. I detta fall ska det läggas upp ett nytt Uppdrag så fort ett nytt jobb ska utföras. Finns det ingen person som har kontakt med PP7 när jobben tas emot går det från början att automatiskt skapa upp till 100 Uppdrag samtidigt som projektet läggs upp.

Uppdrag - tilläggsjobb

Uppdrag/Tilläggsjobb är små projekt. Det är nödvändigt att kunna följa upp dessa utan att de hanteras som egna projekt. Betraktas alla jobb i ett företag som egna projekt så blir projektredovisningen helt oöverskådlig och svår att hantera.

Arbetsorder eller uppdrag är mindre jobb som direkt beskrivs; var och när det ska utföras.

I ett mindre jobb är endast ett fåtal personer inblandade och det är viktigt att det finns en färdig mall över vad som ska göras som passar företaget eller arbetstypen inom företaget. Uppdraget ska innehålla alla viktiga uppgifter som den eller de som ska utföra jobbet bör veta.

Hur jobbar man med uppdrag i PP7? 

Många små Uppdrag kan samlas under ett projekt. Beroende på hur er verksamhet ser ut kanske ni vill samla alla små jobb under en tidsperiod i ett projekt, alla små jobb till en specifik större kund i ett projekt eller alla små jobb för en bestämd arbetsledare i ett annat.

Varje tilläggsjobb på ett fastprisprojekt bör samlas under olika Uppdrag som knyts till fastprisprojektet. Detta för att det är ett bra sätt att hålla reda på vad som är utfört på respektive tilläggsjobb och för att kunna fakturera och få betalt för dessa medan alla kommer ihåg varför det gjordes. Går det inte att hålla rätt på de olika tilläggsjobben, är steg ett att i varje fall rapportera ett tilläggsjobb.

I tilläggsjobbet anges vilken typ av arbete som ska utföras och vem som ska utföra det – för att senare kunna följa upp om arbetet har blivit utfört, fakturerat osv.

Vill man ge en mer detaljerad beskrivning kan man göra det under ”Meddelanden” . Detta kan till exempel gälla: 

  • hur arbetet ska utföras,
  • var och hos vem det ska utföras,
  • portkoder mm. Detta anges i MEDDELANDEN (Rubriker till vad som ska ifyllas i meddelanden anges under Registervård-Grundparametrar-Uppdrag-Rubriker).

Uppgifter i uppdragen länkas automatiskt till projektet

Efter att Ni har registrerat ett Uppdrag, kan Ni skriva ut den i Projektledarmenyn och använda den som underlag för faktureringen.

Intäkter och kostnader på Uppdrag hämtas från bokföringsorder d.v.s. på samma sätt som projekt (summering sker självklart även upp till projektet som Uppdraget är knutet till).

Är ”faktureras flera gånger” i kryssad så kommer Uppdraget inte att stängas efter att fakturan är utskriven utan man måste manuellt stänga den. Uppdraget stängs dock automatiskt när projektet avslutas.

Textfält första sidan kommer med på fakturan medan meddelandefält i arbetsorderflik endast kommer med på arbetsorder och utskrifter runt detta.

Första gången Ni använder rutinen föreslås alltid den resultatenhet som Ni har lagt upp i er Uppdrag/Faktureringsparameter, som den vanligaste resultatenheten. Efter att ha registrerat det första Uppdraget, kommer den resultatenhet Ni angav sist att föreslås.

Mycket av uppgifterna i uppdraget ärvs ner från projektet. Men du har också möjlighet attange specifika saker för just det här uppdraget.
Till exempel kontaktpersoner, priser mm.

Allmänt

Förenklat Uppdrag

Det finns en förenklad variant av Uppdrag, endast en sida fylls i och därefter utskrift av Uppdrag. Den förenklade ligger under menyn ”Projekt/Uppdrag/Tid och ”Uppdrag” i projektledarmenyn samt i ”Dagligen” i administrationsmenyn.

Uppdrag

Exempel på ett tilläggsjobb.

Uppdragsnummer

Hoppa över Uppdragsnummer om det är nyregistrering.
På projektet finns angivet hur nummerserien ska sättas.
Test sker att numret inte finns förut, nästa lediga hämtas.
Har Uppdragsnr 2 siffror som tillägg till projektnr och 99 löpnr eller fler har använts så kommer PP7 att utöka till 3 siffror automatiskt efter varningar.

