Kategorier
Grundfunktioner Grundläggande information

Rapporter i PP7

I PP7 finns många väldigt många rapporter som fyller sina syften. Ibland är det dock svårt att hitta rapporterna och att sortera ut de man vill arbeta med. Därför har vi nu gjort ett stort jobb med att slå samman alla rapporter och lagt dem i en sökbar, lättöverskådlig rapportöversikt.

Självklart har ni alla menyer kvar som tidigare, så att ni kan hitta tillbaka till era rapporter på samma sätt som tidigare. Men i stället för att öppna en separat rapportutskriftsvy för varje rapport, kommer ni nu till rapportöversikten med vald rapport redo. Vi har också möjlighet att skräddarsy rapporter i viss mån till er, och lägga in dem i rapportöversikten! 

Vi tror och hoppas att detta kommer att underlätta arbetet med era rapporter!

 

 

Rapportöversikten

Så här ser Rapportöversikten ut. Här har man klickat in sig direkt till översikten från Övrigt -> Rapportöversikt.

Det är också möjligt att komma hit genom att klicka på någon av de menyposter som finns under respektive menyflik. Då öppnas rätt rapport direkt.

Utskrift

Menyposterna ligger kvar som tidigare i PP7, men i stället för att öppna en egen urvalsvy, så öppnas Rapportöversikten, förvald med den rapport man klickat på. Man kan så klart också gå direkt till Rapportöversikten i Registervård om man har de behörigheterna.

Sätt filter, välj om rapporten ska skrivas som PDF eller som Excel-fil och klicka på skriv ut.

Rapporten visas på din skärm och du kan där välja att skriva den till skrivare eller spara ned den till din dator.

Om du valt att skriva rapporten till Excel så laddas Excel-filen hem till din dator så du kan öppna den eller bearbeta den på önskat sätt.

Kategorier
Grundläggande information Övrigt

Molntjänst

Vi kan nu erbjuda alla våra kunder en fullständig molnlösning för ert affärssystem! Fördelarna med en molnlösning är många.

Flexibilitet

Ni kommer åt ert affärssystem var som helst och när som helst! I dagens samhälle är det inte alltid säkert att man sitter på sitt kontor och utför sitt jobb. Man kan lika gärna sitta hemma, i sommarstugan eller kanske till och med utomlands. I vilket fall som helst så ska det vara enkelt att komma åt sitt affärssystem! Har du en dator och en internetuppkoppling så löser det sig med en molnlösning.

Uppdateringar

Vårt system utvecklas hela tiden. Vi vill att våra kunder ska få ta del av det allra bästa och senaste vi kan erbjuda. Därför ser vi till att uppdatera våra molnservrar först av alla. Varannan vecka genomför vi också service releaser på våra servrar, då vi uppdaterar med rättningar och stabilitetsförbättringar.

Drift

Det kan vara omständligt och dyrt att drifta sitt affärssystem på egna servrar. Det krävs trots allt en del kapacitet och kunskap för att drifta avancerade databasdrivna system. Genom att i stället använda vår molntjänst slipper ni det problemet och er IT kan i stället koncentrera sig på riktiga användar- och nätverksproblem.

Säkerhet

Servrar måste vara säkra mot intrång! Det kan vara krångligt att säkra upp sin miljö mot alla dagens säkerhetshot. Låt oss ta hand om detta, åtminstone när det gäller ert affärssystem! Våra servrar är utrustade med senaste tekniken för säkert, stabila backuprutiner, kontinuerlig övervakning och avancerade brandväggar.

Teknik

Hårdvara är dyrt. Hårdvara kan ställa till problem och dra ned er effektivitet. I vår molnmiljö ser vi till att alltid ha den senaste tekniken, och den bästa utrustningen för just vårt system! Blir det problem med tekniken, då är det vårt ansvar att lösa det, inte ert.

Miljö

Miljötänk är viktigare än någonsin i dag. Vår värld behöver tas hand om, bättre än vi gjort tidigare. Att dela resurser med andra, och se till att man bara utnyttjar just den energi man behöver är ett viktigt steg i vårt pågående miljöarbete. Genom att utnyttja vår molntjänst hjälper ni till på detta område även när det gäller ert affärssystem och er teknik!

Kategorier
Grundfunktioner Grundläggande information Övrigt

Händelser

Händelser kan skapas manuellt och automatiskt i PP7. En händelse kan skapas automatiskt på nästan vilket område som helst i systemet, men framförallt används de manuellt i Projekt, Uppdrag och Kundfråga.

Genom att arbeta med händelser kan ni skapa noteringar som är sökbara för andra i systemet. Ni kan också tagga varandra i händelsen vilket leder till att en notifikation går iväg till den som blivit taggad. Även länkar och e-postadresser hanteras i händelsen.

Skapa

För att skapa en ny händelse, gå till projekt-, uppdrags- eller kundfrågavyn. I översiktsflikarna i dessa vyer finns en panel för Händelser. Klicka sedan på knappen Ny händelse och fyll i en rubrik och en text och klicka på OK för att spara din händelse. Du kan också lägga till ett dokument via händelsen. I detta fall sparas dokumentet under Dokumentfliken på området, i den mapp du valt när du sparade din händelse.

Se 

Du kan se alla tidigare händelser direkt på översiktsfliken i Projekt, Uppdrag och Kundfråga. Det finns ett sökfält i händelsepanelen där du kan söka på rubrik och text för att lättare kunna hitta om det finns många händelser.
Bokstaven/Bokstäverna som står i cirkeln bredvid händelsen är initialerna på den som skapade händelsen.

Ta bort/Ändra

Du kan enbart ta bort händelser som du själv har lagt till. Andra händelser kan du enbart titta på. Du tar bort en händelse genom att klicka på  länken i händelsen med texten Ta bort.
 
Om händelsen är kopplad till ett meddelande så får du frågan om du vill ta bort meddelandet också eller inte.
 
Du kan ändra en händelse som du själv lagt till, genom att klicka på länken med texten Ändra.

Länkningar

Du kan skapa länkningar till flera olika saker i en Händelse:
  • skriv @ för att få upp en lista på övriga Ansvariga i systemet och på så sätt ”tagga” en eller flera personer. Blir man ”taggad” så får man en notis om detta via Meddelandefunktionen i PP7. Man kan också välja att få ett e-mail när man blir taggad genom sina Användarinställningar.
  • Skriver ni in en länk så blir den länken klickbar i händelsen, likaså e-mailadresser.
  • Ni kan länka andra områden i PP7 genom att skriva t ex U10003, där U står för Uppdrag och 10003 är uppdragsnumret ni vill länka till. Ni kan använda
    • P – projekt
    • U – uppdrag
    • K – kund
    • L – leverantör
    • KF – kundfaktura
    • LF – leverantörsfaktura
    • O – offert
    • T – offertprojekt
    • I – inköpsorder
    • F – förfrågan
    • A – ärende
    • UH – underhållsobjekt
    • V – verifikat
Kategorier
Grundläggande information

Systemdokumentation

Följande text beskriver hur PP7 är uppbyggt och hur det samverkar och kommunicerar med databaser och övriga delar av systemet.

