Kategori: Projekthantering

Kategorier
Övrigt Projekthantering

Samarbetspartner Portal

Kan användas för att ge tillgång till delar av systemet för en samarbetspartner

Följ nedanstående arbetsgång för att lägga upp din samarbetspartner som skall ha tillgång till information för projekt och uppdrag.

1.    Börja med att lägga upp din samarbetspartner som projektledare i registervården.

 

2.    Lägg upp din samarbetspartner som användare i systemunderhåll med roll Samarbetspartner.

 

3.    Markera vilka projektet din samarbetspartner skall ha åtkomst till.

Markera ”ReadOnly” om din samarbetspartner inte får uppdatera några uppgifter på projektet. Det är endast projektledaren som har tillgång till fliken projektåtkomst.

 

5.    Samarbetspartner loggar sedan in med sina uppgifter och kommer endast åt Partner Portalen.

Kategorier
Planering Planering och inköp Projekthantering

Projektplanering med Gantt

Genom att noggrant planera sina projekt över tiden så får ni bättre överblick över beläggningen över tid, samt hur er personal är inplanerad. Projektplanering utgör en viktig del i hur verksamheten sköts, och nu finns möjlighet att från PP7 göra denna planering.

Gantt – övergripande

Du hittar Gantt i menyn Projekthantering -> Planerin och Inköp -> Projektplanering Gantt

När du öppnar vyn visas som standard dina egna projekt. Om du har rättigheter att se andra projekt så kan du välja att ta bort filter och visa andra projekt än dina egna. 

Du kan lägga en mängd med filter för att enbart se exakt det du vill se för tillfället. De flesta filter är självförklarande, men några behöver kanske mer beskrivning:

  • Sök från: föreslår dagens datum och ser till att vi enbart ser planeringen för framtiden
  • Sök till: Fungerar som Sök från men med ett slutdatum
  • Stark datumavgränsning: gör att Gantt-vyn enbart visar datum mellan Sök från och Sök till.
  • Typ: Det finns möjlighet att se planering även för de Offerter som är aktiva i systemet
  • Mantimmar: ??
  • Dag – Månad samt Vecka – år: Detta filter gör att du kan visa Gantt-schemat med olika detaljnivå.
    • Dag – Månad visar de tre nivåerna Datum, Vecka samt Månad/År.
    • Vecka – år visar de tre nivåerna Veckonummer, Månad, År

Gantt – detaljer

I övre delen av Gantt-schemat ser ni tidsaxeln för varje projekt, med de underliggande uppdragen och aktiviteterna. Här ser ni hur projekten lever över tiden. Genom att klicka på Plustecknet till höger om Projektets namn så kan ni lägga till nya uppdrag. Klickar ni på pluset bredvid ett uppdrag kan ni lägga till en ny aktivitet.

Ni kan dra i staplarna i den högra delen av vyn för att ändra tidsplaneringen på Gantt.

I nedre delen av vyn ser ni planerad tid jämfört med utfallstid per dag. Det är alltså totalen av all tid för alla resurser. Till vänster om det ser ni summeringar baserat på planerad och utfallstid.

Resursplanering

Att planera sina resurser kan vara ett omständligt arbete. Vi har försökt underlätta detta arbete genom att koppla samman Gantt med resurserna, vilket gör att man lätt kan se resursernas planering över tid, och vilka jobb de är planerade på.

För att planera en resurs på ett uppdrag måste minst en Aktivitet finnas under uppdraget. Klicka på aktiviteten i Gantt-schemat i toppen av vyn. Då aktiveras en ruta med rubriken Aktivitetens planerade tidsåtgång. Där fyller du i antalet timmar du tror att arbetet på den aktiviteten tar totalt. Därefter börjar du fylla på med resurser från listan genom att klicka på Plus-tecknet bredvid en resurs. Vartefter du fyller på med resurser så räknas Inplanerad resurstid, samt Antal planerade resurser upp, så du lätt kan se när din totala planerade tidsåtgång är uppfylld.

En planerad resurs innebär att resursen är inplanerad under hela aktivitetens livslängd. Vi räknar alltså med en heltidsresurs här.

Du kan ta bort planerade resurser genom att klicka på soptunnan bredvid den planerade resursen. Då räknas så klart alla värden ned igen.

När du är färdig med din planering klickar du på knappen Fastställ. I det läget räknar vi ut planerad tid per dag per uppdrag, så att du kan få en uppföljning på det dagliga arbetet, ned på timnivå. Du kan så klart klicka på Öppna för att justera din planering igen.

 

Resursschema

Kategorier
Projekt Projekthantering

Projekttypning

I PP7 kan du välja att arbeta med projekttypning. Det innebär att ett projekt kan kopplas till en valfri typ som ni sätter upp själva i Grundparametrarna. Det finns två olika typningsgrupper som kan användas, och varje grupp kan ha hur många typningar som helst.

OBS! I detta dokument kommer vi att hänvisa till typningsgrupperna som Typ1 och Typ2, eftersom ni själva kan döpa dessa grupper till det ni själva vill i Grundparametrarna.

Skapa typningar

Din administrator kan skapa typningar genom att gå till Registervård -> Systeminställningar -> Projekt & Uppdrag -> Typ1/Typ2.