Ordernamn

Det är viktigt att ge en rubrik vad ordern handlar om eftersom detta blir ett sökbegrepp.

Prioritet

Ange ev prioritet

ResEnh

Ange ResEnh på projektet

Projekt

Ange projektnr

Kundnr

Ange kundnr. Kan det vara uppdrag till olika kunder ange kundnr 1.

Byt kundnr om det inte är projektets kund som ska faktureras.

Har Projektet kundnr 1 lika med Byt Kund så kom ihåg att byta kundnummer.

Vill ni byta kundnr på ett redan sparat Uppdrag så välj först ny kund och därefter även arbetsställe.

UH Objekt

Underhållsobjekt kan anges om det är uppsatt i grundparameter

Utf. datum

Utförande datum

Vår referens

Ange vår referens. Projektledare från projektet föreslås.

Er referens

Ange kundens referens.

Er Order

Kundens order

Betv

Ange betalningsvillkor för Uppdraget om det inte är lika med kundens.

Faktureras flera gånger

Om denna ruta är i kryssad så kommer Uppdraget inte att stängas efter att första fakturan är utskriven utan man måste manuellt stänga den. Uppdraget stängs dock automatiskt när projektet avslutas.

Fakturatext

I denna ruta skriver Ni text som Ni vill ska komma med på fakturan.

Orderbekräftelse

Här kan Ni skriva ut en orderbekräftelse på Uppdraget.

Om det är ett fastpris/anbuds jobb så kommer orderraderna att skrivas ut. Är det ett löpande jobb så skrivs inte orderraderna ut.

Kopiera

Kopierar ett Uppdrag. Hämta upp i fältet Uppdrag den arbetsorder ni vill kopiera. All grunddata på Uppdraget kopieras med alla orderrader. Orderraderna öppnas så att de kan faktureras på nytt.

Planering

Klickar du på denna kommer du till planering av Uppdraget. Se vidare beskrivning av planering.

Kategorier
Offert

Offert

Offert

Offert: En offert är ett erbjudande om en tjänst eller en vara med specificerade villkor. I offerten kan man ange pris, betalnings- och leveransvillkor etc

Offertstrukturen i PP7 är uppbyggd på exakt samma sätt som strukturen för Projekt och Uppdrag.

De termer som används i PP7 är:

  • Offertprojekt – innebär den övergripande offertdelen
  • Offertuppdrag – där varje offertrad läggs in och planeras.
Kategorier
Grunder Populärt

Tekniska krav

Tekniska krav

version 5

Här följer PP7s minimikrav för drift och användning av PP7 version 2019.

PP7 Server

Operativsystem

Windows 10 (inkluderar x64), Windows 8 (inkluderar x64, men ej RT), Windows 7 (Home premium eller högre, inkluderar x64), Windows Server 2016 eller Windows Server 2012 (inkluderar R2 och x64).

Hårdvara

  • CPU: Lägst 4-kärnig processor.
  • Minne: Minst 16 GB internminne rekommenderas (framför allt om Windows Server 2012).
  • Hårddisk: Minst 20 % ledigt disk utrymme vid installation. Installation av PP7Pro tar vid uppstart upp ca 2 GB. Extra utrymme krävs för dokumentsystemet, minst 20GB.
  • Minst 1 Gb i nätverkshastighet mellan terminalserver, SQL server och program server.
  • Drivrutin: Senaste version av drivrutin till nätverkskort.

Databas

  • Microsoft SQL Server (även Express) 2012 eller senare.
  • Portar för kommunikation måste vara öppna (standard 1433)
  • TCP/IP och Named Pipes protokollet måste vara aktiverat i SQL Servern
  • SQL Browser måste vara aktiverad och SQL Native Client måste vara installerad på klienterna
  • PP7s användare måste ha full behörighet i databasen (AD-domän)
  • Backup skall tas på hela PP7 biblioteket samt SQL servern.

