Leverantörsfaktura registreringen
Kundfakturering
Verifikationsregistreringen
Kategori: Leverantörsreskontra
I PP7 har länge en funktion kallad Ändra kontering och attestant före journal. Vi har döpt om denna funktion och lagt till massor med funktionalitet idag. Anledningen är att e-fakturahanteringen växer och blir mer och mer vanlig hos våra kunder. Vi vill därför se till att det blir enkelt för våra kunder att hantera inlästa fakturor.
När en faktura läses in i systemet så skapas automatiskt en eller flera attestrader av fakturan, tillsammans med leverantörsreskontra posten. I denna vy är det attestraderna ni ser och kan ändra. En faktura kan ha många attestrader. Ändrar ni på en attestrad så betyder det inte att reskontra-posten blir ändrad automatiskt. Detta kan ni läsa mer om nedan. Fakturor som visas i denna vy är alltså inte ännu Registrerade i systemet – dvs reskontran och attestraderna har en status som gör att de inte kan användas av systemet ännu.
I vyn ser ni era inregistrerade fakturor i listan i den övre delen. I nedre delen ser ni en PDF som visar hur fakturan ser ut, samt information om reskontraposten längst ned till vänster.
I toppen av vyn finns filter som ni kan använda för att filtrera fram enbart det som ni är intresserade av just nu. Här finns också knappen Fastställ, som gör att ni snabbt kan fastställa/registrera ert urval när ni känner er nöjda med konteringarna. Det finns möjlighet att markera en faktura så att den INTE fastställs förrän markeringen manuellt tas bort. Det gör ni genom att klicka på knappen Ändra längst ned i vyn.
Kontering & Attestant
För att ändra kontering eller attestant på en attestrad så ställer ni er på den rad där attestraden finns, går till kolumnen för konto, attestant eller annan kontering ni vill ändra på. Skriv sedan in det nya värdet, eller välj i urvalslistan (som ni kommer åt med F4 eller genom att klicka på förstoringsglaset i kolumnen).
När ni byter rad, eller klickar på spara-knappen i menyraden (eller använder F2), så sparas informationen ni ändrat till. Om ni gjort något fel på raden blir ni uppmärksammade på detta nu.
Ändra reskontraposten
I vissa ovanliga tillfällen kan inläsningen eller registreringen av fakturan bli fel, vilket gör att en justering är nödvändig. Genom att klicka på knappen Ändra (längst ned till vänster i vyn) så kan ni ändra på reskontraposten. Ni kan enkelt ändra på bokföringsdatum, förfallodatum, fakturadatum samt vilken leverantör fakturan hör till, enbart genom att ändra uppgifterna och klicka på OK.
Vill ni dessutom ändra på beloppet, momsen, valutan eller momstypen, så måste ni först klicka på knappen Ändra belopp vilket gör att rutorna för dessa uppgifter blir tillgängliga för ändring.
OBS! När ni byter belopp, moms, valuta eller momstyp så raderas alla nuvarande konteringsrader, samt alla nuvarande attestrader. Dessa ersätts med nya konteringsrader och en enda ny attestrad, som alla speglar dina ändringar.
PDF-bilder
Varje attestrad i listan visar en PDF-bild över hur fakturan faktiskt ser ut. Ibland kan PDF-bilden vara felaktig, eller behöva slås ihop med andra PDF-filer. Genom att klicka på knapparna Byt PDF (1) eller Slå ihop (2) kan ni åstadkomma detta. Ni får då välja vilka filer ni vill använda för att byta eller slå ihop med.
Inleverans
Om er faktura är kopplad till en inköpsorder kan ni välja att göra inleverans på materialet redan här. Genom att klicka längst ut till höger på raden, på de tre prickarna, så hittar ni menyposten Inleverans. En ny vy visas där ni kan sköta all leverans.
- Knappen Allt levererat markerar alla artikelrader som levererade och sätter status till Levererad på inköpsordern.
- Knappen Föreslå levererat förslår allt som levererat, men sätter inte status till Levererad.
- Fastställ knappen skapar en verifikation av din inleverans.
Justering
Om ni vill ta bort fakturan ur systemet helt så kan ni återigen använda er av knappen med tre prickar längst till höger på raden. Välj Ta bort och hela reskontraposten, attestrader samt PDF-bild raderas ur systemet.