OBS! Dessa menyval syns bara om ni har namnsatt grupperna i Grundparametrarna!

  • Fyll i Typ ID som är ett löpnummer
  • Fyll i en benämning som ni tycker är lämplig
  • Fyll i en notering om ni vill

Använda typningar

För att använda typningarna på dina projekt så väljer du helt enkelt bland de valbara typerna på ett projekt (se bild). 

OBS! Om dessa rutor inte syns på projektet så betyder det att typningsgrupperna inte är namnsatta i Grundparametrarna!

När typningen ändras på ett projekt, så får du frågan om du vill spara en logg över ändringen, som sedan kan användas i en analysrapport, som du kan läsa om nedan.

Rapport

Det finns möjlighet att skriva ut en Excel-rapport över hur många dagar projektet har legat på de olika typningarna. Detta kan vara bra vid till exempel försäkringsärenden.

Öppna utskriftsvyn från Projekthantering -> Rapporter -> Analys projekttypning

Här får du välja vilken Typningsgrupp du vill arbeta med, vilken sortering du vill skriva ut rapporten med, samt ett antal filter.

Fyll i dina val och klicka på Skriv ut.

En Excel-rapport laddas hem till din dator, och du kan nu arbeta vidare med dina siffror. Nedan kan du se ett exempel på hur rapporten kan se ut, beroende på dina val.

Kategorier
Fakturering Projekthantering Uppdrag

Hämta upparbetat

För att snabbt kunna fakturera slutkund, så finns möjligheten i PP7 att ”hämta upparbetat”. Denna funktion innebär att med ett knapptryck kan ni skapa ett helt fakturaunderlag baserat på era arbetade timmar, fakturor från UE och inköpt material.

Fakturaunderlaget kan så klart ändras manuellt och nya rader kan läggas till.

Klicka på knappen ”Skapa fakturarader” nedan för Uppdragets orderrader. Då får du upp en översikt över vad som kommer över till fakturan. Här kan du välja att inte ta med vissa rader just nu, eller aldrig och på så sätt strukturera din fakturering. 

Du får även en fråga när du klickar på knappen om du vill hämta fakturatotalen eller fakturaraderna. Om du väljer att hämta fakturaraderna så får du inte något förslag på fakturatotaler och vice versa. Om det visar sig att fakturaader inte finns för en viss faktura, så föreslås i det läget totalen i stället.

Observera att överförda rader kan inte hämtas igen!
Om du inte vill fakturera alla överförda rader just nu kan du avmarkera rutan Fakturera på raden. Då skrivs inte den raden ut på fakturan till dess att du åter markerar Fakturera.

Vad hämtas?

Tidrapporter

Ni kan välja att hämta över enbart attesterad tid, eller all tid löpande. När ni hämtar tidrapporter så får ni över både registrerad tid, reseräkningar och utlägg under förutsättning att de är markerade för fakturering. 

Leverantörsfakturor

Liksom med tid kan ni här välja att enbart hämta över attesterade fakturor, eller alla fakturor löpande. Om fakturan är kopplad till ett inköp, så får ni inte över själva fakturabilden, utan i stället fakturaraderna (artiklarna), det kan ni läsa mer om nedan.

Inköp

Om ni gjort ett inköp via PP7 och får en leverantörsfaktura på materialet, så finns möjlighet att hämta över de raderna för vidarefakturering direkt. I detta fall så får ni inte över själva leverantörsfakturan, utan fakturaraderna. Ni kan välja att enbart hämta över rader som är markerade som slutlevererade (dsv där levererat antal är samma som beställt antal), eller alla rader oavsett leveransstatus.

Jobbar ni med e-faktura så hamnar allting rätt direkt. Finns fakturaraderna i e-fakturafilen, så räknas fakturan som ett inköp och ni kan hämta fakturaraderna till ett kundfakturaunderlag. Annars hämtas hela fakturan över till underlaget.

Hur justerar man vad som hämtas?

OBS! Det är viktigt att veta att det alltid är inställningarna på projektet som i sista hand styr vad som kommer över. Om Överför till fakt i listan nedan EJ är markerad så kommer inte sådant som är konterat mot aktivitet 10 (enligt nedan) att komma med som förslag till fakturering.

För anbudsjobb så får man frågan om man verkligen vill hämta över upparbetat. Om man svarar ja så hämtas allt som finns. Här kan man ställa in i Pris-fliken på projektet om man inte vill föra över rader som är kopplade till vissa aktiviteter (se ovan). Inställningarna i projektet går före eventuella andra inställningar på projekttypen.

På löpande jobb så hämtas alltid allting som ligger upparbetat. Om man trots det inte vill ha över rader som är kopplade till vissa aktiviteter så kan man ställa in det i prisfliken under projektet samt i projekttypen i Registervård. 
OBS! Både prisflik och projekttyp måste vara inställda på att inte föra över aktiviteten för att det ska slå igenom för löpande jobb! Om information fortfarande hämtas till uppdraget kan det bero på att systemet som en sista kontroll även tittar på konto-förslaget på leverantören, och aktiviteten det är kopplat till. Är den aktiviteten markerad för överföring till fakturering så kommer raden att skapas på uppdraget trots att man markerat den aktivitet fakturan är registrerad på att inte föras över!