Windows Terminal Services

Windows Terminal Services stöds under förutsättning att Windows Server 2016 eller 2012 används. Nedanstående krav tillkommer:

  • CPU: Lägst CPU med 2 GHz. För ca 20 användare rekommenderas 12 kärnor och mycket minne, alternativt en lastbalansering över flera servrar.
  • Minne: Minst 16 GB, rekommenderas eller högre och flera än 10 samtidiga användare minst 32 GB. (Se Microsofts rek). PP7Pro använder ca 200-400 MB/session.
  • Hårddisk: Minst 20 % ledigt diskutrymme vid installation.
  • Minst 1 Gb i nätverkshastighet mellan terminalserver, SQL server och program server.
  • Microsoft Office 2007 eller högre samt en webbläsare skall vara installerad.
  • Användaren behöver fullständiga rättigheter i katalogen PP7Pro samt dess underkataloger där PP7Pro är installerat.
  • SQL Server Native Client minst version 10 måste finnas installerad
  • Användaren behöver rättigheter att skriva till registernycklarna HKEY_CURRENT_USER\Software\PP7PDF, HKEY_CURRENT_USER\Software\PP7 Sweden AB, HKEY_CURRENT_USER\Software\PP7 Affärssystem AB samt dess underliggande registernycklar.

Citrix XenApp

Citrix XenApp stöds om det används tillsammans med någon av ovan nämnda operativsystem. Krav från Windows Terminal Services tillkommer.

Fristående klienter

OBS! PP7 rekommenderar i första hand Windows Terminal Services! Klient får endast installeras om server och klient finns i samma nätverk. Vid uppkoppling utifrån krävs Citrix eller Terminalserver.

Operativsystem

Windows 10, Windows 8 (inkluderar x64, men ej RT) eller Windows 7 (Home premium eller högre, inkluderar x64).

Hårdvara

  • CPU: Minst single core CPU 1,5 GHz
  • Minne: Minst 8 GB (16 GB rekommenderas).
  • Hårddisk: Minst 20 % ledigt disk utrymme vid installation.
  • Grafik Upplösning: Minst 1280*800.
  • Andra Program: Microsoft Office 2007 eller högre.
  • Sökvägar och rättigheter
  • Användaren behöver fullständiga rättigheter i katalogen PP7Pro samt dess underkataloger där PP7Pro är installerat.
  • Användaren behöver rättigheter att skriva till registernycklarna HKEY_CURRENT_USER\Software\PP7PDF, HKEY_CURRENT_USER\Software\PP7 Sweden AB, HKEY_CURRENT_USER\Software\PP7 Affärssystem AB samt dess underliggande registernycklar.
  • Sökvägen till PP7Pro katalogen på nätverket ska innehålla max 20 tecken och får inte peka mot en IP adress (uppmappad enhet krävs).
  • SQL Server Native Client minst version 10  måste finnas installerad på klienten

Skanner

Skanner med möjlighet att i PDF-format spara dokument på utdelad plats i nätverk. Varje inskannad faktura ska bli ett dokument.

Installation

  • Sökvägen till PP7Pro katalogen på nätverket ska innehålla max 20 tecken och får inte peka mot en IP adress. Det skall vara en uppmappad enhet.
  • Windows schemaläggare skall sättas igång för att köra PP7NATT varje natt vid av kunden bestämt klockslag. PP7NATT finns i pp7 biblioteket under ”Programs”.
  • Installation av alla PP7:s komponenter skall utföras med ett konto med fullständiga rättigheter och köras som administratör.

Support

Support från PP7 ges via mail, telefon och om så krävs uppkoppling till kundens miljö. Uppkoppling sker med anslutning via Terminal Server, Citrix eller liknande, med eller utan VPN via PPTP.

PP7Webb/Mobile

För att PP7Webb eller PP7Mobile skall kunna driftas, krävs förutom ovanstående Server-krav, även följande:

  • Windows Small Business Server stöds ej för mobila lösningar/webbgränssnitt.
  • Installerad IIS (7/8)
  • IIS ASP Classic
  • IIS 6 Metabase Compatibility
  • Default Website
  • Enable 32-bit Applications
  • ISAPI and CGI Restrictions
  • URL Rewrite module
  • Port 80 open
  • SQL Server Native Client minst version 10 måste finnas installerad
  • Non-interactive desktop heap size (recommended setting 3072KiB)

Vi rekommenderar att du använder den senaste versionen av någon av följande webbläsare med PP7:

