Etikett: projektledare

Kategorier
Grundfunktioner

Dashboard – projektledare

Dashboard för Projektledare är utformad för att en projektledare direkt vid inloggning ska få se viktig information om sitt ansvarsområde. 

Följande nyckeltal visas i Projektledare dashboard. 

Uppgifter

Här visas uppgifter som användaren bör se över, så som till exempel:

  • Antal leverantörsfakturor att attestera
  • Om det finns tid och reseräkning att attestera (beroende på inställningar så öppnas Tid för attest eller Tid för attest projektledare då man klickar på Det finns tid att attestera)
  • Hur mycket som ligger för fakturering
  • Om användaren har några ärenden eller att göra i sina listor
  • Hur många dokument som är utcheckade av användaren

     

Genom att klicka sig in på länkarna under Uppgifter (ovan bild) så får man mer information om respektive område och en bättre översikt.

Åldersanalys kundfordringar

Nyckeltalen visar obetalda kundfakturor, uppdelade på olika intervall baserat på förfallodatum. Klicka på de olika staplarna för att gå vidare till listan Kundreskontrafråga för vidare behandling. OBS! Dessa nyckeltal räknas om varje gång dashboard får fokus – värdena är alltså ”live”, till skillnad från övriga nyckeltal i denna dashboard. OBS! För projektledare visas enbart information för egna projekt!

Täckningsgrad per projekt

Nyckeltalen visar täckningsgrad per projekt. 

Den går igenom alla projekt som inte är frånvaro, interna eller avslutat – Sedan tittar den på kostnaden på projektet och utifrån det plockar ut de 8 med störst kostnad och visar upp i grafen (Det vill säga de 8 första projekten under projektledarens ansvar är det som visas.)

Detta gör så att projektledaren på ett enkelt sätt kan se hur projekten hen är ansvarig för går för tillfället. Klicka på en stapel för att komma direkt till det projektet för vidare analys. Man har däremot ingen möjlighet att själv bestämma vilka som ska visas upp.

Upparbetningsgrad per projekttyp

Denna graf visar upparbetningsgrad per projekttyp. De första 8 projekten under projektledarens ansvar visas, avslutade, interna och frånvaroprojekt undantagna. Upparbetningsgraden räknas ut med verklig kostnad / prognostiserad kostnad. Klicka på en stapel för att komma direkt till det projektet för vidare analys. Nyckeltalen räknas om i automatiserade nattkörningar.

Projekt med negativ likvid

Visar projekt under projektledarens ansvar som för närvarande har en negativ likvid. Klicka på ett projekt för att komma direkt till projektet.

 
Kategorier
Uppdrag

Uppdrag – Avtal

Avtalsfakturering används när det är givet på förhand vilka belopp som ska faktureras. I PP7 finns en särskild modul för detta som heter PP7Avtal.

Ska fakturering ske vid givna tidpunkter så sköts faktureringen automatiskt genom utskrift av avtalsfakturor.

Två typer av avtal kan skötas automatiskt.

  • Fakturering likadant belopp med viss periodicitet
  • Fakturering med olika belopp men med bestämt fakturadatum. Tidsbunden fakturering.

Vid prestationsbunden fakturering d.v.s. när fakturering endast kan ske när en viss prestation är färdig så ska du gå in på avtalet och göra det klart för fakturering.

Kategorier
Uppdrag

Uppdrag – Betal/Lyftplan

Anb/Löp på Uppdraget ska vara markerat med A som i anbud.

Procent inneh        Ange procentsatsen för innehållet belopp

Procent tills        Ange procentsatsen innehållet tills totalt innehållet uppnått procent av totala beloppet.

Lyftbelopp        Ange totala anbudsbeloppet

Fakturatyp = 1 = Accontofakturering

Lägg upp hela lyftplanen med Fakt=J på de lyft som ska faktureras vid första faktureringen och N på de det som inte ska faktureras denna gång.

Lägg upp alla lyftraderna/betalplanen med olika belopp. Exempel nedan.

Detta är efter två lyft är genomförda.