Kategorier
Projekthantering

Kopiera projekt

Projekt, uppdrag, offerter och offertuppdrag kan alla kopieras med ett par enkla steg. Rutinen ger stora möjligheter för kopiering, och till att till exempel skapa mallprojekt som kan användas enbart för kopiering. Funktionen är tänkt att hjälpa er att skapa nya projekt snabbt, baserat på era tidigare erfarenheter.

Projekt/Offertprojekt

  • Du kan välja att vid kopieringen ändra typ på projektet till offert, och tvärt om för offerter.
  • Du kan välja att kopiera projektet till att ligga under samma resultatenhet eller välja en annan. 
  • Ange ett projektnummer själv eller låt systemet följa nummerserien.
  • Välj vilka delar av projektet du vill kopiera
    • Kalkyl/Prognos/Utfall (välj här om du vill att det ska sparas som det är, eller om utfall i stället skall läggas som kalkyl och prognos)
    • Priser
    • Dokument
    • Projektåtkomst
    • Alla uppdrag (ovan val gäller även för kopierade uppdrag)
      • Behåll numrering (detta innebär att suffixen på uppdragen är densamma men det nya projektnumret används)
      • Orderrader
      • Planering (inklusive resursplanering)
      • Använda nya projektets grunddata (för att se till att uppdragen får samma grunddata som projektet)

Uppdrag/Offertuppdrag

  • Du kan välja att vid kopieringen ändra typ på uppdraget till offert, och tvärt om för offerter.
  • Du kan välja att kopiera uppdraget till att ligga under samma projekt eller välja ett annat. 
  • Ange ett uppdragsnummer själv eller låt systemet följa nummerserien.
  • Välj vilka delar av uppdraget du vill kopiera
    • Kalkyl/Prognos/Utfall
    • Dokument
    • Orderrader
    • Planering (inklusive resursplanering)
Kategorier
Projekthantering

Budget/Prognos på projekt

OBS! Denna artikel gäller enbart om rutinen Budget/Prognos är aktiverad i er uppsättning.

När en prognosomgång startas i systemet (görs av PP7 ansvarig), så blir fliken Prognosfördelning på projektet aktiv. Här kan du nu fördela ut de resterande intäkterna och kostnaderna på ditt projekt, framåt i tiden, till projektets slutperiod.

Här nedan ser du hur det ser i projektbilden när en fördelning ska göras.

Även om texten nedan talar om Projekt, så finns möjligheten att arbeta på en ännu lägre nivå, Uppdragsnivå. Det väljer ni själva. Texten nedan gäller samma för både projekt och uppdrag.

  1. Detta är den prognos du har lagt på projektet just nu
  2. Här ser du det totala utfallet på projektet, från projektstart till prognosstart – OBS! Om du ställer muspekaren över denna ruta så visas en hjälptext med utfall för enbart aktuellt år!
  3. Skillnaden mellan din prognos och det totala utfallet.
  4. Hur mycket av det återstående värdet har du fördelat ut på kommande perioder?
  5. Om du inte har fördelat ut hela återstående beloppet så får du en diff som visas här. OBS! Prognosfördelningen kan ej godkännas om du har en diff!  
  6. Fördelat belopp för innevarande år.
  7. Fördelat belopp för kommande år, om det finns några. Placera muspekaren över detta fält för att se fördelningen per år, om resterande perioder spänner över många år.
  8. När du klickar här får du frågan om du vill fördela prognosen jämt över tiden (till projektslut) eller inte. Väljer du nej, så hämtas föregående fördelning (om någon finns) och du får manuellt justera eventuella diffar.
  9. Om fördelningen är korrekt, så finns inga diffar, och du kan godkänna prognosen. Finns diffar kan du ej godkänna!
  10. Om du har godkänt prognosen så kan du öppna den igen – under förutsättning att inte övernivåerna är godkända – då kan du inte längre öppna din prognos!
  11. Här ligger fördelningen per period, fram till projektet sista period. Du kan manuellt justera alla belopp och även lägga till perioder så länge de inte går förbi projektslut. 

FAQ

Kan jag justera projektets prognos?
Ja, den vanliga projektprognosen kan du ändra under hela prognosarbetets gång. Naturligtvis kommer en diff att uppstå i prognosfördelningsfliken som du måste justera manuellt. Men om projektet eller någon nivå över är godkänt, så kan du inte justera den diff som uppstår i prognosfördelningen. Om det bara är projektet som är godkänt så kan du öppna det igen för att justera diffen. 
Kan jag öppna ett avslutat projekt under prognosens gång?

Enbart personer med rätt behörighet kan öppna projekt under prognosens gång (se nedan). Det är inte rekommenderat att öppna ett avslutat projekt under prognosens gång.

Kan jag vill avsluta ett projekt under prognosens gång?

Enbart personer med rätt behörighet kan stänga projekt under prognosens gång (se nedan). Det är inte rekommenderat att avsluta ett projekt under prognosens gång.

Vem kan öppna/stänga projekt under prognosens gång?