Utvecklingsverktyg

PP7 är utvecklat i DataFlex, ett kraftfullt verktyg designat för snabb och effektiv utveckling av transaktionskrävande, databas-kopplade affärssystem.

PP7s webbaserade produkter är även de utvecklade i DataFlex (server-delen utgörs av DataFlex-klasser som skapar klienten via en Javascript-motor. Klienten utgörs av Javascript, XHTML /HTML (5), CSS (3) samt vissa delar i klassisk ASP.

Program

De program-filer (.exe) som PP7 levererar är kompilerade binära filer utifrån den källkod som skrivs i utvecklingsverktyg enligt ovan.

Programmen är Windows-program, och kan således enbart köras på datorer installerade med Windows OS.

PP7s huvudprogram signeras alltid innan leverans med kodsigneringscertifikat utställt mot PP7 Affärssystem AB. Certifikaten införskaffas via Comodo.

Runtime

Alla program från PP7 Affärssystem AB kräver installation av DataFlex Client Engine eller DataFlex Web Application Server. Vilken av produkterna som installeras beror på om PP7 ska användas i Windows-miljö enbart eller både Windows och webb.

Installation av DataFlex runtime görs alltid av behörig PP7-konsult.

Licenser

PP7 hanterar användarlicenser via en webbservice som automatiskt anropas vid upplägg eller ändring av användarantal och behörigheter i systemet. Detta kräver en fungerande internetuppkoppling.

Till runtime-installationen krävs licensnycklar som införskaffas av PP7 Affärsystem AB. DataFlex runtime använder ett program för räkning av licenser som heter VDFDaemon.exe. En process per instans startas av VDFDaemon.exe för att räkna licenser.

Databas

PP7 jobbar mot en SQL databas av typen Microsoft SQL Server (se nedan). För varje företag som läggs upp i PP7 skapas en ny databas i SQL Servern, och varje databas behöver en mapp under PP7s installation där databas-kritisk information sparas.

Rot-databas

PP7 har också en ”rot-databas”, som sparar inställningar för användare och de olika företag som finns upplagda. Denna ”rot-databas” är av typen ISAM (indexed sequential access method) och är därför känslig för vissa inställningar på server och klient. Det är därför viktigt att både servern (där PP7 finns installerad) samt klienterna har ”Opportunistic Locking” avaktiverat.

Microsoft SQL Server

PP7 kopplar sig mot Microsoft SQL Server genom en ”connectivity kit”. Se teknisk beskrivning nedan.

“A connectivity kit from Data Access is a software driver in the form of a single DLL that implements the recognized standard call level interface for sending SQL queries to an SQL DBMS and translating between the SQL data types and Dataflex data types in a way that is completely transparent to the application, i.e. it doesn’t “know” or “care” that it is not using the embedded Dataflex database.”

“The Microsoft SQL Server Connectivity Kit uses the Call Level Interface (CLI) to connect DataFlex programs to SQL Server. CLI is an Application Programming Interface (API) in which functions are provided for applications to process dynamic SQL statements. CLI enables DataFlex to connect to SQL Server databases, issue SQL statements and return data and status information without being compiled against a specific database.”

Drivern använder sig av tabell-definitioner i form av textfiler som sparas i en mapp under PP7s installation. I dessa filer sparas även den ”connection string” som visar vilken SQL Server-instans och databas denna tabell återfinns i. Textfilerna är namnsatta efter tabellens namn med en filändelse som är .INT. Filerna innehåller både DataFlex API information och MS SQL Server API information. Det är kritiskt att dessa filer förblir orörda.

Drivern kommunicerar med SQL Servern genom den port som är uppsatt för SQL Servern. Som standard kommunicerar SQL Servern via port 1433. Detta är den inställning som vi rekommenderar. Ändras den inställningen måste även porten i brandväggen öppnas. Se tekniska krav för mer info.
Systemet ansluter mot SQL Servern över TCP/IP och använder sig av standardmetoder för nätverkskommunikation i Windows och skiljer sig således inte från andra applikationer i det avseendet.

I PP7 Systemunderhåll kan inställningar för kopplingen till SQL Servern justeras. Dessa inställningar är enbart viktiga för delar av PP7 (framförallt rapporter). Det mest kritiska för en korrekt koppling mot databasen finns i ovan nämnda .INT-filer.

Databas-strukturen i PP7 utgörs av tabeller, kolumner och index med unika nycklar. Dessa index och unika nycklar skapas ”on the fly” i SQL Servern via drivern, och är således inte definierade direkt i SQL tabellerna.

Webbtjänster

PP7s webbtjänster går via en Web Application (WebApp) Server som driftar DataFlex-kod och kopplar den mot Windows Internet Information Services (IIS). WebApp kommunicerar via den port som är specificerad i IIS (standard port 80 för http, samt 443 för https). Detta innebär att om kunden vill köra PP7 Webbtjänster via https, är det kundens ansvar att införskaffa certifikat och göra korrekta inställningar i IIS.

Kommunikation mot databas är densamma som enligt ovan.

Inställningar för IIS som krävs av PP7 återfinns i PP7 Tekniska Krav.

Säkerhet

Systemets webbtjänster använder sig av en unik krypteringsnyckel för att säkerställa att känslig data som flyttas till och från klienten är krypterad (såsom filöverföring och försök till ändring av data av extern part på klienten). Vidare registreras enbart ett antal mappar på servern som tillåtna för filöverföring, vilket innebär att alla övriga mappar på servern är skyddade. Alla lösenord för användare sparas krypterade. Överföring av övrig data sker okrypterat.

Att kryptera hela databasen är inte optimalt, då kommunikation fördröjs, databasen växer och sökning i databasen försvåras. Vid hög säkerhetsrisk är det i stället önskvärt att sätta ett starkt lösenord på SQL-databasen, kommunicera via https och eventuellt använd SQL Server Encryption.

OBS! PP7 rekommenderar alltid att använda kommunikation via https-protokollet tillsammans med URL Rewrite och HTTP Response Headers!

Klienter

Alla klienter som ska ha åtkomst till PP7 på Windows måste genomgå en Klientinstallation. Denna installation lägger upp genvägar till PP7, Crystal Reports runtime, PP7PDF (pdf-skrivare) och registrerar ett antal ActiveX-komponenter på klienten. Alla program-filer och databaser ligger alltid på servern.

Loggning

PP7 loggar alla ohanterbara programfel i en logg-fil. Filen heter PP7UnhandledErrorLog.txt och sparas i respektive mapp för den databas felen gäller.

Övriga programfel kan eventuellt återfinnas i Windows Event Log.

PP7 har möjlighet att koppla på loggning av alla transaktioner på valda tabeller i databasen.

Rapporter

Rapporter i PP7 skapas och skrivs ut med hjälp av Crystal Reports XI. Vissa äldre rapporter skrivs ut som en textfil och visas upp med programmet Jarte. Fakturor skrivs ut till PDF-format.

Microsoft Office

Integration med Microsoft Word, Excel, Outlook och Project finns också i PP7 Windows, via COM Interop. I PP7 Web skapar vi Office-filer med hjälp av tredjepartsprodukter enligt Dependencies nedan.