Kategorier
Uppdrag

Uppdrag – Kalkyl/Prognos/Utfall

Prognos som görs för uppdraget överrider prognos för Projekt. Så har du gjort en massa prognosarbete för projektet kommer den informationen att försvinna om du uppdaterar prognosen för ett uppdrag.

Här kan kalkyl, prognos göras för uppdraget. Utfall på respsektive kalkylgrupp, aktivitet eller konto visas också. Hur kalkyl och prognos ska göras anges i grundparameter.

Utfall

Klicka på en rad som har utfall för att se på detaljnivå vad utfallet består av. Utfallsvyn som öppnas visar varje transaktion som ingår, det kan vara tid, levfakturor, material etc. I den högra delen av vyn visas tillhörande fakturabild, tidrader eller materialuttag.

Klick på en rad tar en vidare till Fråga på tid, Fråga på verifikation, Leverantörsfakturafråga etc.

OBS! Om parameter är satt att projektledare ej får se kostpris, visas ej tidrader.

OBS! Om ni vill ange en positiv kostnad så måste värdet föregås med ett minus-tecken, då automatisk tecken-vändning sker. För att ändra tillbaka värdet till negativt, måste det först raderas och raden sparas, och sedan ange en ny kostnad!

Läs mer om Kalkyl, prognos och utfall under projekt.
Kategorier
Uppdrag

Så här lägger du till ett nytt uppdrag

  1. Ange ett namn på uppdraget du vill skapa. Ett uppdragsnummer genereras automatisk när du har sparat.
  2. Du måste ange samma ResEnh som projektet ligger i.
  3. Sedan väljer du vilket Projekt uppdraget ska läggas till i.
  4. Välj sedan en Kund som betalar för uppdraget.

Dessa fyra uppgifter är obligatoriska för att skapa ett uppdrag. Fyll gärna på med fler nödvändiga uppgifter efter behov för att få en bättre översikt över uppdraget.

 

Kategorier
Projekt

Så här skapar du ett nytt projekt

Så här skapar du ett nytt projekt

  1. Gå till tabben, Projektdata.
  2. Välj vilken ResEnh projektet ska tillhöra.
  3. Välj ansvarig Projektledare för projektet, som standard kommer ansvarig att vara du som är inloggad.
  4. Ett Projektnummer genereras automatiskt när du har sparat alla uppgifter. Se till att även namnge projektet i rutan bredvid projektnumret.
  5. Välj sedan vilken typ av projekt i Anbud/Löpande, där finns det typer som Anbud, Löpande, Frånvaro, Interna projekt och Avtal. 
  6. Välj den kund som har beställt projektet.

Nu har du alla obligatoriska uppgifter för att kunna skapa ett projekt, men det underlättar för dig och alla andra om du kan fylla i fler uppgifter än så. T.ex. Anbudssumma för hela projektet, Start- och sluttid för projektet och hur många uppdrag som kommer ingå i projektet.

Kategorier
Tid attestering

Så här attesterar du tid

  1. I det flesta fallen kommer ditt namn vara förvalt i rutan ”Attestant”. Om det inte är det eller om du ska attestera tid i någon annans ställe kan du välja ett annat namn genom att klicka på förstoringsglaset i rutan. Då får du upp en urvalslista med möjliga val. Tabellen under filtret innehåller de rader med tid som behöver attesteras.
  2. Om du har många rader i tabellen, behöver du kanske filtrera den ytterligare genom att göra val i den vänstra delen ovanför tabellen. Aktivera filtreringen genom att klicka på knappen ”Filtrera”.
  3. För att se detaljer om en viss rad, markerar du den genom att klicka på namnet i kolumnen ”Anställd” och på knappen ”Visa detaljer”.
  4. För att kontrollera om den anställde har godkänt sin tid kan du titta i kolumnen ”Anst OK”. (Du kan dock fortfarande attestera tid som en anställd inte godkänt.)
  5. När du kontroller om tidraderna i tabellen ser ok ut kan du:
    • välja att ”Markera alla” om allt ser ok ut.
    • eller välja att markera de rader som du vill attestera genom att klicka i kryssrutan i raderna.
  6. Klicka sedan på ”Genomför” för att attestera de markera raderna.
Kategorier
Tidregistrering

