Kategorier
Attest och betalning

Manuell utbetalning – Utland

I kolumnen:

Betaldatum Fyll i när betalningen gjorts

Valuta Välj den valuta som betalats på fakturan

Kurs  – Får ni fram genom att dela SEK belopp med Valutabeloppet ex 9,000

Valbelopp och kassabelopp kommer att komma fram automatiskt när kursen skrivs och ni tabbar vidare till de båda kolumnerna. Även reskontrabeloppet fylls i automatiskt men bör kontrolleras så att det överensstämmer med det faktiska beloppet som är registrerat i reskontran.

Använd betkod U

Belopp är det ordinarie beloppet i svenska enkronor som registrerades när fakturan kom.

Differensen som uppkommer om det är någon hamnar på differens konto enligt parametrarna förinställt på 8430.

Om delbetalning görs av fakturan ligger resterande belopp kvar för betalning .

För att göra flera betalningar på samma verifikat måste belopp och betalkod vara det samma.  Undantaget är K verifikat som alltid gör ett verifikat per betalning.

 

I Registervården finns parametrar för vilken valutakurs som ligger till grund för vad programmet hämtar sin information ifrån.

Valuta kurserna behöver uppdateras allt efter behov. (Om man har PP7Natt aktiverat så sker uppdatering av valutor i nattrutinen.)

Ni hittar det under Registervård / Underhåll – Valutor

Kategorier
Attest och betalning Leverantörsreskontra

Attest leverantörsfaktura inställningar

För att attestera leverantörsfakturor i PP7 finns det två sätt att sätta upp attestkedjor.

  1. Vi följer organisationsstrukturen som är uppsatt
  2. Varje projekt anger en egen attestkedja

För båda alternativen måste vi ställa några saker i Grundparametrarna.

Inställningar

I PP7 Registervård hittar ni inställningar för attest av leverantörsfaktura under Grundparametrar -> Levreskontra -> Scanning/Attest.

OBS! Inställningarna här gäller för båda alternativen av attestkedja.

 

  • Antal attestnivåer säger hur många steg varje faktura kan maximalt passera.
  • Minsta antal attestnivåer säger hur många steg en faktura måste minst passera för att vara attesterad.
  • Ansvarig för attester 1: Den person man kopplar här får alla fakturor som man kryssar i ’Ej signera’ på och inte specificerar att skicka till någon viss person. Denna person samt personen i
  • Ansvarig för attester 2: har både om de loggar in som administratörer tillgång till en speciell vy under Dagligen/Leverantörsreskontra/Ändra kontering och attestant där man ser alla fakturor ute på attest och kan styra om dessa. 
  • Checkbox i Byta attestant betyder att de som attesterar kan välja ej signera och skicka till vem de vill
  • Valfri attestant nivå 1 betyder att den första som attesterar en faktura inte behöver vara behörig.
  • Ändra kontering utan attest betyder att man får byta konto och projekt även vid ej signera. 

Attest enligt organisationsstruktur

Hur organisationsstrukturen är uppbyggd hos er är flexibelt, förutom att man har projekt och resultatenhet(er), detta finns alltid men nivåerna över styrs av parametrar. I modulen Registervård under Uppstart -> Organisation -> Parameter Organisation. I bilden här bredvid heter nivån över Resultatenhet ’Företaget’ och över den kan man ställa in ytterligare nivåer. 

 

Fakturan går i första steget till projektledare och sedan vidare till ansvarig för den Resultatenhet som projektet ligger på. Att korrigera vem som är ansvarig där görs i modulen Registervård -> Uppstart -> Organisation -> Resultatenheter och i fältet ’ansvarig’. Det är även här man korrigerar vilken övernivå som resultatenheten hör hemma under.  

 

Attest enligt attestkedja

Här kan man sätta upp en egen atteststruktur som inte följer organisationsstrukturen. När kedjan är skapad kan de kopplas till ett projekt i projektvyn, och fakturorna följer då den valda strukturen för just det projektet.

Skapa strukturen så här:

  • Ange i fältet ’Attestsekvens’ ett unikt ID nr på kedjan. Ge sedan en beskrivning (tex vilka som är inblandade)
  • På ’radnivå’ sedan ange nivå 1 för första 2 för andra etc. och i ’ProjeLed’ anger ni deras projektledar-id. 
  • Du kan ange en Notering om du vill
  • Du kan också ange en beloppsgräns som denna projektledare får attestera. Om inget anges här så hämtas beloppet från inställningarna på Projektledaren.

Längst ned i bilden kan ni också ange granskare för specifika konton. Det innebär att fakturan kommer att gå till vald granskare som ett första steg om fakturan är registrerad på det kontot. Granskarens godkännande räknas inte med i atteststegen.