Dependencies

Det finns ett antal filer som PP7 är beroende av, förutom ovan nämnda runtime och rapportmotor. Dessa filer kontrollerar saker som grafiska kontroller och mail. Många av dessa filer måste vara registrerade i Windows via kommandot regsvr32, eller som .NET-kompontenter, på alla klienter som ska kunna köra PP7. PP7 använder idag Side-by-Side registration, vilket gör att nedan filer inte behöver registreras. Alla filer som krävs återfinns i mappen Programs under PP7s installation.

  • Chilkat (för e-post och zip-hantering)
  • CodeJock (för grafiska kontroller i Windows-miljö)
  • GDPicture (för bild och PDF hantering)
  • GemBox (för hantering av MS Word-filer)
  • LibXL (för hantering av MS Excel-filer)
  • amCharts (för grafer på webben)
  • DHTMLX (för GANTT på webben)
Kategorier
Grunder Grundfunktioner Grundläggande information

Favoriter

Om det är något som du arbetar med ofta i PP7 och som du lätt vill komma åt, så kan du skapa en favorit av just den funktionen.

Favoriterna är användar-, företag- och roll-baserade, vilket innebär att en användare kan ha olika favoriter i olika företag, och för sina olika roller. När en menypost är tillagd som favorit så visas stjärnan i verktygsraden som gul, annars är den grå.

Lägg till

Genom att öppna den menypost du vill lägga till och sedan klicka på stjärnan i verktygsmenyn så lägger du till en ny favorit för din aktuellt inloggade roll och företag.

Öppna

Tillagda favoriter visas i menyrubriken Favoriter. Klicka på en favorit för att öppna den. 

Ta bort

Öppna den menypost du vill ta bort ur favoriter, och klicka på stjärnan i verktygsfältet (som nu är gul eftersom det är en favorit). Favoriten tas nu bort för din aktuellt inloggade roll och företag.

Specifika favoriter

Med specifika favoriter menas att man kan lägga till specifika Projekt, Uppdrag, Offertprojekt samt Offertuppdrag som favoriter.

För att göra det, öppna det projekt du vill lägga till och klicka på stjärnan i verktygspanelen. Du får då frågan om du vill lägga till vyn (projektbilden) eller just det projekt du har framme. Svara NEJ för att lägga till projektet.

För att ta bort favoriten, gör på samma sätt som för att ta bort en vanlig favorit.

Kategorier
Grundfunktioner Grundläggande information

Meddelanden

I PP7 kan ni skicka meddelanden till andra användare. Funktionen fungerar som en intern kommunikationskanal, där användare kan skicka till en annan användare, eller till hela företaget. Du hanterar dina meddelanden från den översta verktygsraden i programmet, vid kuvertet.

Skapa meddelande

Du kan skapa ett nytt meddelande på några olika sätt.

  1. Klicka på texten ”Nytt meddelande”  – du kan då skriva in ett snabbt meddelande och skicka till någon. Klicka på Mer… för att öppna det stora meddelandefönstret.
  2. Klicka på kuvertet för att öppna hela din Inkorg.
  3. I vissa områden av systemet kan du skicka direkt. Tex levfakturor för attest kan skickas på detta sätt.

För att skicka ett meddelandet till alla användare, klicka i ”Skicka till alla”. Du kan också skicka med hög prioritet, då läggs en etikett till i meddelandet med texten ”Hög prio”.

Hantera Inkorgen

I din Inkorg ser du alla din inkommande, skickade samt raderade meddelanden. Här kan du också läsa, svara och skapa nya meddelanden.

Klicka på ett meddelande för att läsa det i rutan längst ned på skärmen. Om du stannar på meddelandet i mer än 10 sekunder blir det markerat som läst. Du kan ändra den statusen genom att ta bort etiketten läst på meddelandet.

Tar du bort ett meddelande så hamnar det i Raderat. Tar du bort ett meddelande från Raderat så tas det bort helt och hållet och kan inte återställas.

 

 

Bifoga

Du kan bifoga både dokument och länkar till andra delar av PP7 i dina meddelanden. Till exempel kan du skicka med en länk till ett projekt eller ett speciellt dokument. 

För att länka till ett projekt eller dylikt, välj i meddelandet vilken typ (1) och vilket ID (2) du vill länka till. Länken visas som en etikett i meddelandet.

Vill du länka in ett dokument klickar du på bilagor (3) och väljer vilken eller vilka filer du vill bilägga. För att ta bort bilagda filer, klicka på knappen ”Lista” (4) och ta bort de bilagor du inte vill ha kvar. Även länkar för dokument visas som en etikett i meddelandet.

Inkommande

När du får ett meddelande så ser du det längst upp på skärmen som en röd cirkel vid kuvertet. Cirkeln visar hur många olästa meddelanden du har.

Du får också en notifikation i form av en Händelse i din Dashboard. Klickar du på händelsen kommer du till ditt meddelande. OBS! Tar du bort meddelandet så tas även din händelse bort! Tar du bort händelsen får du frågan om du även vill ta bort meddelandet.

Det finns också möjlighet att bli uppmärksammad på meddelanden genom att ett e-mail skickas till dig.

Kategorier
Grundfunktioner Grundläggande information

Etiketter

I PP7 kan du arbeta med etiketter (tag clouds). Det innebär att du kan skapa så många etiketter du vill för ett visst område i systemet (projekt, uppdrag etc). Dessa etiketter kan sedan sättas på olika projekt, uppdrag och annat. Den globala sökningen i PP7 kan sedan användas för att söka fram allting på en viss etikett.

Skapa etiketter

Din administrator kan skapa etiketter genom att gå till Registervård -> Systeminställningar -> Etiketter. 

  • Välj Typ (Projekt, Uppdrag etc)
  • Alla skapade etiketter för vald Typ visas
  • För att ändra en skapad etikett, klicka på den och ändra sedan innehållet
  • För att skapa ny, fyll i Namn och färg (välj i färgväljaren)
  • Klicka Spara

Du kan även lägga till ytterligare information

  • Beskrivning visas som en tooltip över etiketten 
  • Text färg sätter färgen på texten (default är vit)
  • Etiketten kan tas bort av användarna betyder att ett litet ’x’ visas på etiketten så användarna kan ta bort den.

Skriv in namnet på etiketten, välj en färg, beskrivning och om etiketten ska kunna tas bort av användarna.

Använda etiketter

För att använda etiketterna i systemet så väljer du helt enkelt bland de valbara etiketterna på t ex ett projekt (se bild). 

Du kan söka på etiketter i globala sökningen i PP7.

  • För att söka efter enbart allt med vald etikett, använd tecknet ’#’ framför etikettens namn, t ex #bra projekt. 
  • Om du i stället söker på ’bra projekt’, utan ’#’ framför, så kommer du få träffar i hela systemet 
Kategorier
Behörigheter Övrigt

Uppsättning användare

Gå till – Systemunderhåll/Inställningar – Användare

Användare som skall kunna logga in i PP7Pro

Fyll i id utifrån det system ni använder för de anställda. Ex två första bokstäverna i förnamnet och i efternamnet.

Skapa ett lösenord tillfälligt eller ett som den anställde ska ha. Om tillfälligt skapas och den anställda själv ska få välja lösenord bocka då i Byt lösenord nästa inloggning.

Fliken behörighet på företag måste företag som användaren skall komma åt att läggas in. Urval ses genom att klicka med musmarkören på Ftg>> rubriken.