Vill ni skicka tillbaka fakturan till vyn Registrering/Tolkning så väljer ni i stället menyposten Flytta till registrering. Fakturan tas då bort ur reskontran och attestrader tas bort. PDF-bilden flyttas till Registrering/Tolkning så att ni kan manuellt registrera in fakturan igen. Om en faktura med samma namn redan finns i Registrering/Tolkning så ändras namnet på den nya faktura så de inte krockar.
Fakturor som redan varit inregistrerade och flyttas tillbaka till Registrering/Tolkning kommer att ha ett överskrivet tidigare Vernr tryckt på fakturabilden efter omregistrering.
Kategorier
Utbetalningsförslag
Denna rutin kan köras gång på gång, tills man får ett betalningsförslag som man godkänner för utbetalning. Lämpligast kör man det så att det alltid är det sista som ska åberopas vid den Automatiska betalningen.
Använd aldrig ”*” om betalningsförslaget ska omfatta en definitiv betalning till Bankgiro eller Plusgiro.
Betalningsförslaget används för att se vilka fakturor som förfaller till betalning under det tidsintervall ni har angett och till vilka belopp.
Kreditfakturor tas inte med om det inte finns några debetfakturor på samma leverantör inom det datum som valts.
Vill ni spärra en faktura eller ett delbelopp så gör ni detta i tillfällig spärr eller definitiv spärr. Skillnaden är att tillfällig spärr släpps direkt efter det att en automatisk betalning har körts. Definitiv spärr måste ni själv gå in och ta bort.
Vad finns med på listan?
Utbetalningsförslagslistan visar utskriftsdatum, första utbetalningsdag, till och med sista betalningsdag/sista förfallodag, betalningsförslagsnummer, betalningssätt, leverantörsnummer och gironummer.
Listan visar även leverantör, definitivt verifikationsnummer (om annat än det preliminära), förfallodatum, utbetalningsdatum, valuta, betalningskurs, valutabelopp, belopp i svenska kronor, leverantörskategori, ansvarig, debet/kredit och leverantörens fakturanummer etc.
Totalbelopp, betalningssätt, betalningsdag och varje valuta visas, vilka valutabelopp samt beloppet i den egna valutan visas också på listan.
Ange första utbetalningsdag
Ange den dag som är Bank- eller Plusgirots första möjliga utbetalningsdag för automatisk utbetalning. Det är tidigast dagen efter att man har tagit ut utbetalningsförslaget och skickat betalningsfilen.
Fakturor med tidigare förfallodatum betalas på första utbetalningsdagen.
Tom förfallodatum
Förfallodatum föreslås till en vecka framåt i tiden, vilket är en vanlig betalningsperiod. Det kan ändras, även bakåt i tiden, om man har ont om pengar och vill göra endast en dags betalning.
Betalningssätt (B/P/C/M/U/*)
Välj betalningssätt, enligt nedan, som är de vanligaste förekommande. Endast ett betalningssätt kan ingå i den Automatiska utbetalningen via Bankgiro/Plusgiro.
Betalningsförslagsnr
Ange nummer, från och med samt till och med. Ska man köra ett helt nytt utbetalningsförslag anger man 0 – 99999999, så att man får nästa lediga nummer.
För återutskrift kan man anropa tidigare utskrift genom att ange betalningsförslagets nummer.
Verif
Om man vill begära ett begränsat intervall, så ange verifikationsnummer, from samt tom. Normalt är att man vill väljer alla, 0 – 999999.
Vill Ni ha nytt betalningsförslagsnr på alla
Föreslår ”J” (Ja), eftersom det normala är att man alltid vill ha ett nytt nummer.
Kategorier
Utbetalningsförslag på skärm
Denna rutin kan köras gång på gång, tills man får ett betalningsförslag som man godkänner för utbetalning. Lämpligast kör man det så att det alltid är det sista som ska åberopas vid den Automatiska betalningen.
Betalningsförslaget används för att se vilka fakturor som förfaller till betalning under det tidsintervall Ni har angett och till vilka belopp.
Kreditfakturor tas inte med om det inte finns några debetfakturor på samma leverantör inom det datum som valts.
Vill ni tempspärra en faktura så klickar ni i tempspärr, så är den spärrad tills den definitiva betalningen har körts. Spara genom F2 eller genom att gå ner till nästa rad.