OBS! Inställning med granskare gäller enbart för nivå 1 i strukturen!

Kategorier
Attest och betalning Ekonomi

Manuell utbetalning

Manuell utbetalning

Används då man inte har avtal med Bankgiro/Plusgiro, eller av annat skäl, vill betala eller boka bort en leverantörsfaktura.

Fakturan måste vara definitivt bokad eller efterregistrerad. Fakturafastställande måste vara utskriven för att man ska kunna göra en utbetalning.

Fakturan eller leverantören får INTE vara spärrad.

Om bankens eller postens utbetalningslista inte stämmer med ert eget betalningsförslag eller definitiva betalningslista (som Ni får när Ni kör automatisk betalning). Det kan till exempel vara fel gironummer, så kan Ni återkalla de betalningar som inte gick iväg genom att ta upp fakturan i manuell utbetalning och gå till betalningsrader där Ni ändrar betalningsraden eller tar bort den (shift F2), detta ska göras innan Ni kör en betalningsfastställande.

Har fastställande av betalningen redan körts och ni vill makulera betalningen vänd betalningen då genom att lägga till en rad med minus i alla betalningsbelopp.

Verifikationsnummer

Ange leverantörsfakturans verifikationsnummer.

Faktura

Sök upp eller ange leverantörens fakturanummer om du inte har angett verifikationsnumret.

Tidigare betalningar på fakturan visas.

Förfallodatum

Förfallodatum kan ändras.

Spärr för betalning

Har du spärrat fakturan för betalning kan du öppna den här.  Alternativt kan du spärra den här. Trycker du enter för att godkänna ändringen så ändras spärrat belopp.

Spärrat belopp

Visas och kan ändras.

Betalningsrader

Betdat

Föreslår dagens datum, som kan ändras. Ska vara bankens eller postens betalningsdag och blir även bokföringsdatum för betalningen.

Valuta

Leverantörens valuta föreslås.

Kurs

Ange verklig utländsk betalkurs. Vid svensk valuta (visas blankt i valutakoden), kommer man inte åt kursen är 1. Vid utländsk faktura ange kurs enligt remissa från bank eller post.

Om man betalar utländska fakturor automatiskt (med fil) ändrar man till kurs enligt remissa innan man kör ut Betalningsfastställande/Dagbok.

Valbelopp & Kassabelopp

Här föreslås det totala beloppet på fakturan. Valutabeloppet ska vara samma som Kassabeloppet vid svensk valuta. Om det är en delbetalning, ändrar man det till verkligt betalt belopp både i valutabelopp och kassabelopp.

Vid utlandsbetalning anger man det verkligt betalda beloppet i Valbelopp och mot angiven kurs och lägger det framräknade beloppet i Kassabeloppet (SEK).

Bankavgift

På kassabeloppet får man själv räkna av bankavgiften från den ursprungliga fakturabeloppet ,men valbeloppet skall vara oförändrat,  kassabeloppet är det belopp som man får insatt på sitt bankkonto.

Betalningskod

Här föreslås samma betalningskod som har angivits på fakturan.

Klicka på F4 om ni vill se vilka betalningssätt/koder som kan användas.

P                Plusgiro

B                Bankgiro

C                Checkräkning

M                Manuell betalning = Kassa

D                Betalningsraden påverkar enbart reskontran, inget blir bokat i bokföringen. Används för att manuellt kvitta två fakturor med samma belopp mot varandra.

K                Kontering – Bortbokning hel eller del av faktura. Verifikationsregistreringen öppnas och ni kan kontera betalning som önskat.

Kontering med bokföringsrader betalningssätt=K

Man får automatiskt upp Leverantörsskulders konto utlagt som betalning, med samma belopp som man angivit på betalningsraden. Den raden kan inte ändras. På bokföringsraderna kan man sedan manuellt boka bort moms, kostnad eller eventuell nedskrivning av fakturan.

Manuell kontering

För att kunna registrera ett verifikat måste det vara försett med konteringsuppgifter för redovisningen. Varje konteringsrad ska ha uppgift om kontonumret, i förekommande fall resultatenhet, projekt och för PP7 även kontodel 4-6.

För varje konteringsrad som registreras beräknas summan av registrerade radbelopp (verifikationstotal). Summan måste vara noll (0.00), för att verifikationen ska kunna avslutas och sparas.

Redovisningen kommer inte att uppdateras med de nya verifikaten förrän en Betalningsfastställande körts ut. Vill man se verifikatet med registreringarna, innan uppdatering sker, ser man dem i Kontrollistan. Därefter kan ändringar göras i registrering av verifikation innan fastställande skrivs ut.