Fliken Behörighet på resultatenhet om användaren endast skall kunna se och komma åt en viss resultatenhet läggs det in här.

Fliken info visar när inloggning skett senast

Användare som skall tidredovisa

Skall den anställda tidredovisas måste den läggas upp i Registervården.

Gå till – Registervård/Uppstart/Tidsredovisning – Anställd/Resurs

I urvalet kan personen hämtas om den redan är upplagd som användare i systemunderhåll annars måste personen läggas upp i denna vy.

Fliken adress– fyll i uppgifterna som efterfrågas och som är relevanta för er. Resultatenhet kan väljas på den anställda för att veta vilken som den ska tillhöra. Vilken typ av resurs och personalkategori som anställd ska ha. Bocka i om mobila uppdrag används  av projektledarna.

Fliken registerdata – faktiskt månadslön alternativt timlön läggs upp och ett kostpris kommer automatiskt räknas fram och användas på projekten och uppdragen vid tidsrapportering. I  registervården, grundparametrar, tidsredovisning kan en procentsats vara registrerad för soc påslag. Kostpriset kommer att räkna med detta påslag utifrån timlönen alt månadslönen per timme.

Fliken tidbank – tiden kan följas på den anställda omkategorierna används

Fliken dokument–  tillämpar ert företag dokumenthantering kan dokument läggas in här på den anställde ex betyg intyg etc

Fliken utbildning – om registrering önskas av utbildning den anställde har kan det läggas under denna flik.

Projektledare/Ansvarig

Gå till – Registervård/Parametrar – Projektledare/Ansvarig

Ange samma ID som i modulen systemunderhåll och för tidredovisning.

Här kan ni även ange beloppsbegränsning för attest av leverantörsfakturor.

Användarlista

Gå till – Systemunderhåll/Inställningar – Användarlista

Här kan ni filtrera på Aktiva, Inaktiva och Alla användare.

Utskrift till skrivare eller pdf är tillgängligt.

Dubbelklicka för mer information om specifik användare.

Kategorier
Behörigheter Övrigt

Spärra användare

Steg 1:

Öppna modulen – Systemunderhåll

Gå sedan till – Inställningar/Användare

  • Bocka i ”Användarid är spärrat”.

Steg 2:

Öppna modulen – Registervård

Gå sedan till Uppstart/Tidredovisning – Anställd/Resurs

  • Bocka i ”Slutat”.

Steg 3:

Gå till Registervård/Projektledare – Ansvarig, om det gäller en projektledare

  • Bocka även i här ”Slutat”.

Information :

Efter att man spärrat användaren så frigörs licensen och det kommer till återanvänding .

Kategorier
Grunder Grundläggande information

PP7 Kunskap

PP7 Kunskap är en ny funktion i PP7 Web som ger dig som användare en hjälp i ditt arbete med PP7. Här kan du få snabb hjälp genom att söka direkt i PP7s kunskapsdatabas, få förslag på hjälptext för närliggande områden, läsa senaste nytt från PP7 och hålla koll på din öppna supportärenden!

Sökning och Närliggande ämnen

När du öppnar PP7 Kunskap (genom att klicka på frågetecknet i övre högra hörnet) möts du av en sökruta med texten ”Vad kan vi hjälpa dig med?”. Här kan du söka efter vad som helst som hör till PP7. Svaren visas i en ny flik i din webbläsare.

Du kan också här se ”Närliggande ämnen”. Detta är en ”smart” funktion, som håller reda på vad du arbetar med i PP7 för tillfället, och ger förslag på hjälptext för områden som handlar om närliggande ämnen. Har du t ex projektvyn framme så får du se förslag om hjälptexter för projekt. Registrerar du kundbetalning så visas förslag för kundreskontran, och så vidare. Klicka på en rubrik för att öppna hjälptexten i en ny flik. 

Nyheter

Om du klickar in dig här så kan du se de senaste nyheterna från Vitec PP7 AB. Här kan du hålla koll för att se t ex vad som är nytt i versionen, om det är något speciellt som händer på PP7 eller om supportens öppettider har förändrats.

Min support

Under denna rubrik hittar du alla dina öppna supportärenden. Du kan klicka på ett ärende och se hela konversationen mellan dig och support. Du kan även skapa nya svar i tråden och bilägga filer.

Hantera support

Här kan du arbeta direkt med supporten på PP7.

Skapa ärende

Om du vill skapa ett nytt supportärende klickar du på menyn ”Skapa supportärende”. Du kan då lägga till en rubrik, en text och en bifogad fil. Ditt ärende syns sedan i listan över öppna supportärenden. Skicka gärna med de saker vi ber om i vyn över Skapa supportärende.

Supportinloggning

Här finns också knappen ”Aktivera supportinloggning”. Klickar du på den knappen så tillåter du under resten av dagen att PP7 Support kan logga in med ditt användarID, för att undersöka vad som kan vara fel om du har något problem.

Du kan när som helst klicka på knappen igen (när det står ”Stäng supportinloggning”), för att manuellt stänga av möjligheten för support att logga in.

Kategorier
Grundläggande information

Klientinstallation

Du måste vara administratör dvs ha full behörighet på klienten för att göra en klientinstallation.

Kontrollera att sökväg finns upplagd för PP7 Pro på den klient där installation skall göras.

  1. Kör PP7DFxxWS.exe från PP7Pro\Client katalogen för att göra klientinstallationen. Starta programmet som Administratör.
  2. När programmet startar, välj språk (Svenska eller Engelska)
  3. Välj ”Nästa” tre gånger, varpå installationen
    1. sätter upp genvägar till programmen på servern
    2. registrerar ett antal ActiveX-komponenter
    3. skriver ned sökvägar till huvudinstallation i RegEdit.
    4. Installerar teckensnitten
  4. Därefter kommer fyra andra installationsprogram starta, efter varandra. Kör alla och fortsätt inte med nästa förrän den pågående är färdig.
    1. DataFlex Runtime (kör igenom utan att ändra någonting)
    2. PP7PDF (acceptera föreslagen sökväg)
    3. CrystalReports Runtime (acceptera allt till installationen är färdig)
    4. SQL Native Client Installation (Svara Ja om drivrutinen inte finns eller Nej om drivrutinen finns redan)
  5. Nu ska allt vara färdigt och ni kan prova att logga in.

Om installationen inte fungerar som den ska, så kan du köra alla delar var för sig. 

  1. Kör DataFlexRuntime från PP7-installationens mapp DataFlex xx.x\DataFlexXX.X.Workstation.exe
  2. Kör PP7PDF från Client-mappen
  3. Kör CRXIRuntimePP7 från Client-mappen
  4. Installera teckensnitten PP7VeraMoBd och PP7VeraMono som finns i Client-mappen
  5. Kör sqlncli.msi (64-bit) eller sqlncli32.msi (32-bit)
  6. Skapa en genväg till PP7Pro
Kategorier
Grunder

PP7 behöver kunna skicka mail

PP7 behöver kunna skicka mail till användarna av PP7.