Det går även att tempspärra alla och klicka bort tempspärr om det endast är några fakturor som skall släppas igenom.
Vad finns med på listan?
Utbetalningsförslagslistan visar utskriftsdatum, första utbetalningsdag, till och med sista betalningsdag/sista förfallodag, betalningsförslagsnummer, betalningssätt, leverantörsnummer och gironummer.
Listan visar även leverantör, definitivt verifikationsnummer (om annat än det preliminära), förfallodatum, utbetalningsdatum, valuta, betalningskurs, valutabelopp, belopp i svenska kronor, leverantörskategori, ansvarig, debet/kredit och leverantörens fakturanummer etc.
Totalbelopp, betalningssätt, betalningsdag och varje valuta visas, vilka valutabelopp samt beloppet i den egna valutan visas också på listan.
Ange första utbetalningsdag
Ange den dag som är Bank- eller Plusgirots första möjliga utbetalningsdag för automatisk utbetalning. Det är tidigast dagen efter att man har tagit ut utbetalningsförslaget och skickat betalningsfilen.
Fakturor med tidigare förfallodatum betalas på första utbetalningsdagen.
Tom förfallodatum
Förfallodatum föreslås till en vecka framåt i tiden, vilket är en vanlig betalningsperiod. Det kan ändras, även bakåt i tiden, om man har ont om pengar och vill göra endast en dags betalning.
Betalningssätt (B/P/C/M/U/*)
Välj betalningssätt, enligt nedan, som är de vanligaste förekommande. Endast ett betalningssätt kan ingå i den Automatiska utbetalningen via Bankgiro/Plusgiro.
Betalningsförslagsnr
Ange nummer, från och med samt till och med. Ska man köra ett helt nytt utbetalningsförslag anger man 0 – 99999999, så att man får nästa lediga nummer.
För återutskrift kan man anropa tidigare utskrift genom att ange betalningsförslagets nummer.
Verif
Om man vill begära ett begränsat intervall, så ange
verifikationsnummer, from samt tom.
Normalt är att man vill väljer alla, 0 – 999999.
Vill ni ha nytt betalningsförslagsnr på alla
Föreslår ”J” (Ja), eftersom det normala är att man alltid vill ha ett nytt nummer.
Ej med på utbetalningsförslag
Denna lista används för att se vilka betalningar som inte kommit med på utbetalningsförslaget.
Har ett avbrott skett i den automatiska utbetalningen kan detta backas genom att köra denna rutin. Fastställande får inte vara körd.
Viktigt är då att man har lagt samma datumintervall och betalningssätt, som på betalningen. Sista förfallodatum får inte vara lägre än första utbetalningsdag, är detta trots allt fallet så sätt första betalningsdag även till sista förfallodatum.
Ska betalningen backas så får inga andra betalda leverantörsfakturor finnas med samma betalningsdagar och betalningssätt som inte är betalningsfastställda körda.
Kategorier
Manuell utbetalning – Utland
I kolumnen:
Betaldatum – Fyll i när betalningen gjorts
Valuta – Välj den valuta som betalats på fakturan
Kurs – Får ni fram genom att dela SEK belopp med Valutabeloppet ex 9,000
Valbelopp och kassabelopp kommer att komma fram automatiskt när kursen skrivs och ni tabbar vidare till de båda kolumnerna. Även reskontrabeloppet fylls i automatiskt men bör kontrolleras så att det överensstämmer med det faktiska beloppet som är registrerat i reskontran.
Använd betkod U
Belopp är det ordinarie beloppet i svenska enkronor som registrerades när fakturan kom.
Differensen som uppkommer om det är någon hamnar på differens konto enligt parametrarna förinställt på 8430.
Om delbetalning görs av fakturan ligger resterande belopp kvar för betalning .
För att göra flera betalningar på samma verifikat måste belopp och betalkod vara det samma. Undantaget är K verifikat som alltid gör ett verifikat per betalning.
I Registervården finns parametrar för vilken valutakurs som ligger till grund för vad programmet hämtar sin information ifrån.
Valuta kurserna behöver uppdateras allt efter behov. (Om man har PP7Natt aktiverat så sker uppdatering av valutor i nattrutinen.)