  • Google Chrome
  • Mozilla Firefox
  • Microsoft Edge
  • Apple Safari

DMZ-konfiguration

IIS-installationen och Web-uppsättningen finns oftast på samma server som PP7 är installerat. För största säkerhet finns dock möjlighet för DMZ-lösningar, vid vilket följande krav ställs:

  • Port 8000 skall öppnas mellan DMZ-server och LAN-server
  • Microsoft FTP måste installeras på DMZ-server
  • Port 20 och 21 måste öppnas mellan DMZ-server och LAN-server
  • Följande registry entry måste finnas på DMZ-servern med värdet ”124f80”
    HKLM\SYSTEM\CurrentControlSet\Services\Tcpip\Parameters\KeepAliveTime

Övriga krav

  • En klient PP7USER som har samma behörigheter som andra användare i PP7
  • Klienter (dator/smartphone/platta) med någon av följande webbläsare
  • Google Chrome, Microsoft Edge, Mozilla Firefox, Safari
  • Internetuppkoppling

OBS! SSL certifikat skall alltid användas för åtkomst av webappar och införskaffas och installeras av kunden själv. Kunden ansvarar även själv för pekning av domäner, PP7 ansvarar för att installera på localhost.

Kategorier
Behörigheter

Varför behövs olika behörigheter?

Varför behövs olika behörigheter?

I olika delar av systemet görs begränsningar av visning som baseras på vad användaren har för roll.

Portalerna

  • Administratörsportalen samt VD/Chefs-portalen visar alltid information för hela bolaget
  • Avdelningschefsportalen visar information begränsad till användarens resultatenheter (om användaren också är begränsad till egna projekt går detta före – rekommenderas ej!)
  • Projektledarportalen visar information specifikt för projekt som finns i projektledarens ansvar (projektledare, granskare, projektåtkomst)

Tid och Reseräkning

  • Som tid-användare kan du enbart registrera tid/reseräkning för dig själv.
  • I projektledarportalen kan man enbart registrera tid på sig själv OM begränsning egna projekt är satt. Annars finns möjlighet att registrera på andra.

Attest tid och reseräkning

  • Enbart användare med behörighet superadmin och över kan attestera andra attestanters tid och reseräkningar.

Projekt- och Projektsammandragsvyn

  • I första hand begränsas visning till begränsning egna projekt, i andra hand per resultatenhet vid behörighet resenh. Detta oavsett portal!

Uppdrag- och Uppdragssammandragsvyn

  • I första hand begränsas visning till begränsning egna projekt, i andra hand per resultatenhet vid behörighet resenh. Detta oavsett portal!
    OBS! Vid begränsning resultatenhet kan urvalslistor och vyer upplevas något långsamma vid stora mängder uppdrag.

Urvalslistor

  • Globala filter på behörighet finns i systemet, vilket slår igenom i urvalslistor och medför att dessa enbart visar de val man är behörig på.
    Vissa undantag finns:

    • I tidregistrering och reseräkning visas alltid alla uppdrag

Rapporter

  • De flesta rapporter har begränsning mot behörigheter. Tänk dock på:
    • Projektrapporter visar oftast enbart projekt man är projektledare för (ej granskare eller projektåtkomst). Undantaget är Projektsammandrag valfri som även visar projekt man är granskare för.
    • Många rapporter i projektledarportalen sätter automatiskt inloggad projektledare i urvalet för rapporten.
Kategorier
Projekt

Projektvyn

Så här skapar du ett nytt projekt

  1. Gå till tabben, Projektdata.
  2. Välj vilken ResEnh projektet ska tillhöra.
  3. Välj ansvarig Projektledare för projektet, som standard kommer ansvarig att vara du som är inloggad.
  4. Ett Projektnummer genereras automatiskt när du har sparat alla uppgifter. Se till att även namnge projektet i rutan bredvid projektnumret.
  5. Välj sedan vilken typ av projekt i Anbud/Löpande, där finns det typer som Anbud, Löpande, Frånvaro, Interna projekt och Avtal. 
  6. Välj den kund som har beställt projektet.

Nu har du alla obligatoriska uppgifter för att kunna skapa ett projekt, men det underlättar för dig och alla andra om du kan fylla i fler uppgifter än så. T.ex. Anbudssumma för hela projektet, Start- och sluttid för projektet och hur många uppdrag som kommer ingå i projektet.

Projektöversikt

I projektöversikten får du en snabb bild av hur ditt projekt mår.