Dels skickar vi uppgifter från systemet till de olika användarna som gäller de olika projekten. Men det skickas också en logfil för nattrutiner och linkande som körs av programmet. Därför behöver PP7 ett konto som står som avsändare. Ofta använder man ”info@”-addressen. Men det går bra med ett konto som är dedikerat bara till detta. För att testa att det fungerar är det bra också om kontot kan ta emot e-post. (knappen efter lösenordet skickar ett mail från e-postadressen tillbaka till samma igen.)

Epostadressen anges i PP7 Registervård under ”Parametrar” -> ”Grundparametrar

För att sätta upp detta behövs således följande för det användarkontot som ska vara avsändare.

    • e-post
    • användarnamn
    • smtp server
    • port
    • lösenord

 

Kategorier
Grunder

Genomgång vid uppstartsmötet



Allt i PP7 handlar om Projekt eller dess underbegrepp uppdrag

Projekt eller uppdragsnummer ger vem som är projektledare, vilken resultatenhet något tillhör, vem som är kund, var jobbet görs, vilket pris som är överenskommet med kunden, vilken typ av jobb det är, vad kontaktpersonerna hos kunden heter, vilka dokument som är knutna till projektet, kalkyl, prognos och utfall på jobbet, underlag för likviditet mm.

 

I ett projektinriktat företag skall vi komma ihåg att det är projekten och dess uppdrag som företaget lever av och överlever på. 

 

Inför installationen av PP7

Inför ett första möte där vi bestämmer hur ni vill ha ert system uppsatt är det bra att ni funderar igenom följande frågor. I slutet av sidan finner du en checklista. Vi skräddarsyr PP7 till era behov utifrån denna checklista och även om mycket går att ändra i efterhand så blir det blir enklare för alla om följande saker är konfigurerat innan ni börjar använda systemet. Fundera därför igenom följande saker innan vi har vårt första uppstartsmöte.
Efter uppstartarsmötet är det viktigt att ni tittar igenom ”Checklistan efter installation”. Den innehåller uppgifter om vad ni behöver administrera för att PP7 ska fungera och som inte ingår i support.

Saker att fundera igenom innan uppstart

Organisationsstruktur

Resultatenhet/Kostnadsställe (KST)

Ett projekt tillhör alltid en resultatenhet för intäkter och kostnader skall hamna på samma ställe. Det är inte lyckat om en resenh får intäkterna och en annan kostnaderna.

Vilka olika resultatenheter/kostnadsställen skall finnas och kunna följas upp. En ansvarig skall finnas per resultatenhet. Den resultatenhetsansvarige är också den som ligger med i atteststrukturen om inte egen atteststruktur skall användas per projekt.

Fundera lite hur er organisation ser ut idag och hur ni vill att den skall se ut.

På varje nivå nedan i organisationen går det tex att ta ut resultatrapporter. Det är endast resultatenhet som finns i konteringssträngen. De andra nivåerna och begreppen läggs upp dynamiskt vilket gör att det är lätt att ändra organisationen

Projektstrukturen i PP7

Projektbegreppet används för alla större fasta och löpande jobb som även skall följas upp redovisningsmässigt. Ett projekt delas upp i olika Uppdrag. 

Läs mer om projektstruktur här.

Projekttyper (aktivitetsgrupper)

Vanliga projekttyper är:
Avtal, Anbud, Löpande, Frånvaro, Interna osv.

Aktiviteter läggs sedan in under de olika projekttyperna.

Det är möjligt att ställa in automatiska påslag på priser beroende på projekttyp. Fundera över om ni har sådana behov.

Projekttypen styr vilken typ av fakturering det är och hur resultatberäkningen skall ske.

Vilka projekttyper behöver ni?

Uppdrag (anbud, ÄTA, arbetsorder m.m.)

Uppdragsnivån är mycket viktig. Det är en underindelning på projektet som automatiskt länkar till projekt, resenh och resten av organisationsstrukturen. Det är också kopplingen till kund, arbetsställe, arbetsledare, projektledare, ledande montör och vilka det är som gör jobbet.

Det är också på uppdragsnivån vi jobbar på leverantörsfakturor, tidregistrerar och fakturerar.

Vilka uppdragstyper behöver ni?

Aktiviteter

Vilka aktiviteter behöver ni under varje projekt?

Beskriv aktiviteterna.
Exempel: Projektledning, Konstruktion, Material

Projektens kalkyl och prognos.

Hur skall kalkyl/prognos och utfall kunna jämföras? Hur gör ni kalkylen dag? På vilken nivå skall ni lägga er för att få tillräcklig kunskap för att kunna jämföra kalkyl/prognos med utfall?

Räcker kontonivå eller behöver ni etapp/aktivitets nivån för att kunna få tillräcklig bra kunskap för att i tid se om något håller på att gå fel med projektet.

Skall ni använda aktivitetsnivån så skall aktivitet anges vid registrering av tid.

Kontoplaner

Alla viktiga konton för projekt och uppdrags kostnader bör ligga i klass 4 undantag är tid, resor och traktamenten. Kontoplanen bör styras så projektnummer alltid skall anges för projektbundna kostnader.

Leverantörsfakturor

Meddela dina leverantörer i god tid att inget material eller annat får beställas eller hämtas ut om inte uppdragsnummer anges.

Genom att uppdragsnummer är obligatorisk så kommer fakturorna att kostnadsmässigt föras på rätt projekt och uppdrag från början. Rätt person attesterar och är det ett löpande jobb så kommer kostnaden direkt som fakturaunderlag till kundens pris.

Leverantör

På varje leverantör går det att sätta vanligaste kontona vilket underlättar att allt blir konterat rätt från början.

Vi behöver också veta hur leverantörsnumren ser ut. Ofta brukar man använda leverantörens organisationsnummer.

Atteststruktur

Atteststrukturen följer organisationsstrukturen om inget annat har angetts på projektet. Minsta antal attestnivåer i PP7 är 1. Ni bestämmer själva antal attestnivåer men vi brukar rekommendera 2.

Vilket högsta belopp skall administratörer och projektledare kunna attestera utan att det går vidare i atteststrukturen?

Arbetsorder

Vilka viktiga uppgifter behöver vara med för att den som gör jobbet skall ha alla väsentliga uppgifter till sin mobil eller serviceorder/arbetsorder?

Anställd och andra resurser

Viktiga saker att fundera över för att kunna planera effektivt:

  •  Skall kostnaden bygga på verkliga kostnaden för resursen eller skall ni ha en schablon?
  •  Vilka olika typer av resurser har vi? 

För att projekten ska belastas med rätt kostnad behöver ni fundera över:

  • Vilket socialt, semesterpåslag mm behöver ni lägga på den anställdes lön för att täcka in hans/hennes kostnader? 

Anställningsidentitet

Anställningsidentitet bör både vara inloggningsidentitet och projektledaridentitet. 

Ex 2 pos från förnamn och 2 pos från efternamn.

Tidsartiklar

Tidsartiklarna styr både löneart, kostnad (om inte per person är angett) och á-pris för artikeln. 

Vilka tidsartiklar skall du använda? 

Varje löneart skall ha en egen tidsartikel.

Lönearter

Vilka lönearter använder ni idag vid registrering i löneprogrammet. 

Layoter

Som standard byts loggan ut till er logga på olika externa dokument. Har ni något speciellt dokument som ni vet är olika de flesta andra företags ta fram exempel på detta. 