Det finns en parameter i grundparametrarna där man styr vilken behörighet som får öppna/stänga projekt under prognosarbete.

Projektens prognosfördelning

Godkännande ej möjligt i prognosfördelning, vad göra?

Om prognosfördelningen uppvisar en differens, är det ej möjligt att godkänna projektet. Se till att differensen försvinner genom att justera fördelningen.

Projektstart/-slut behöver justeras under prognosens gång

Fördelning av ett projekts prognos baseras på projektets planerade livstid. Om denna livstid förändras under prognosens gång, måste projektet prognos vara öppen för att ny fördelning kan ske. Ändra start/slut och klicka på Uppdatera-knappen. Välj att:

  • Fördela jämt – prognosen sprids ut jämt över hela projektets livstid baserat på den nya förändringen
  • Kopiera föregående fördelning – fördelningen kopieras från föregående prognos och tillkommande perioder lämnas blanka vilket innebär en differens som måste manuellt justeras.
Ta bort fördelningsrader

Det är ej möjligt att ta bort fördelade rader i projektet. Justera projektets livstid och gör en ny fördelning för att få bort oönskade 

Kategorier
Projekt

Projektdata – fält

Beskrivning av fält:

ResEnh

Ange den resultatenhet som har ansvaret för projektet. Alla intäkter och kostnader på projektet kommer att bokföras på angiven resultatenhet.

Projekt

Ange ett valfritt projektnummer och ge projektet ett lämpligt namn i fältet till höger.

Projektnumret får inte innehålla bindestreck eller bokstäver.

Använder ni automatisk nummersättning så skall projektnumret hoppas över vid registrering av nytt projekt.

Projektnumret är unikt inom resultatenheten. D.v.s. det finns inte två projekt med samma projektnummer inom resultatenheten.

Projektledare

Ange ansvarig person för projektet. Projektledare måste finnas registrerad i rutinen Registervård – Projledare. Inloggad identitet föreslås.

Projektledare 2 som kan vara tex inköpare eller arbetsledare.

Projektledare 2 måste finnas registrerad i rutinen Registervård – Projledare.

Projekttyp

Ange den projekttyp som projektet ska ha. Var noga med att markera rätt projekttyp för att överföringar av kostnader till fakturering och resultatberäkningar skall bli rätt.

Projekttyperna bestämmer ni själv hur många ni vill ha, men alla måste markeras med valen anbud, avtal, löpande, internt eller frånvaro.

Om ni vill kunna föra över tidssedlar från tidredovisningen, inköpt material från inköp/lager eller upplupna kostnader automatiskt ska projektet ha en projekttyp som är definierad som löpande.

Om bokning sker på Uppdraget så skall det vara löpande.

Kundnr
Ange kundens kundnummer. Kunden skall finnas upplagd i Registervård – Kunder. Är projektet ett projekt som har Uppdrag under sig med olika kunder ange kundnr 1 här. Ett projekt knyts alltid till ett kundnummer. Kundnumret kan ändras vid faktura- registreringen.
Kundref.
Detta är ett informationsfält där man kan ange kundens referens (den som skall få fakturorna). Om olika kunder kan förekomma på projektet (många småjobb under en period) hoppa över detta fält. Detta är ett informationsfält där man kan ange kundens ordernummer som ärvs till uppdraget och skrivs därmed ut på fakturan.
Start
Ange projektets startperiod. Med period avses bokföringsperiod.
Slut
Ange projektets beräknade avslutsperiod. Med period avses bokföringsperiod. Används budget/prognos rutinen är detta ett obligatoriskt fält.
Årsavslut
Kryssas i om projektet ska nollställas varje år. Används t.ex. för bilprojekt där kostnaderna ska registreras per år men projektet ska fortsätta.
Antal Tillägg/Uppdrag som skapas automatiskt
Ange hur många Uppdrag som skall skapas vid projektupplägget.
Över/Sammanhållande projekt
Om man vill kunna ta ut ett projektsammandrag för en grupp av projekt, kan man knyta ihop projekten genom att lägga ett överprojektnummer på dessa. Ange då till exempel ”5” i detta fält för samtliga projekt som ska sammanlänkas.
Textruta
Text som skrivs in här följer med till alla Uppdrag under projektet och syns på fakturor. Lämpligt att använda vid anbudsprojekt men inte för service och löpande projekt.
Kategorier
Uppdrag

Uppdrag – Avtal

Avtalsfakturering används när det är givet på förhand vilka belopp som ska faktureras. I PP7 finns en särskild modul för detta som heter PP7Avtal.

Ska fakturering ske vid givna tidpunkter så sköts faktureringen automatiskt genom utskrift av avtalsfakturor.

Två typer av avtal kan skötas automatiskt.

  • Fakturering likadant belopp med viss periodicitet
  • Fakturering med olika belopp men med bestämt fakturadatum. Tidsbunden fakturering.

Vid prestationsbunden fakturering d.v.s. när fakturering endast kan ske när en viss prestation är färdig så ska du gå in på avtalet och göra det klart för fakturering.

Kategorier
Uppdrag

Uppdrag – Betal/Lyftplan

Anb/Löp på Uppdraget ska vara markerat med A som i anbud.