Ni hittar det under Registervård / Underhåll – Valutor
Kategorier
Ändra/Spärra levfaktura
Efter att leverantörsfakturafastställande är körd så ändrar ni leverantörsfakturan genom att klicka på ändring av leverantörsfaktura. Här ändrar ni betalningsdatum, spärrar fakturan temporärt eller spärrar med belopp. Spärr med belopp måste öppnas manuellt medan temporär spärr öppnas automatiskt så fort definitiv betalning har körts. Vill ni ändra fakturan innan fastställande klicka i registrering eller definitiv registrering och hämta upp fakturan med hjälp av verifikationsnumret och ändra den.
Funktionen används för att ändra vissa uppgifter i leverantörsfakturor, såvida de inte är slutbetalda. För att ändra eller spärra en tidigare registrerad leverantörsfaktura, måste Ni fylla i verifnr/fakturanr.
Förfallodatum
Förfallodatum ändras här
Bocka i Ändring och ta upp fakturan det gäller
Ändra datum i ”Förfallodatum” tryck sedan på Spara
Spärr
Markera här om Ni vill spärra en faktura (hel eller delbelopp).
Spärrbelopp
Här föreslås fakturans totalbelopp.
Det går att ändra till ett delbelopp, till exempel ett belopp det
är tvist om. Det belopp som anges går inte till betalning,
medan resterande belopp betalas på förfallodag.
OBS! Beloppet är spärrat tills man manuellt går in i rutinen och tar bort spärr och belopp.
Betalningssätt
Vill man ändra betalningssätt gör man det här.
Gå med Tabb till OK.
Valuta t.o.m. Projekt
Valuta, Valutakurs, Valutabelopp, Belopp
Moms, Resultatenhet samt Projekt visas
men är inte ändringsbara.
För att attestera leverantörsfakturor i PP7 finns det två sätt att sätta upp attestkedjor.
- Vi följer organisationsstrukturen som är uppsatt
- Varje projekt anger en egen attestkedja
För båda alternativen måste vi ställa några saker i Grundparametrarna.
Inställningar
I PP7 Registervård hittar ni inställningar för attest av leverantörsfaktura under Grundparametrar -> Levreskontra -> Scanning/Attest.
OBS! Inställningarna här gäller för båda alternativen av attestkedja.
- Antal attestnivåer säger hur många steg varje faktura kan maximalt passera.
- Minsta antal attestnivåer säger hur många steg en faktura måste minst passera för att vara attesterad.
- Ansvarig för attester 1: Den person man kopplar här får alla fakturor som man kryssar i ’Ej signera’ på och inte specificerar att skicka till någon viss person. Denna person samt personen i
- Ansvarig för attester 2: har både om de loggar in som administratörer tillgång till en speciell vy under Dagligen/Leverantörsreskontra/Ändra kontering och attestant där man ser alla fakturor ute på attest och kan styra om dessa.
- Checkbox i Byta attestant betyder att de som attesterar kan välja ej signera och skicka till vem de vill
- Valfri attestant nivå 1 betyder att den första som attesterar en faktura inte behöver vara behörig.
- Ändra kontering utan attest betyder att man får byta konto och projekt även vid ej signera.
Attest enligt organisationsstruktur
Hur organisationsstrukturen är uppbyggd hos er är flexibelt, förutom att man har projekt och resultatenhet(er), detta finns alltid men nivåerna över styrs av parametrar. I modulen Registervård under Uppstart -> Organisation -> Parameter Organisation. I bilden här bredvid heter nivån över Resultatenhet ’Företaget’ och över den kan man ställa in ytterligare nivåer.
Fakturan går i första steget till projektledare och sedan vidare till ansvarig för den Resultatenhet som projektet ligger på. Att korrigera vem som är ansvarig där görs i modulen Registervård -> Uppstart -> Organisation -> Resultatenheter och i fältet ’ansvarig’. Det är även här man korrigerar vilken övernivå som resultatenheten hör hemma under.
Attest enligt attestkedja
Här kan man sätta upp en egen atteststruktur som inte följer organisationsstrukturen. När kedjan är skapad kan de kopplas till ett projekt i projektvyn, och fakturorna följer då den valda strukturen för just det projektet.
Skapa strukturen så här:
- Ange i fältet ’Attestsekvens’ ett unikt ID nr på kedjan. Ge sedan en beskrivning (tex vilka som är inblandade)
- På ’radnivå’ sedan ange nivå 1 för första 2 för andra etc. och i ’ProjeLed’ anger ni deras projektledar-id.