Externa layouter är: faktura, kravbrev, räntefaktura, orderbekräftelse, offert, avtal och inköpsorder. 

Har ni en arbetsorderlayout ta fram exempel på denna. 

Är det andra dokument som behövs redan vid start?

Dokumenttyper

I PP7 kan du på flera ställen lägga upp dokument. Vi behöver veta vilka olika typer ni kan komma att behöva.

Läs mer om dokument här.

Importera från tidigare system

Går det att ta fram SIE4 fil från gamla systemet så är det enklast vid start av PP7.
Finns projekttransaktioner med från gamla systemet eller skall ingående värden hämtas från excel eller registreras in?

Kund och leverantörsreskontran brukar få ligga kvar i gamla systemet under två månader. De fakturor som fortfarande är öppna i PP7 efter den tiden registreras in. Särskilt leverantörsskulders konto och kundfordringars konto används för transaktioner som ligger kvar i gamla systemet.

Inläsning via excel

Har ni gjort ordning kunder, projekt mm i form av excel filer finns det möjlighet att läsa in dessa.

Täckningsbidrag & Täckningsgrad är viktiga nyckeltal

Täckningsbidrag=TB

Intäkt minus Kostnad = Täckningsbidrag eller TB.

Täckningsgrad=TG

Täckningsbidrag dividerat med Intäkt dvs TB/Intäkt. Fundera på vilka olika TG ni behöver ha för olika typer av projekt. Detta används endast om kalkyl eller prognos saknas för projektet. TG skall täcka in företagets gemensamma kostnader och vinst.

Successiv vinstavräkning

TG används vid successiv vinstavräkning. Senaste prognos eller senaste godkända prognos är underlag för den successiva vinstavräkningen. Reservation kan göras så vinstavräkningen inte utnyttjas helt.

I PP7 gör vi en nettoberäkning dvs PP7 beräknar vi hela tiden skillnaden mellan resultatberäknad intäkt och verklig intäkt. 

Den upparbetade intäkten är resultatberäknad intäkt + verklig fakturerad intäkt.

Hur den successiva vinstavräkningen = resultatberäkningen skall göras styrs av respektive projekttyp. 

Successiv vinstavräkning gör att resultaträkningen hela tiden visar företagets resultat oberoende av när fakturering skett.

Viktigt att komma ihåg

Leverantörsfakturor

Försök få alla i organisationen att alltid ange uppdragsnummer eller inköpsordernummer på leverantörsfakturorna. Finns detta samt att leverantören är upplagd med vanligaste kontona så kan en E-faktura läsas in utan att någon behöver lägga handen på den innan attestgången. Det går att meddela leverantörerna att fakturorna kommer att skickas tillbaka om inte numret finns på fakturan.

Kundfakturor

Lägg upp alla kunduppdrag som löpande om inte ett fastpris (anbud) har lämnats. Då fångas allt och allt kan ändras innan fakturering. Du kan fakturera med prislistor, med rabatt eller påslag eller bara ange att du vill fakturera något utan artikelnummer eller annat.

Övrigt att veta om PP7

Verifikationsnummer

Verifikationsnummerserien består av två delar. Verifikationstyp som beskriver vilket delsystem som skapat verifikatet, samt ett löpande nummer.

T.ex.          T20000001 kommer från tidredovisning.
                  K20000001 har skapats i kundfakturering.

Identiteten är både Verifikationstyp och Nummer.

Verifikationstyp plus verifikationsnummer är unika begrepp i PP7.

OBS vid omkonteringar boka dessa på ursprungliga numret med ev nytt bokföringsdatum så är det lätt att hitta igen.

Bokföringsdatum (Bokfdag)

Bokföringsdatum styr i alla lägen vilken bokföringsperiod en transaktion bokförs.

PP7 är ett totalt periodiserat system i kundreskontra, leverantörsreskontra, projektredovisning och redovisning. Detta innebär att en rapport kan tas fram för en period t ex ett år bakåt i tiden och att rapporten visar saldot/resultatet som det såg ut för den begärda perioden.

Omvänd moms

För att den omvända momsen och lika momssatser skall bokföras rätt använder vi en särskild kontodel. Lösningen är gjord för att slippa ha olika konton för att hålla reda på vilken typ av moms som skall vara bundet till kontot.

Allt i PP7 handlar om Projekt eller dess underbegrepp uppdrag

Projekt eller uppdragsnummer ger vem som är projektledare, vilken resultatenhet något tillhör, vem som är kund, var jobbet görs, vilket pris som är överenskommet med kunden, vilken typ av jobb det är, vad kontaktpersonerna hos kunden heter, vilka dokument som är knutna till projektet, kalkyl, prognos och utfall på jobbet, underlag för likviditet mm.

I ett projektinriktat företag skall vi komma ihåg att det är projekten och dess uppdrag som företaget lever på och överlever på.  

Checklista

Vad Kom ihåg Notering/Beskrivning
Resultatenheter och organisations-struktur Hur vill ni att strukturen ska se ut?
Atteststruktur Hur många nivåer? Maxbelopp att få attestera för varje nivå.
Projekt kalkyl/prognos Kontonivå eller etapp/aktivitetsnivå?
Projekttyper Vilka projekttyper behöver ni? Finns det automatiska påslag som ska göras på en del projekttyper?
Aktiviteter Vilka aktiviteter finns? Beskriv aktiviteterna.
Resultatberäkning Vilka typer av projekt som skall resultat beräknas? Skall resultatberäkningen synas för projektledarna på projekten?
Projektnummer Hur vill ni att projektnumren ska se ut? Vi rekommenderar en fyrsiffrigt och att ni börjar med en ny nummer serie i PP7
Projektledare2 Skall det finnas? Vad ska den kallas?
Arbetsorder Information som måste finnas med.
Fakturering Ta med ett exempel på en faktura. Är det ngt speciellt hos er som rör fakturering?
Rot-/Rutavdrag Förekommer det?
Avtal Förekommer det?
Skall uppdrag stängas om löpande efter fakturering? Ja / nej
Arbetsorder layout Vilken logga ska vara på arbetsordern?
Orderbekräftelse layout Vilken logga ska vara på orderbekräftelsen?
Kundfaktura layout Vilken logga ska vara på kundfakturan?
Krav och Räntefakturor Vilken logga ska vara på krav och räntefakturor?
Har ni brutet räkenskapsår? I vilken månad börjar i så fall den första perioden?
Inmatning, konton, likviditetsrapport Vad ska PP7 läsa av?
Företagsuppgifter Gironr, orgnr mm
Orgnr obl på kund? Ja / nej
Externa artikelnummer Finns det? Skall priser läsas in?
Anställningsidentitet Hur ser anställningsnumret ut i ert lönessystem?
Anställda Hur räknas kostpris ut på ert företag?` Lön + sociala avgifter eller Kostpris per timme?
Tidkalender Hur ser den/de ut? Mer än en kalender? Timmar per vecka för var och en av dem behöver anges.
Lönesystem Vilket använder ni?
Lönearter Använder ni fler eller andra lönearter än det som är standard i ert lönesystem?
Internt artikelregister Visa oss ett exempel på ert interna artikelregister.
Faktura Visa oss ett exempel på hur ni vill att fakturan ska se ut.
Krävs organisationsnummer på leverantören? Ja / nej. (vanligen ja)
Leverantörsnummer Hur ser det ut?
Ansvarig för attest Vem ska kunna ändra attestant?
Dokumenttyper Vilka dokumenttyper vill ni kunna lägga upp?
Dokumentmallar Har ni mallar idag som ni vill fortsätta att använda vill vi ha kopior på den/dem.
Outlook integration Ska Outlook integreras behöver vi ha inställningar om detta från leverantören.
Kategorier
Grunder

Checklista IT-Miljö

IT-miljön där PP7 skall installeras och driftas skall uppfylla dessa krav och förutsättningar, innan installation av PP7 kan påbörjas!