Procent inneh        Ange procentsatsen för innehållet belopp

Procent tills        Ange procentsatsen innehållet tills totalt innehållet uppnått procent av totala beloppet.

Lyftbelopp        Ange totala anbudsbeloppet

Fakturatyp = 1 = Accontofakturering

Lägg upp hela lyftplanen med Fakt=J på de lyft som ska faktureras vid första faktureringen och N på de det som inte ska faktureras denna gång.

Lägg upp alla lyftraderna/betalplanen med olika belopp. Exempel nedan.

Detta är efter två lyft är genomförda.

Kategorier
Uppdrag

Uppdrag – Kalkyl/Prognos/Utfall

Prognos som görs för uppdraget överrider prognos för Projekt. Så har du gjort en massa prognosarbete för projektet kommer den informationen att försvinna om du uppdaterar prognosen för ett uppdrag.

Här kan kalkyl, prognos göras för uppdraget. Utfall på respsektive kalkylgrupp, aktivitet eller konto visas också. Hur kalkyl och prognos ska göras anges i grundparameter.

Utfall

Klicka på en rad som har utfall för att se på detaljnivå vad utfallet består av. Utfallsvyn som öppnas visar varje transaktion som ingår, det kan vara tid, levfakturor, material etc. I den högra delen av vyn visas tillhörande fakturabild, tidrader eller materialuttag.

Klick på en rad tar en vidare till Fråga på tid, Fråga på verifikation, Leverantörsfakturafråga etc.

OBS! Om parameter är satt att projektledare ej får se kostpris, visas ej tidrader.

OBS! Om ni vill ange en positiv kostnad så måste värdet föregås med ett minus-tecken, då automatisk tecken-vändning sker. För att ändra tillbaka värdet till negativt, måste det först raderas och raden sparas, och sedan ange en ny kostnad!

Läs mer om Kalkyl, prognos och utfall under projekt.
Kategorier
Uppdrag

Så här lägger du till ett nytt uppdrag

  1. Ange ett namn på uppdraget du vill skapa. Ett uppdragsnummer genereras automatisk när du har sparat.
  2. Du måste ange samma ResEnh som projektet ligger i.
  3. Sedan väljer du vilket Projekt uppdraget ska läggas till i.
  4. Välj sedan en Kund som betalar för uppdraget.

Dessa fyra uppgifter är obligatoriska för att skapa ett uppdrag. Fyll gärna på med fler nödvändiga uppgifter efter behov för att få en bättre översikt över uppdraget.

 

Kategorier
Projekt

Så här skapar du ett nytt projekt

Så här skapar du ett nytt projekt

  1. Gå till tabben, Projektdata.
  2. Välj vilken ResEnh projektet ska tillhöra.
  3. Välj ansvarig Projektledare för projektet, som standard kommer ansvarig att vara du som är inloggad.
  4. Ett Projektnummer genereras automatiskt när du har sparat alla uppgifter. Se till att även namnge projektet i rutan bredvid projektnumret.
  5. Välj sedan vilken typ av projekt i Anbud/Löpande, där finns det typer som Anbud, Löpande, Frånvaro, Interna projekt och Avtal. 
  6. Välj den kund som har beställt projektet.

Nu har du alla obligatoriska uppgifter för att kunna skapa ett projekt, men det underlättar för dig och alla andra om du kan fylla i fler uppgifter än så. T.ex. Anbudssumma för hela projektet, Start- och sluttid för projektet och hur många uppdrag som kommer ingå i projektet.

Kategorier
Uppdrag

Uppdrag – Orderrader

Från orderrader till faktura

Vid registrering av Uppdraget

Här registreras det fasta priset om det är ett fast pris jobb eller det material som ni vet ska ingå i jobbet. I detta exempel har orderrader hämtats.

Hämta faktrader (hämta fakturarader)

Är det ett löpande jobb så kan du hämta utförd tid, använt material, leverantörsfakturor mm genom att klicka på knappen Skapa faktrader. Du får då ett förslag på vad som kan hämtas över, där du kan välja vad vill vill ta över just nu (eller aldrig).

  • Inköpsrader och Tidsrader med artikelnummer
  • Pris hämtas enligt kundens prislista
  • I första hand hämtas påslag enligt det som är angivet på projektet för kalkylgruppen.
  • Om inget finns angivet på projektet och Uppdraget är löpande hämtas påslaget enligt en viss projekttyp enligt grundparameter.
  • Om angiven projekttyp saknas i grundparametern och Uppdraget är löpande hämtas så hämtas verkliga kostnaden som fakturarad.

Leverantörsfaktura

Om du vidarefakturerar leverantörsfakturor, kan du titta på fakturan genom att klicka på menyn längst ut till höger på raden (högerklicka i Windows). Den inskannade eller inlästa leverantörsfakturan visas då.

Preliminär faktura

Klicka på knappen PrelFaktura för att visa hur fakturan kommer att se som en förhandsvisning. Du kan även här välja att skriva ut fakturan med alla leverantörsfakturor i hopslagna med fakturan. Eventuella bilagor från dokumentfliken bifogas också automatiskt.