- Du kan ange en Notering om du vill
- Du kan också ange en beloppsgräns som denna projektledare får attestera. Om inget anges här så hämtas beloppet från inställningarna på Projektledaren.
Längst ned i bilden kan ni också ange granskare för specifika konton. Det innebär att fakturan kommer att gå till vald granskare som ett första steg om fakturan är registrerad på det kontot. Granskarens godkännande räknas inte med i atteststegen.
OBS! Inställning med granskare gäller enbart för nivå 1 i strukturen!
Kategorier
Leverantörsfakturaflödet
Fakturan kommer in i PP7
Leverantörsfaktura kan skannas in till PP7 manuellt eller via extern fakturaleverantör som PP7 har koppling till.
Under i stort sett hela flödet har du som har behörighet möjlighet att titta på fakturan i Leverantörsfakturafråga.
Vill du makulera fakturan kan du använda olika rutiner för när fakturan är i olika steg. Läs mer i länkarna nedan.
Inläsning från E-faktura leverantör
Olika e-fakturaleverantörer hanteras lite olika i PP7. Läs mer om detta under Integrationer och exporter.
Fakturor som t.ex. kommer via InExchange läses automatiskt in och hamnar i listan för fastställande.
Skanning
Inskanning skall ske till mapparna multi eller single under PP7s installation för databasen och kräver en multifunktionsskrivare. Skrivaren installeras och ställs in av er IT-/skrivarleverantör.
När fakturan är inskannad visas den i Registrering/Tolkning i PP7. Klicka på de olika filerna i listan i vyn och de visas som fakturabild i vyns högra del.
Drag & drop kan göras till rutan med filerna tex en e-faktura från mail. Om du arbetar i webbgränssnittet, så fungerar drag & drop också, men du måste först spara ned filer på din dator för att sedan dra in dem.
Fakturor kan tas bort genom att markera filnamnet och klicka på det röda krysset ovanför fakturabilden. (Se första bilden i nästa avsnitt)
Leverantörsfakturaregistrering
Val görs först av leverantör. Om du snabbt vill gå till leverantörsvyn för att titta på detaljer eller kanske skapa en ny leverantör, så klickar du på pilen till höger om leverantörsnamn.
Systemet föreslår, efter att du fyllt i fakturanumret, automatiskt, fakturadatum, förfallodag, moms och attestant.
Tolkning
Tolkning kan göras av en faktura genom att markera de olika fälten på fakturan. Förutsättning är att fakturan ser likadan ut varje gång och att in skanningen är rak och klar.
Klicka på redigera autoinläsning och markera i vilket fält som skall ritas ut, för att skapa en mall för den valda leverantörens faktura. När du har sparat en mall, kommer PP7 att automatiskt försöka hitta all information i fakturan och lägga ut det i bilden. Kontrollera att allt är ok, ändra om det behövs, och klicka sedan på OK eller Kontering/Attestant.
Kontering
Fördelning kan ske av fakturan genom att klicka på knappen Kontering/Attestant. I den nya bilden som visas kan du ange på befintlig rad vad du vill fördela. När du sparar raden skapas automatiskt kvarvarande belopp som en ny rad. Fördelning kan ske så mycket som önskas med fler rader. Hela beloppet måste vara fördelat för att kunna gå vidare till ordinarie vy. Periodisering kan också göras. Då måste du ange konto och period (start och slut) för hur fakturan skall fördelas. Bokning sker automatiskt av systemet vid fastställande.
Om du skriver fel på en rad, kan du lätt åtgärda felet genom att ställa dig på felaktig rad och ta bort den. Om det finns rader EFTER den felaktiga raden som tas bort, så tas även de raderna bort. Beloppet på raden ovan den borttagna återställs till det belopp den hade innan ändringen.
OBS! Det går inte att radera rader i version tidigare än Version 2019!
Har ni tidigare version än version 2019 kan ni åtgärda fel enligt följande:
Skulle det bli helt fel kan fakturan tas bort innan fastställande, läs in den igen alternativ gå in i kontering attest vyn och fördela korrekt. Det går även att gå in i verifikationsregistrering och justera.