PP7 Pro

  • MS SQL Native Client måste finnas installerad på ALLA klienter – tänk på att även en Terminal Server är en klient.
  • Portar för kommunikation med MS SQL Server måste vara öppna i nätverket.
  • Användargrupper för PP7 måste finnas och meddelas till PP7 Affärssystem AB innan installation för behörigheter i SQL Server och i PP7-området i nätverket.
  • Felfri test av ODBC-kommunikation mellan klient och SQL Server skall vara utförd.

PP7 Web & Mobile

  • IIS måste finnas installerad på servern som skall drifta PP7 Web & Mobile.
    • Installerad IIS
    • IIS ASP Classic
    • IIS 6 Metabase Compatibility
    • Enable 32-bit Applications
    • ISAPI and CGI Restrictions
    • URL Rewrite module
    • Port 80 open
    • Non-interactive desktop heap size (recommended setting 3072KiB)
  • Ett användarkonto som är Local Admin på Web-servern måste vara uppsatt och meddelad till PP7 Affärssystem AB.
  • Vid https skall certifikat vara inköpt, domän bestämd och meddelad till PP7 Affärssystem AB.

För DMZ installation gäller även följande

  • Port 8000 skall öppnas mellan DMZ-server och LAN-server
    • Felfri Telnet-test på port 8000 skall vara utförd
  • Microsoft FTP måste installeras på DMZ-server
    • Physical Path sätts till C:\
      (om det är på C:\ som PP7 Web & Mobile skall installeras)
    • Anonymous Authentication Disabled, Basic Authentication Enabled
    • Allow Access to All users (eller om enbart en user, ange Ecosoft) – Read & Write Permissions
    • Port 20 och 21 måste öppnas mellan DMZ-server och LAN-server
    • Uppge för PP7 Affärssystem AB om det är Passive eller Active mode
    • Felfri test av FTP från LAN-server och DMZ-server skall vara utförd
  • Följande registry entry måste finnas på DMZ-servern med värdet ”124f80”
    HKLM\SYSTEM\CurrentControlSet\Services\Tcpip\Parameters\KeepAliveTime (OBS! Omstart krävs av server efter denna ändring!)
Kategorier
Grunder

Web Clear Cache

Efter en uppdatering av PP7Web kan det hända att cache-minnet måste rensas på enheten för att programmet ska fungera felfritt.

Det finns olika webbläsare som kan användas. Här visas hur man rensar cache i Google Chrome, Mozilla Firefox och Microsoft Edge.

OBS! Prova alltid Ctrl+F5 för att ladda om sidan innan du börjar med metoderna nedan!

Google Chrome

  1. Öppna Chrome på datorn.
  2. Klicka på Mer  i webbläsarens verktygsfält   Fler verktyg   Rensa webbinformation.
  3. Klicka på kryssrutorna Cookies och andra webbplatsdataoch Cachelagrade bilder och filer i rutan Rensa webbinformation.
  4. Välj hur mycket data som ska tas bort på menyn högst upp. Om du vill radera allt väljer du tidens början.
  5. Klicka på Rensa webbinformation.

Mozilla Firefox

  1. Klicka på Verktyg-menyn högst upp i Firefoxfönstret och välj Rensa ut tidigare historik…för att öppna fönstret Rensa ut tidigare historik.
  2. För Tidsintervall att ta bort, välj All historik.
  3. Klicka på knappen bredvid Detaljer.
  4. I listan under Detaljer, välj Cache och kontrollera att inga andra poster du vill behålla är markerade. 
  5. Klicka på Ta bort. Cachen kommer att rensas ut och fönstret Ta bort all historik stängs.
  6. Klicka på Verktyg-menyn högst upp i Firefoxfönstret och välj Rensa ut känslig data…för att öppna fönstret Rensa ut känslig data.
  7. Välj Cacheoch kontrollera att inga andra poster du vill behålla är markerade.
  8. Klicka på Rensa nu. Cachen kommer att rensas ut och fönstret Ta bort all historik stängs.

Microsoft Edge

  1. Om du vill visa webbhistoriken väljer du Hubben  Historik .
  2. Välj Radera all historik.
  3. Välj de data du vill ta bort från datorn. Klicka sedan på Radera.
  4. Om du använder Cortana och vill ta bort webbhistorik som lagras i molnet markerar du Ändra det som Microsoft Edge känner till om mig i molnetoch väljer sedan Rensa webbhistorik.
Kategorier
Grundfunktioner

Dashboard – projektledare

Dashboard för Projektledare är utformad för att en projektledare direkt vid inloggning ska få se viktig information om sitt ansvarsområde. 

Följande nyckeltal visas i Projektledare dashboard. 

Uppgifter

Här visas uppgifter som användaren bör se över, så som till exempel:

  • Antal leverantörsfakturor att attestera
  • Om det finns tid och reseräkning att attestera (beroende på inställningar så öppnas Tid för attest eller Tid för attest projektledare då man klickar på Det finns tid att attestera)
  • Hur mycket som ligger för fakturering
  • Om användaren har några ärenden eller att göra i sina listor
  • Hur många dokument som är utcheckade av användaren

     

Genom att klicka sig in på länkarna under Uppgifter (ovan bild) så får man mer information om respektive område och en bättre översikt.

Åldersanalys kundfordringar

Nyckeltalen visar obetalda kundfakturor, uppdelade på olika intervall baserat på förfallodatum. Klicka på de olika staplarna för att gå vidare till listan Kundreskontrafråga för vidare behandling. OBS! Dessa nyckeltal räknas om varje gång dashboard får fokus – värdena är alltså ”live”, till skillnad från övriga nyckeltal i denna dashboard. OBS! För projektledare visas enbart information för egna projekt!

Täckningsgrad per projekt

Nyckeltalen visar täckningsgrad per projekt. 

Den går igenom alla projekt som inte är frånvaro, interna eller avslutat – Sedan tittar den på kostnaden på projektet och utifrån det plockar ut de 8 med störst kostnad och visar upp i grafen (Det vill säga de 8 första projekten under projektledarens ansvar är det som visas.)

Detta gör så att projektledaren på ett enkelt sätt kan se hur projekten hen är ansvarig för går för tillfället. Klicka på en stapel för att komma direkt till det projektet för vidare analys. Man har däremot ingen möjlighet att själv bestämma vilka som ska visas upp.

Upparbetningsgrad per projekttyp

Denna graf visar upparbetningsgrad per projekttyp. De första 8 projekten under projektledarens ansvar visas, avslutade, interna och frånvaroprojekt undantagna. Upparbetningsgraden räknas ut med verklig kostnad / prognostiserad kostnad. Klicka på en stapel för att komma direkt till det projektet för vidare analys. Nyckeltalen räknas om i automatiserade nattkörningar.

