För att attestera leverantörsfakturor i PP7 finns det två sätt att sätta upp attestkedjor.
- Vi följer organisationsstrukturen som är uppsatt
- Varje projekt anger en egen attestkedja
För båda alternativen måste vi ställa några saker i Grundparametrarna.
Inställningar
I PP7 Registervård hittar ni inställningar för attest av leverantörsfaktura under Grundparametrar -> Levreskontra -> Scanning/Attest.
OBS! Inställningarna här gäller för båda alternativen av attestkedja.
- Antal attestnivåer säger hur många steg varje faktura kan maximalt passera.
- Minsta antal attestnivåer säger hur många steg en faktura måste minst passera för att vara attesterad.
- Ansvarig för attester 1: Den person man kopplar här får alla fakturor som man kryssar i ’Ej signera’ på och inte specificerar att skicka till någon viss person. Denna person samt personen i
- Ansvarig för attester 2: har både om de loggar in som administratörer tillgång till en speciell vy under Dagligen/Leverantörsreskontra/Ändra kontering och attestant där man ser alla fakturor ute på attest och kan styra om dessa.
- Checkbox i Byta attestant betyder att de som attesterar kan välja ej signera och skicka till vem de vill
- Valfri attestant nivå 1 betyder att den första som attesterar en faktura inte behöver vara behörig.
- Ändra kontering utan attest betyder att man får byta konto och projekt även vid ej signera.
Attest enligt organisationsstruktur
Hur organisationsstrukturen är uppbyggd hos er är flexibelt, förutom att man har projekt och resultatenhet(er), detta finns alltid men nivåerna över styrs av parametrar. I modulen Registervård under Uppstart -> Organisation -> Parameter Organisation. I bilden här bredvid heter nivån över Resultatenhet ’Företaget’ och över den kan man ställa in ytterligare nivåer.
Fakturan går i första steget till projektledare och sedan vidare till ansvarig för den Resultatenhet som projektet ligger på. Att korrigera vem som är ansvarig där görs i modulen Registervård -> Uppstart -> Organisation -> Resultatenheter och i fältet ’ansvarig’. Det är även här man korrigerar vilken övernivå som resultatenheten hör hemma under.
Attest enligt attestkedja
Här kan man sätta upp en egen atteststruktur som inte följer organisationsstrukturen. När kedjan är skapad kan de kopplas till ett projekt i projektvyn, och fakturorna följer då den valda strukturen för just det projektet.
Skapa strukturen så här:
- Ange i fältet ’Attestsekvens’ ett unikt ID nr på kedjan. Ge sedan en beskrivning (tex vilka som är inblandade)
- På ’radnivå’ sedan ange nivå 1 för första 2 för andra etc. och i ’ProjeLed’ anger ni deras projektledar-id.
- Du kan ange en Notering om du vill
- Du kan också ange en beloppsgräns som denna projektledare får attestera. Om inget anges här så hämtas beloppet från inställningarna på Projektledaren.
Längst ned i bilden kan ni också ange granskare för specifika konton. Det innebär att fakturan kommer att gå till vald granskare som ett första steg om fakturan är registrerad på det kontot. Granskarens godkännande räknas inte med i atteststegen.
OBS! Inställning med granskare gäller enbart för nivå 1 i strukturen!