Fastställande
Titta igenom listan av leverantörsfakturor som finns inscannade eller hämtade från e-fakturaleverantör. Journal skall köras av inregistrerade leverantörsfakturor och bokas då i redovisningen. Skulle det vara något fel med fakturan kan den makuleras.
När allt ser bra ut registrerar du fakturorna som sedan finns tillgängliga för vidare behandling.
Behandling av fakturor
Attest
När fakturan är färdig och fördelad om så önskat går den vidare för attest av projektledaren.
Ändring kan ske av fakturan innan den är attesterad i Ändring kontering/ attest. Där kan även attestant bytas.
Efter attest visas den nu som en kostnad för projektledaren i deras vyer.
Läs mer om attest av leverantörsfakturor här!
Slutregistrering
När fakturan är attesterad av projektledaren/projektledarna, även de kan fördela leverantörsfakturan och byta attestant, skall faktura efter registreras.
Gå in i samma meny som tidigare för fastställande bocka i slutregistrering och skapa journal.
OBS! Tänk på att eventuell omkonteringar som gjorts under attestgången, inte visas på leverantörsfakturan förrän EFTER slutregistrering av fakturan!
Nu kan betalning göras av leverantörsfakturan.
Betalning
Betalningsförslag på skärm visar upp alla fakturor som skall betalas inom vald period. Ange vilket betalsätt som skall användas.
Spärr kan sättas för detta betalförslag av specifik faktura och kommer då att komma med på nästa förslag om det infaller inom vald tidsperiod.
Skapa ett förslag och nr tilldelas och fil skapas.
Kom ihåg att se var filen sparas på er dator eller nätverket, så att den kan hämtas upp när inloggning skett manuellt mot er bank. Därifrån väljs filen för betalning.
OBS! När du skapar en ny betalfil med samma datum som en redan skapad fil, så flyttas till gamla filen till en Backup-mapp med filändelsen .cpy. Denna fil kan öppnas i en vanlig texteditor om så önskas.
OBS! Betalfiler kan enbart skapas för betalningar med förfallodatum max 43 dagar framåt i tiden!
Fastställande leverantörsutbetalning
Fastställandet görs först när betalningsunderlag erhållits från bank. Ange vald period och betalsätt samt kontrollera journalen att allt är med.
Skulle någon ytterligare följa med behöver ni hålla koll på när den betalningens underlag erhållits och stäm av att allt är korrekt.
Korrigering kan göras i manuell betalning leverantörsfaktura. Även negativ rad kan läggas in. Det innebär bortbokning av betalning. Viktigt att raderna är identiska så att bokföringen blir korrekt.
Utländsk betalning
Viktigt att tänka på vid u betalning är att på leverantören är uppsatt övrigt fliken med swift och IBAN uppgifter. Uppdatera valutor i Registervården.
Betalning görs manuellt för utlandsbetalning. Se menyn Leverantörsreskontra-Attest och betalning-manuell utbetalning lev. Faktura. Ange valuta, valuta kurs och belopp SEK.
Vid registrering uppskattas beloppet till angiven valutakurs och vid den faktiska betalningen anges verkligt belopp. Diffen bokas upp automatiskt av systemet och konto för diff måste finnas
Leverantörsfakturafråga
I den här rutinen får man detaljerad information om en enskild Leverantörsfaktura, såsom vilken Leverantör det är, fakturadatum, bokföringsdatum, förfallodatum, senaste betalningsdag, fakturabelopp, momsbelopp, valutakod (visar blankt om det är svensk valuta), valutakurs och valutabelopp.
Likaså visas status Är det en svensk faktura, så är valutabeloppet samma som fakturabeloppet och det betalda beloppet.
Här finns också knappen Åtgärd, där användare med behörighet Admin2 och över kan utföra följande:
Kategorier
Manuell utbetalning
Manuell utbetalning
Används då man inte har avtal med Bankgiro/Plusgiro, eller av annat skäl, vill betala eller boka bort en leverantörsfaktura.
Fakturan måste vara definitivt bokad eller efterregistrerad. Fakturafastställande måste vara utskriven för att man ska kunna göra en utbetalning.
Fakturan eller leverantören får INTE vara spärrad.
Om bankens eller postens utbetalningslista inte stämmer med ert eget betalningsförslag eller definitiva betalningslista (som Ni får när Ni kör automatisk betalning). Det kan till exempel vara fel gironummer, så kan Ni återkalla de betalningar som inte gick iväg genom att ta upp fakturan i manuell utbetalning och gå till betalningsrader där Ni ändrar betalningsraden eller tar bort den (shift F2), detta ska göras innan Ni kör en betalningsfastställande.