Klar för fakt

När alla artikelrader är inmatade väljer ni ”Klar för fakt” om ordern är klar för att faktureras.

Konteringen visas om ni har angett i grundparameter att detta ska ske.

Har ni ändrat konteringen och öppnar fakturan så måste ändringen göras om.

Utskrift av faktura

Ni kan därefter klicka på ”Utskr av fakt” för att skriva ut fakturan. Fakturan skrivs i PDF format som både visas på skärm och skrivs till skrivare.

Ni kan välja att skriva ut samtliga fakturor senare med rutinen ”Utskrift av fakturor” där direktutskrift är möjligt. Detta ska ni även göra om ni vill att alla Uppdrag på samma projekt eller samma kund ska vara på en faktura (det ska även anges i sorteringsordning på projekt resp. kund) eller om fakturorna ska skrivas ut med ett annat fakturadatum.

Vill ni ändra fakturan ska ni först klicka på öppna fakturan. Därefter kan ni ändra fakturan, göra den klar för fakt och skriva ut den på nytt.

Vill ni ändra LAYOUT kan detta göras i PPDESIGN i modul registervård\order\fakturering.

Grundlayout heter PP7FAKT och den använder fältfil ”FAKR0001”. Vill ni ändra den ska den döpas om i spara som och grundparametrar/fakturering/allmänt ska ni lägga in ert nya namn på fakturalayouten.

När era fakturor är utskrivna och klara måste ni fastställa fakturorna via fastställande ”fastställande extern faktura”, så att Ni uppdaterar kundreskontran och redovisningen. Vid uppdatering skrivs en faktura och dagbok. Därefter kan ni inte ändra fakturan.

Om ni tagit upp fakturan på skärmen, och upptäcker då att något är galet, så väljer ni att inte skriva ut den, (notera fakturanumret) men i systemet anses den som utskriven. Så om ni vill ändra den så öppnar ni fakturan för ändring, gör era korrigeringar och gör den klar för fakturering och skriva ut den igen.

Beskrivning av fält:

Radnr

Radnr sätts automatiskt + 10 för varje radnummer. Detta görs för att kunna lägga rader mellan om så behövs.

Lista
  • E = Använda Externprislistan
  • I = Använda Internprislistan
  • X = Fakturera något ni saknar prislista för
  • T = Skriva in en Textmassa på fakturan
  • U = Skriva in en Textmassa på fakturan, ligger kvar och skrivs ut på alla fakturor med samma ordernr.
  • S = Summeringsrad (Total på angivna radintervall) underliggande rader skrivs inte ut.
  • R = Summeringsrad (Total på angivna radintervall) underliggande rader skrivs ut.
  • H = Hyra = Hyresartikel
  • Y = Påslag/Rabatt på angivet radintervall
  • W = Sammansatt artikel (strukturen läggs upp i prislistemodulen)
GM
  • G = Grund/inköpspris
  • M = Marknads/försäljningspris.

Detta föreslås enligt vad som finns inlagt på kunden och om detta saknas enligt grundparametern.

Pris

Pris innebär att rutinen frågar efter vilken prislista som ska användas.

Prislista 1-6 föreslås enligt vad som är sagt på projektet eller kunden. Finns inget angivet hämtas värdet från grundparametern.

Lager

På varje fakturarad kan anges om artikeln har hämtats från lager, genom att ange lagerplats – detta ger en bokning av internkostnad mellan lager och projekt

Aktiv

Aktivitet kan anges

Rot

Om rotavdrag skall användas för denna rad bocka i fältet.

Artnr

Ange ett artikelnummer eller använd POPUp (F4) så ser ni vilka val ni har.

Har ni angett extern/Intern/summeringsartikel ser ni vilka val ni har.

Benämning

Benämning från artikeln och föreslås men ni kan ändra detta.

 
Antal

Ange antal som ska faktureras.

Apris

Apris hämtas från artikeln enligt prioritetsordning priser (se kapitel priser prioritet kundpris). Kan ändras.

Rabatt

Rabatt hämtas om det är en artikel enligt prioritetsordning rabatter (se kapitel priser prioritet rabatter). Kan ändras.

Momskod

Momskod föreslås. Vill ni inte ha moms på en externkund kryssa i momsbefriad på kunden (flik priser i kunduppdatering). Vill ni i övrigt inte ha moms på en speciell fakturarad välj momskod 6 eller 7 (d.v.s. en momskod enligt grundparameter utan momssats).

Belopp

Radbeloppet visas först när raden sparas.

Fakt

Normalt föreslås ”J” d.v.s. att raden ska faktureras vill du att raden inte ska faktureras med en gång men ändå vill du lägga in de olika delarna i betalplanen ange ”N”. När du sedan ska fakturera raden så ändra ”N” till ”J”:

Faktdat

Om avtal med bestämt fakturadatum anges detta

Betdat

Om avtal med bestämt betalningsdatum anges detta

Enhet

Ange ev enhet

Kategorier
Uppdrag

Uppdrag – Arbetsorder

Så här

  1.  

Arbetsordern innehåller den information som behövs för den eller de som ska utföra jobbet. Rubriker och vilka fält som ska vara med är helt parameterstyrt och kan alltså se lite olika ut beroende på vad man har satt upp för inställningar för just ditt företag.