Så här tidregistrerar du

  1. Börja med att ange en identitet eller initialer på den anställde i kolumnen Anställd. Därefter hämtas den fullständiga informationen automatiskt.
  2. I kolumnen Vecka kommer nu den senast angivna tidsperioden/löneperioden att hämtas in automatiskt. Det går även bra att själv ändra tidsperioden.
  3. Välj i kolumnen Uppdrag vilket uppdrag du vill tidsregistrera i. När du fyllt i uppdragsnumret kommer uppdragsnamnet automatiskt upp.
    • Här kan du välja att tidregistrera för flera uppdrag som du deltagit i under tidsperioden. Genom att skapa en ny rad och mata in ett nytt uppdragsnummer.
  4. Därefter väljer du vilken typ av Aktivitet som ska registreras. (OBS! Om företaget inte använder sig av aktiviteter hoppar man över denna punkt!)
  5. Välj det Artikelnumret som anger vilken typ av arbete som har utförts. T.ex. Arbete, projektledning eller möten om man har det upplagt i artikelregistret.
  6. Fyll sedan i antal timmar från Mån-Sön. (Är det ett löpande uppdrag kommer Fakturering och Klar bockas i automatiskt för att föra över rad till fakturering direkt)
  7. Fyll också gärna i en text som  beskriver dina arbetsuppgifter.
  8. Tryck på Spara om du fyller i tiden varje dag och tryck Godkänn vid veckoslutet för att attestanten ska se att du är klar med din tidregistrering.

Observera att det kan vara skillnader för hur tidrapporteringen är uppsatt på ditt företag. En del företag behöver inte spåra aktiviteter och då finns inte det fältet med.  På en del företag har man valt att tidrapportörerna inte ska hantera vilka rader som ska faktureras eller inte. Kolumnen för ”Fakturering” kommer inte då heller att synas.

Kategorier
Grundfunktioner

Så här lägger du till en ”Att göra”-post

För att lägga till en ”Att göra”-post kopplad till ett projekt, ett uppdrag eller ett offertuppdrag kan du göra så här:

  1. Välj det projekt eller uppdrag som di vill koppla din ”Att göra”-post till.
  2. Välj fliken ”Att göra”.
  3. Har du inte redan valt ett projekt eller uppdrag måste du göra det nu i filterdelen av sidan nedanför verktygsmenyn. Fyll i resultatenhet och projektnummer.
  4. Nu kan du börja fylla i din ”Att göra”-post i tabellen.
  5. För att den ska skapas är det minsta du måste fylla i utförande datum, beskrivning och ansvarig.
    • Du själv kommer vara förvald men du kan också välja att utse någon annan som ansvarig.
  6. Glöm inte att spara upp i verktygsmenyn.

Om det redan finns ”Att göra”-poster under ”Uppgifter” på din dashboard kan du lägga till poster som är helt frikopplade från projektstrukturen.

  1. Klicka på ”Du har * att göra” för att komma till ”Att göra”-vyn.
  2. Klicka där sedan på ett av de befintliga ärendenumren i tabellen.
  3. Klicka på ”Rensa/Lägg till” i verktygsmenyn högre upp på sidan.
  4. Fyll i ditt ärende i det tomma formuläret.
    • Om du väljer att inte koppla din ”Att göra”-post här kommer din post inte vara länkad till projektstrukturen.
  5. Glöm inte att spara, genom att trycka på ”spara”-knappen i  verktygsmenyn.
Kategorier
Grundfunktioner

Dashboard

Dashboard

PP7Portalens utseende och information är baserat på den roll som ni har loggat in med. Portalen visar upp ett antal grafer, samt Uppgifter som säger om det t.ex. finns fakturor att attestera. Klickar man på en länk under Uppgifter så förflyttas man till relevant vy.

Du kan också klicka i graferna för att komma till de vyerna som de beskriver.