I graferna kan du se utfallet just nu per kalkylgrupp, Täckningsgrad, Färdigställandegrad, Kostnadsjämförelse och jämförelse över täckningsbidrag enligt de prognoser som är gjorda närmast i tiden.

Läs mer om Täckningsgrad och Färdigställandegrad mm i avsnittet Begrepp och Nyckeltal.

Projektdata

I projektanmälan registreras alla viktiga uppgifter på projekten.

  • Vilken typ av projekt det är (styr bl.a. om det är ett fastpris eller löpande)
  • Vem som är projektledare
  • Vilken kund det är .
  • Noteringar och viktiga datum läggs in I kalendern
  • Kalkyl eller senaste prognos på projektet.
  • Hur många Uppdrag som skall skapas automatiskt. (om anbud projektnr+00 = fast pris delen och 01 = löpande). Resultatet på skapade Uppdrag
  • Projektspecifika priser. Projektets priser eller rabatter hämtas alltid i första hand om det finns sådana
  • Vilka dokument av olika slag som finns knutna till projektet
  • Avslut av projekt med avslutsdatum

Beskrivning av fält:

ResEnh

Ange den resultatenhet som har ansvaret för projektet. Alla intäkter och kostnader på projektet kommer att bokföras på angiven resultatenhet.

Projekt

Ange ett valfritt projektnummer och ge projektet ett lämpligt namn i fältet till höger.

Projektnumret får inte innehålla bindestreck eller bokstäver.

Använder ni automatisk nummersättning så skall projektnumret hoppas över vid registrering av nytt projekt.

Projektnumret är unikt inom resultatenheten. D.v.s. det finns inte två projekt med samma projektnummer inom resultatenheten.

Projektledare

Ange ansvarig person för projektet. Projektledare måste finnas registrerad i rutinen Registervård – Projledare. Inloggad identitet föreslås.

Projektledare 2 som kan vara tex inköpare eller arbetsledare.

Projektledare 2 måste finnas registrerad i rutinen Registervård – Projledare.

Projekttyp

Ange den projekttyp som projektet ska ha. Var noga med att markera rätt projekttyp för att överföringar av kostnader till fakturering och resultatberäkningar skall bli rätt.

Projekttyperna bestämmer ni själv hur många ni vill ha, men alla måste markeras med valen anbud, avtal, löpande, internt eller frånvaro.

Om ni vill kunna föra över tidssedlar från tidredovisningen, inköpt material från inköp/lager eller upplupna kostnader automatiskt ska projektet ha en projekttyp som är definierad som löpande.

Om bokning sker på Uppdraget så skall det vara löpande.

Kundnr
Ange kundens kundnummer. Kunden skall finnas upplagd i Registervård – Kunder. Är projektet ett projekt som har Uppdrag under sig med olika kunder ange kundnr 1 här. Ett projekt knyts alltid till ett kundnummer. Kundnumret kan ändras vid faktura- registreringen.
Kundref.
Detta är ett informationsfält där man kan ange kundens referens (den som skall få fakturorna). Om olika kunder kan förekomma på projektet (många småjobb under en period) hoppa över detta fält. Detta är ett informationsfält där man kan ange kundens ordernummer som ärvs till uppdraget och skrivs därmed ut på fakturan.
Start
Ange projektets startperiod. Med period avses bokföringsperiod.
Slut
Ange projektets beräknade avslutsperiod. Med period avses bokföringsperiod. Används budget/prognos rutinen är detta ett obligatoriskt fält.
Årsavslut
Kryssas i om projektet ska nollställas varje år. Används t.ex. för bilprojekt där kostnaderna ska registreras per år men projektet ska fortsätta.
Antal Tillägg/Uppdrag som skapas automatiskt
Ange hur många Uppdrag som skall skapas vid projektupplägget.
Över/Sammanhållande projekt
Om man vill kunna ta ut ett projektsammandrag för en grupp av projekt, kan man knyta ihop projekten genom att lägga ett överprojektnummer på dessa. Ange då till exempel ”5” i detta fält för samtliga projekt som ska sammanlänkas.
Textruta
Text som skrivs in här följer med till alla Uppdrag under projektet och syns på fakturor. Lämpligt att använda vid anbudsprojekt men inte för service och löpande projekt.