Informationen som skrivs in här är också den som används till mobil arbetsorder.

Utf.datum och tid
Ange det datum och tid då arbetet skall utföras. Visas i mobil arbetsorder.
Ansvarig
Ange ansvarig resurs för arbetsordern. Som default sätts inloggad användare vid skapande av arbetsordern, om fältet lämnas blankt. Detta fält styr arbetsordern till rätt mobil användare. Ska flera personer arbeta på samma jobb, krävs att man jobbar med Planering.
Aktivitet
Ange vilken aktivitet arbetet skall utföras mot, för uppföljning. Visas i mobil arbetsorder.
Arbetstyp
Ange vilken typ av jobb Uppdraget gäller.
Startdatum/Slutdatum
Ange ett datumintervall för arbetet. Dessa fält fylls i från mobil arbetsorder när jobbet blir återrapporterat.
Valfria fält
Tio valfria fält med information om t ex adresser och kontaktpersoner kan sättas upp grundparametrarna och visas här. För mobil arbetsorder är vissa fält krävande, se mer information i hjälp för registervård.
Meddelande
Här kan Ni skriva ett meddelande som inte syns på fakturan. Texten visas i mobil arbetsorder.
Notering

Här visas en notering som återrapporteras från mobil arbetsorder. Fältet kan användas för övrig intern notering också.

Layout

Här väljer Ni vilken layout Ni vill ha på Utskriften om den skiljer sig från standard. Er egen layout skapar Ni i PPDesign

Genvägar

Genvägar direkt till planering och underhållslogg finns i denna flik, om funktionerna är aktiva i PP7.

Utskrift

Möjlighet finns att skriva ut en arbetsorder direkt på skärmen i PDF format, eller skicka utskriften direkt till stadardskrivaren.

Skype

Det finns även möjlighet att skicka information till användare via Skype SMS. För detta krävs att ni har ett Skype-konto med kredit och Skype installerat på den dator ni jobbar på.

Utseendet på arbetsordern kan ändras i powerpoint och PPDesign.

Kategorier
Uppdrag

Uppdrag – Strö/Arbetsställe/Rot

Strökund

Innehåller uppgifter om kunden. Strökund kan även registreras i denna flik. Vill Ni registrera en strökund blanka kundnummer och kundnamnet på första sidan.

Arbetsställe

Här kan du ange ett arbetställe. Om du fyller i fältet med SKV-nummer kan Personalliggare användas för att hålla koll på vilken personal som befinner sig på en arbetsplats.

Rotavdrag

Här kan du fylla i uppgifter som behövs om det är en privat kund och denne vill göra rotavdrag. PP7 kan hantera två personnummer per arbetsställe i dagsläget.

Kategorier
Projekt

Projekt – avslut

Avlut av projekt

BEHÖRIGHET! Möjlighet finns att begränsa vilka behörigheter som får öppna avslutade projekt. Detta görs i grundparametrarna.  Om Budget/Prognos används gäller denna parameter även avslut av projekt.

När projektet är klart och alla fakturor, intäkter, och kostnader bokförda gör Ni ett definitivt avslut av projektet genom att i projektavslutsrutinen ange ett ”definitivt avslutsdatum”.

Ni kan även välj att preliminäravsluta era projekt. Om projektet har balanserats så kommer preliminärt och definitivt avslut att boka bort balanseringen. Efter att projekt är preliminärt eller definitivt avslutat sker ingen mer balansering. När projektet är definitiv avslutat kan inga mer bokningar ske på projektet.
OBS! Budget/Prognos är en tilläggsfunktion i PP7. Kontakta er PP7 återförsäljare för mer information!
Avslut

Ange om ni vill göra ett preliminärt eller definitivt avslut.

Vill ni backa från definitivt avslut till preliminärt så klicka i ”prelavslutat” och ange blankt i ”avslutsdatum”, klicka på ”avslut OK” eller ”Spara”.

Backning där projektet skall öppnas helt igen. Klicka i ”pågående” ange backningsdatum och klicka ”Backning OK”.

Prel slut

Ange preliminärt avslutsdatum. När projektet preliminäravslutas så kan intäkter och kostnader fortfarande bokas på projektet men eventuell balansering eller resultatberäkning vänds bort och det kommer inte att ske någon balansering efter preliminäravslutet.

PP7 kontrollerar att preliminärt avslutsdatum ej sker i stängd period.

Verkligt slut

Ange verkligt avslutsdatum. När projektet definitivavslutas så kan intäkter och kostnader inte längre bokas på projektet men eventuell balansering eller resultatberäkning vänds bort och det kommer inte att ske någon balansering efter avslutet.

PP7 kontrollerar att avslutsdatum inte är tidigare än senaste bokföringsdatum samt att avslut inte sker i stängd period.

Avslut OK
Vid avslut av projekt kommer alla Uppdrag att klarmarkeras och eventuella resultatberäkningar som successiv vinstavräkning att vändas tillbaka i nästa körning av resultatberäkningen. Alla uppdrag under projektet avslutas också.
Backning
Vid Backning av avslut, klicka i ”pågående” ange backningsdatum och tryck på knappen ”Backning OK”. Vid backning öppnas alla Uppdrag som automatiskt klarmarkerades i samband med avslut. PP7 kontrollerar att backningsdatum inte sker i stängd period.
Kategorier
Projekt

Projekt – projektåtkomst

Så här ger du en fler personer tillgång till projektet.