Projekt med negativ likvid

Visar projekt under projektledarens ansvar som för närvarande har en negativ likvid. Klicka på ett projekt för att komma direkt till projektet.

 
Kategorier
Grundfunktioner

Dashboard – Admin

Dashboard för administratörer är utformad att passa användare som arbetar med framförallt företagets övergripande ekonomi, kundreskontra, leverantörsreskontra och redovisning. Direkt vid inloggning skall användaren hitta de viktigaste uppgifterna och nyckeltalen för sitt dagliga arbete.

Uppgifter

Uppgfiter för administratörer innefattar:

  • Kundfakturor att skriva ut (funktionaliteten här beror på inställningar i systemet)
  • projekt som bör avslutas
  • leverantörsfakturor som ligger för attest
  • tid och reseräkning för attest
  • rot-fakturor att begära utbetalning för
  • ärenden och att göra

Projektledare med negativa likvidsaldon

Grafen visar de projektledare som har negativa likvidsaldon på sina projekt. Klicka på en stapel för att komma till projektsammandrag för denna projektledare och kontrollera vilka projekt som går dåligt.

Antal leverantörsfakturor att attestera

Nycketalen visar antal leverantörsfakturor per användare som ligger för attest. Klicka på en användare för att komma till Attestfråga, där du kan se exakt vilka fakturor som ligger för attest på användaren. OBS! Dessa nyckeltal räknas om varje gång dashboard får fokus – värdena är alltså ”live”.

Åldersanalys kundfordringar

Nyckeltalen visar obetalda kundfakturor, uppdelade på olika intervall baserat på förfallodatum. Klicka på de olika staplarna för att gå vidare till listan Kundfakturor för vidare behandling. OBS! Dessa nyckeltal räknas om varje gång dashboard får fokus – värdena är alltså ”live”. 

 

Åldersanalys leverantörsskulder

Nyckeltalen visar obetalda leverantörsfakturor, uppdelade på olika intervall baserat på förfallodatum. Klicka på de olika staplarna för att gå vidare till listan Leverantörsfakturor för vidare behandling. OBS! Dessa nyckeltal räknas om varje gång dashboard får fokus – värdena är alltså ”live”.

 

Kategorier
Grundfunktioner

Dashboard- VD

Dashboard för Chefer är utformad för att avdelningschefer och högre direkt vid inloggning ska få se viktig information om sitt ansvarsområde. 

Följande nyckeltal visas i VD dashboard. 

Uppgifter

Här visas uppgifter som användaren bör se över, som

  • Antal leverantörsfakturor att attestera
  • Om det finns tid och reseräkning att attestera
  • Hur mycket som ligger för fakturering
  • Om användaren har några ärenden eller att göra i sina listor
  • Hur många dokument som är utcheckade av användaren

Omsättning i period

Nyckeltalen visar företagets totala omsättning, uppdelad per period. Sex månader bakåt i tiden visas, med start aktuell period. Grafen visar utfall, godkänd prognos, föregående års utfall samt budget (OBS! om Budget/Prognos-modulen ej används visas enbart utfall) för varje period.Omsättningen som visas speglar informationen man får ut i resultatrapporter. Nyckeltalen räknas om i automatiserade nattkörningar.  OBS! För avdelningschefer visas enbart information för egna resultatenheter!

Omsättning i år

Nyckeltalen visar företagets ackumulerade omsättning för innevarande kalenderårGrafen visar utfall, prognos och föregående års utfall (OBS! om Budget/Prognos-modulen ej används visas enbart utfall) för varje period.Vid nytt år blir grafen tom till dess att omsättning kommer in på det nya året. Nyckeltalen räknas om i automatiserade nattkörningar. OBS! För avdelningschefer visas enbart information för egna resultatenheter!
 

Trendomsättning 

 Nyckeltalen visar omsättning 23 månader bakåt i tiden med start aktuell period. Grafen visar utfall och godkänd prognos (OBS! om Budget/Prognos-modulen ej används visas enbart utfall) för varje period. Nyckeltalen räknas om i automatiserade nattkörningar. OBS! För avdelningschefer visas enbart information för egna resultatenheter!

Åldersanalys kundfordringar

Nyckeltalen visar obetalda kundfakturor, uppdelade på olika intervall baserat på förfallodatum. Klicka på de olika staplarna för att gå vidare till listan Kundfakturor för vidare behandling. OBS! Dessa nyckeltal räknas om varje gång dashboard får fokus – värdena är alltså ”live”, till skillnad från övriga nyckeltal i denna dashboard. OBS! För avdelningschefer visas enbart information för egna resultatenheter!

Täckningsgrad per projekttyp

Upparbetningsgrad per projekttyp

Återstående timmar per projektledare

 

 

Kategorier
Grundfunktioner

Så här lägger du till en ”Att göra”-post

För att lägga till en ”Att göra”-post kopplad till ett projekt, ett uppdrag eller ett offertuppdrag kan du göra så här:

  1. Välj det projekt eller uppdrag som di vill koppla din ”Att göra”-post till.
  2. Välj fliken ”Att göra”.
  3. Har du inte redan valt ett projekt eller uppdrag måste du göra det nu i filterdelen av sidan nedanför verktygsmenyn. Fyll i resultatenhet och projektnummer.
  4. Nu kan du börja fylla i din ”Att göra”-post i tabellen.
  5. För att den ska skapas är det minsta du måste fylla i utförande datum, beskrivning och ansvarig.
    • Du själv kommer vara förvald men du kan också välja att utse någon annan som ansvarig.
  6. Glöm inte att spara upp i verktygsmenyn.

Om det redan finns ”Att göra”-poster under ”Uppgifter” på din dashboard kan du lägga till poster som är helt frikopplade från projektstrukturen.

  1. Klicka på ”Du har * att göra” för att komma till ”Att göra”-vyn.
  2. Klicka där sedan på ett av de befintliga ärendenumren i tabellen.
  3. Klicka på ”Rensa/Lägg till” i verktygsmenyn högre upp på sidan.
  4. Fyll i ditt ärende i det tomma formuläret.
    • Om du väljer att inte koppla din ”Att göra”-post här kommer din post inte vara länkad till projektstrukturen.
  5. Glöm inte att spara, genom att trycka på ”spara”-knappen i  verktygsmenyn.
Kategorier
Grundfunktioner

Verktygsfältet

Verktygsfältet

I verktygsfältet kan Ni med hjälp av musen, även kallad pekdon, lägga till och radera information, markera utskrift av den information Ni arbetar med mm.

  1. Dashboard” – första sidan
  2. Första”, ”föregående”,” sök exaktnästa” eller ”sista” post.
  3. Urvalslista
  4. Rensa/Lägg till
    Rensar all data i vyn och ger möjlighet att registrera ny post.
  1. Rensa allt” Rensar all data i vyn och ger möjlighet att registrera ny post.
  2. Spara
  3. Radera
  4. Rollbeskrivning, samt möjlighet att byta rollvy och företag, om det finns flera valmöjligheter.

Önskar Ni arbeta med tangentbordet använder Ni istället funktionstangenterna.