Nedanför visas en mer detaljerad information angående rollspecifika Dashboards:

Tidrapportör

Information som rör en tidrapportör. De senaste veckornas tidrapportering, varning om tid inte är rapporterad, reseräkningar mm.
Projektledare

Information som är viktig för Projektledarna som sälj/CRM, offert, projekt, uppdrag, tidrapportering, planering och rapporter.
Avdelningsansvarig

Information rör administratörer och ekonomer exempel fakturering, kund-, leverantörsreskontra, redovisning, rapporter och avstämningar.
Chef

Innehåller allt som är viktigt för avdelningsansvarig eller VD. VD eller Chefs meny innehåller allt som en projektledare har samt resultatanalys, resultatrapporter och likviditet.
Kategorier
Grundfunktioner

Söka

I PP7 kan du alltid söka genom att skriva i sökrutan uppe till höger eller använda funktionstangenten F4 eller Enter.

Skriver du ett # framför din sökning, söker systemet enbart efter etiketter med namnet du sedan skriver in.

Funktionen söker efter följande information:

  • Kunder
  • Leverantörer
  • Kundfakturor
  • Leverantörsfakturor
  • Offertprojekt
  • Offertuppdrag
  • Projekt
  • Uppdrag
  • Förfrågan
  • Inköpsorder
  • Ärenden
  • UH-objekt
  • Verifikationer
  • Kontaktpersoner
  • Etiketter
  • Menyposter

Söka i PP7

 

 


Du söker globalt i hela PP7. Du kan söka på data i systemet eller på namn på olika vyer.

Ett exempel hämtat från demoföretaget som du kan testa själv:

  1. Skriv ”Nora” i sökrutan och klicka på ikonen eller tryck Enter eller F4.
  2. Sökresultatet ser du i bilden nedan. PP7-sök har hittat alla förekomster av ordet Nora i databasen.
  3. Får du många sökresultat kan du välja att filtrera ditt sökresultat med droplistan som är rödmarkerad i bilden.
  4. Notera att du nästan alltid (inte bara i PP7) kan använda kortkommandot CTRL+F för att söka i vyn du har framför dig med hjälp av din webbläsares inbyggda sökfunktion. Sökresultatet ser du gulmarkerat.

Kategorier
Grundfunktioner

Funktionstangenter

I PP7 finns flertalet snabbtangenter och genvägar med höger mus-knapp definierade. Hovra i systemet för att hitta olika genvägar och funktioner.

På många ställen i PP7 återfinns en knapp med en grön pil. Använd den som en genväg till värdet som visas till vänster om pilen (t ex visas pilen till höger om kundnr så öppnas kundregistret med aktuell kund vald).

Följande tangenter kan användas i PP7 för snabbare åtkomst till funktioner. Observera att alla funktionstangenter kanske inte fungerar i just ditt företags uppsättning av PP7.

Tangent Funktion Skift+Tangent Ctrl+Tangent Alt+Tangent
F1 PP7Help PP7Start
F2 Spara post Ta bort post
F3 Stäng aktiv vy
F4 Visa urvalslista Skriv ut skärmbild Stäng aktiv vy Gå ur program
F5 Rensa fält i aktivt fönster Förnya skärmbild Rensa allt
F6 Framåt i tabordningen Bakåt i tabordningen Förflytta dig till föreg fönster Förflytta dig till nästa fönster
F7 Föregående post Supersöka förg post
F8 Nästa post Supersöka nästa post
F9 Sök post Supersöka post Zoom
F10 Till meny eller Zoom
F11 Infoga rad
F12
Tab Nästa Fält Föreg Fält Visa lista över paneler att gå till
Home Söka registrets/rapportens första post
End Söka registrets/rapportens sista post
X Klipp ut
C Kopiera
V Klistra in
D Återställ grundlayout I grid Öppna Registervård (enbart Admin)
S Spara Öppna systemunderhåll (enbart Admin)
N Ny post/Rensa för inmatning
Z Ångra senaste ej sparad inmatning
F Öppna urvalslista
A Markera all text
H Stäng alla fönster
O Öppna nytt företag
U Öppna uppdragsvyn

I mobilverisionen av PP7 finns inga funktionstangenter.