  1.  Klicka i den första tomma rutan i kolumnen ”ID” i tabellen.
  2. Välj en av projektledarna i listan och tryck ”OK”.
  3. Om du vill att användaren bara ska kunna se, men inte ändra i projektet kryssar du i rutan i kolumnen ”Read only”.

Här har ni möjlighet att ange användare som enbart är begränsade till sina egna projekt, dvs användare som inte är projektledare på ett projekt eller inte har behörighet att se andras projekt.

ID

Ange användarens ID som skall kunna se eller redigera projektet

Read only

Bockas Read only i får användaren enbart titta på projektet och inte redigera

Om Read only ej bockas i får användaren redigera projektet

Kategorier
Projekt

Projekt – Inköp

Här visas vilka inköpsorder som finns på projektet uppdelat på respektive Uppdrag, med upplysning om inköpsordernr, leverantörsnamn, ingående artiklar per inköpsorder.

Kategorier
Projekt

Projekt – Priser

Projektspecifika priser

Här läggs projektspecifika priser och rabatter in. Projektets priser hämtas före eventuella priser som finns på kunden.

På varje projekt kan man registrera ett rabattbrev eller ange en generell rabatt, alternativt prispåslag. Rabattbrevet registreras i modulen Registervård/Parametrar/ Artiklar/Priser –Kund-/Projektrabatter och knyts sedan till projektet vid projektanmälan.

Vill man göra ett generellt påslag, alternativt rabatt på intern eller extern prislista, ange prislista och procentsats med plus eller minus framför. Finns en rabatt upplagd både på kunden och på projektet kommer PP7 i första hand att välja den som är registrerad på projektet.

Priser kan ställas in på kundnivå, projektnivå men också på enskilda uppdrag. Projekt ärver från kundnivå och uppdrag från projektnivå. Och i motsatt riktning i hierarkin överrider de också varandra.

Detta göra att man kan sätta ett specifikt pris på ett enskilt projekt eller uppdrag för en kund.

Marknadspris/Grundpris
Om projektet skall utgå från annat pris än det som finns i Grundparameter eller på kund ange detta här.

Rabattbrev
Skall projektet ha priser enligt ett särskilt rabattbrev ange detta här.

Ingen automatisk prisuppräkning
Bocka i denna ruta om prisuppräkning sker i prismodulen, så undantas detta projekt.

Extern prislista nummer
Skall projektet följa en speciell extern prislista anges detta här.

Rabatt/Påslag Extern prislista
Skall projektet ha en generell rabatt eller påslag på extern prislista anges detta här. OBS rabatt anges med minus.

Sortering och summering i fakturautskrift
Skall projektets fakturor summeras eller sorteras på speciellt sätt anger ni detta här.

Om summering skall ske av flera order till en faktura så måste varje order göras ”klar för fakturering” och därefter skrivas ut i den särskilda rutinen som finns för utskrift av fakturor.

Priser – Interna artikelregistret
Är speciella priser överenskommet för projektet på artiklar i interna artikelregistret anges de här.
Ofta är det arbetskostnaden som är specifik för projektet.

Artnr
Ange artikelnr från interna prislistan för ett speciellt pris som endast skall gälla för detta projekt. Med tangenten F4 visas artikellistan.

Benämning
Artikelbenämning visas.

Apris
Ange det á pris artikeln skall ha.

Överföring till fakturering
Överföring av kostnader som kommer t.ex. via leverantörsfaktura kommer automatiskt över till fakturering med angivet påslag.

Exempel:                        

Byggmaterial överförs till fakturering med 20 % påslag.
Underentreprenörsjobb förs över till fakturering med 10 % påslag.
Resors och traktamenten överförs utan påslag.

Prioritering av priser

I modulen Registervård/Grundparametrar/Fakturering/Prioritet Priser/

Visas prioritetsordningen för interna och externa prislistor.

PP7 hanterar och prioriterar priser enligt följande;

  1. Projektspecifikt pris
  2. Kundspecifikt pris
  3. Pris per Resultatenhet
  4. Pris enligt grundparameter
Kategorier
Projekt

Projekt – Uppdrag

Projektvyn- Uppdrag

Klicka Uppdragsnumret i tabellen för att komma till uppdatering av Uppdragsvyn.

Projektvyn – Uppdrag

Här visas vilka Uppdrag som finns på projektet och verklig intäkt, kostnad och tid på dessa. 

Ingen ändring är möjlig i denna bild.

Vid uppläggning av ett nytt projekt: Om det är ett fast pris projekt läggs automatiskt ett Uppdrag för det fasta priset och ett Uppdrag som är löpande upp under projektet. Detta för att lätt kunna fånga upp de jobb som inte ingår i det fasta priset men som tillhör projektet och som skall faktureras så snart som möjligt. Är det ett löpande projekt så läggs ett löpande Uppdrag upp automatiskt under projektet.