Har fastställande av betalningen redan körts och ni vill makulera betalningen vänd betalningen då genom att lägga till en rad med minus i alla betalningsbelopp.
Verifikationsnummer
Ange leverantörsfakturans verifikationsnummer.
Faktura
Sök upp eller ange leverantörens fakturanummer om du inte har angett verifikationsnumret.
Tidigare betalningar på fakturan visas.
Förfallodatum
Förfallodatum kan ändras.
Spärr för betalning
Har du spärrat fakturan för betalning kan du öppna den här. Alternativt kan du spärra den här. Trycker du enter för att godkänna ändringen så ändras spärrat belopp.
Spärrat belopp
Visas och kan ändras.
Betalningsrader
Betdat
Föreslår dagens datum, som kan ändras. Ska vara bankens eller postens betalningsdag och blir även bokföringsdatum för betalningen.
Valuta
Leverantörens valuta föreslås.
Kurs
Ange verklig utländsk betalkurs. Vid svensk valuta (visas blankt i valutakoden), kommer man inte åt kursen är 1. Vid utländsk faktura ange kurs enligt remissa från bank eller post.
Om man betalar utländska fakturor automatiskt (med fil) ändrar man till kurs enligt remissa innan man kör ut Betalningsfastställande/Dagbok.
Valbelopp & Kassabelopp
Här föreslås det totala beloppet på fakturan. Valutabeloppet ska vara samma som Kassabeloppet vid svensk valuta. Om det är en delbetalning, ändrar man det till verkligt betalt belopp både i valutabelopp och kassabelopp.
Vid utlandsbetalning anger man det verkligt betalda beloppet i Valbelopp och mot angiven kurs och lägger det framräknade beloppet i Kassabeloppet (SEK).
Bankavgift
På kassabeloppet får man själv räkna av bankavgiften från den ursprungliga fakturabeloppet ,men valbeloppet skall vara oförändrat, kassabeloppet är det belopp som man får insatt på sitt bankkonto.
Betalningskod
Här föreslås samma betalningskod som har angivits på fakturan.
Klicka på F4 om ni vill se vilka betalningssätt/koder som kan användas.
P – Plusgiro
B – Bankgiro
C – Checkräkning
M – Manuell betalning = Kassa
D – Betalningsraden påverkar enbart reskontran, inget blir bokat i bokföringen. Används för att manuellt kvitta två fakturor med samma belopp mot varandra.
K – Kontering – Bortbokning hel eller del av faktura. Verifikationsregistreringen öppnas och ni kan kontera betalning som önskat.
Kontering med bokföringsrader betalningssätt=K
Man får automatiskt upp Leverantörsskulders konto utlagt som betalning, med samma belopp som man angivit på betalningsraden. Den raden kan inte ändras. På bokföringsraderna kan man sedan manuellt boka bort moms, kostnad eller eventuell nedskrivning av fakturan.
Manuell kontering
För att kunna registrera ett verifikat måste det vara försett med konteringsuppgifter för redovisningen. Varje konteringsrad ska ha uppgift om kontonumret, i förekommande fall resultatenhet, projekt och för PP7 även kontodel 4-6.
För varje konteringsrad som registreras beräknas summan av registrerade radbelopp (verifikationstotal). Summan måste vara noll (0.00), för att verifikationen ska kunna avslutas och sparas.
Redovisningen kommer inte att uppdateras med de nya verifikaten förrän en Betalningsfastställande körts ut. Vill man se verifikatet med registreringarna, innan uppdatering sker, ser man dem i Kontrollistan. Därefter kan ändringar göras i registrering av verifikation innan fastställande skrivs ut.
Makulering levfaktura efter fastställande
Här kan man makulera en leverantörsfaktura, trots att den är uppdaterad med Fakturafastställande/Dagbok.
Makuleringen nollställer leverantörsfakturan och vänder bort den i redovisningen på samma verifikationsnummer.
Ange verifnr för borttag
Ange den Leverantörsfaktura–Verifikationsnummer som ska tas bort
Ange BokfDatum
Ange det bokföringsdatum då makuleringen sker i det gula fältet