Kategorier
Grundfunktioner

Verktygsfältet

I verktygsfältet kan Ni med hjälp av musen, även kallad pekdon, söka information i databasen, radera information, markera utskrift av den information Ni arbetar med mm.

  1. ”Dashboard” – första sidan
  2. ”Projektsammandrag”
  3. ”Uppdragssammandrag”
  4. ”Att göra”
  5. ”Kontaktöversikt”
  6. ”Skicka e-post”
  7. ”Första”, ”föregående”,” sök exakt”, ”nästa” eller ”sista” post.
  8. ”Urvalslista”
  9. ”Rensa/Lägg till” Rensar all data i vyn och ger möjlighet att registrera ny post.
  10. ”Rensa allt” Rensar all data i vyn och ger möjlighet att registrera ny post.
  11. ”Spara”
  12. ”Radera”
  13. Sök på allt i systemet
  14. Rollbeskrivning, samt möjlighet att byta rollvy och företag, om det finns flera valmöjligheter.

Önskar Ni arbeta med tangentbordet använder Ni istället funktionstangenterna.

Kategorier
Ekonomi Frågor och register

Kunder

Kunder

De fält som måste fyllas i för att PP7 ska kunna registrera en ny kund är: Namn, Postadress, Betalningsvillkor och Organisationsnummer.


Vyn ger möjlighet att registrera alla nödvändiga uppgifter på en kund. Glöm ej att ange korrekta data för organisationsnummer, e-faktura, betalningsvillkor  etc.
Ange så mycket data som möjligt och kom ihåg kontaktpersoner.

 

Beskrivning av fält:

Adress

Med en installation av PP7 kommer det alltid med en kund som du inte ändra på; "Byt Kund".

Denna kan du använda om du av någon anledning behöver skapa ett projekt och ett uppdrag, men inte har alla uppgifter du behöver för att skapa en kund.

Notera att du ALLTID måste ha en riktig kund registrerad för att kunna fakturera.
Namn
Ange namnet på kunden/företaget. Tips! Namnet är även ett sökbegrepp. Börja därför inte med AB utan lägg detta sist.
Kortnamn
Sökbart begrepp för att underlätta att hitta kunden.
Betalningsvillkor
Ange betalningsvillkor som normalt gäller för kunden. Anges inget så hämtas automatiskt betalningsvillkor 1.
EDI XML Layout
Ange den fakturalayout som gäller för EDI eller XML fakturering om det används för kunden (max 10 positioner).
Omvänd moms / Momsruta
Bocka i om kunden ska faktureras med omvänd moms.
Hemsida
Ange www adressen till kundens hemsida. Via knappen ”Till hemsida” kommer du direkt dit.
Över/Sammanhållande kund
Används om kunden skall knytas ihop med en annan kund det kan gälla t.ex. en koncern som har flera olika kundnummer.
Strökund
Är strökund ikryssad kommer kunden att rensas bort i samband med att den sista betalda fakturan på kunden rensas. Det finns möjlighet att i grundparameter ange vilka speciella betalningsvillkor mm som skall gälla om det är en strökund.
Kategori
I PP7 kan man ha fem olika kundreskontror med olika kundfordringskonton. Dessa konton anges i Registervård/Grundparametrar/Kundreskontra/Kontoinställningar. Ange kundkategori, styr kundfodringars konto (1-5) enligt grundparameter. Anges inget antas kategori = 1.
Kundtyp
Kundtyper skall vara ikryssad i grundparameter/kundreskontra och upplagda för att fältet skall kunna nås.
Koncernmellanhavandekod
Används om det är en försäljning inom den egna koncernen. Om Koncernmellanhavandekod finns upplagt på kunden och kontot tillåter kmell kod så kommer denna att automatiskt bokas upp vid kundfakturering.
Märkning skall anges i er order
Markeras om fältet ”Er order” i Uppdraget skall var obligatoriskt.
Intern kund
Intern kund d.v.s. kund i det egna företaget skall ha resultatenhetsnumret som kundnummer.

Övrigt

Kundtyp
Kundtyper skall vara ikryssad i grundparameter/kundreskontra och upplagda för att fältet skall kunna nås.
Koncernmellanhavandekod
Används om det är en försäljning inom den egna koncernen. Om Koncernmellanhavandekod finns upplagt på kunden och kontot tillåter kmell kod så kommer denna att automatiskt bokas upp vid kundfakturering.
Märkning skall anges i er order
Markeras om fältet ”Er order” i Uppdraget skall var obligatoriskt.

Intern kund
Intern kund d.v.s. kund i det egna företaget skall ha resultatenhetsnumret som kundnummer.

Priser

Generell rabatt

Generell rabattsats kan anges och gäller för allt som kunden köper.

Rabattbrev

Skall kunden ha rabatter på olika artiklar enligt ett upplagt rabattbrev så anger ni detta här. Rabattbrev läggs upp i modulen Registervård under Registervård/Rabattbrev – Kunder.

Rabattbrevet registreras genom att man anger ett artikelnummerintervall eller artikelgrupp. För rabatter anges procentsatser med minus och prispåslag med plus (inget tecken framför).

Rabattbrevet kan anges både på kund och projektnivå, finns ett rabattbrev både på kunden och på projektet kommer PP7 i första hand att välja den som är registrerad på projektet.

 

Grund/Marknad

Anges inget så gäller marknadspris d.v.s. priset utgår från försäljningsprislista 1-6.

Intern prislista nummer

Skall kunden följa en speciell intern prislista anges detta här.

Rabatt/Påslag

Skall kunden ha en generell rabatt eller påslag på intern prislista anges detta här.
OBS rabatt anges med minus.

Extern prislista nummer

Skall kunden följa en speciell extern prislista anges detta här.

Rabatt/Påslag Extern prislista

Skall kunden ha en generell rabatt eller påslag på extern prislista anges detta här. OBS rabatt anges med minus.

Extern prislista MGI

Ange om det skall vara marknadspris, grundpris eller inköpspris.

Skall påslag synas

Vill ni att påslag skall synas i fakturautskriften med en procentsats anger ni detta här.

Momsbefriad/Ej moms

Om kunden inte ska ha moms, ska detta fält markeras.

Sortering och summering i fakturautskrift

Skall kunden ha sina fakturor summerade eller sorterade på speciellt sätt anger ni detta här.
Om summering skall ske av flera order till en faktura så måste varje order göras ”klar för fakturering” och därefter skrivas ut i den särskilda rutinen som finns för
utskrift av fakturor.

Fakturautskriftslayout

Om kunden önskar en speciell fakturalayout som avviker från standard anges det här.

Priser

Har speciella priser överenskommits med kunden för artiklar i interna artikelregistret kan detta anges.

Artnr

Ange artikelnummer från interna prislistan om ett speciellt pris för en artikel skall användas endast för denna kund. Finns ett pris satt på projektet hämtas det i första hand. Med POPUp F4 så kan ni välja från artikellistan.

Benämning

Artikelbenämning visas.

Apris

Ange det á pris ni skall sätta på artikeln.

Kontaktpersoner

Roll

Roll är ett obligatoriskt fält, som väljs från en urvalslista. När du fyller i Roll kommer det automatiskt läggas till en beskrivning av rollen i nästa fält.

E-post

Finns E-postadress angiven finns möjlighet att skicka E-post direkt från PP7.

SkypeID

För att Skype skall fungera måste Skype vara installerat.
Vid högerklick med musen på kontaktpersonen erbjuds följande möjligheter:

Arbetsställe

ARBETSSTÄLLE

Innehåller uppgifter om kunden. Strökund kan även registreras i denna flik. Vill Ni registrera en strökund blanka kundnummer och kundnamnet på första sidan. 

Kategorier
Inköp/Lager

Leverantörsfaktura för attest

I PP7 kan ni välja två olika metoder för attest av leverantörsfaktura:

  1. Attestgången följer organisationsstrukturen, dvs om fakturan bokas in på ett projekt eller uppdrag så får projektledaren fakturan först, sedan går den vidare upp i strukturen. 
  2. Skapa en specifik attestgång för varje projekt. Här sätter ni upp exakt hur fakturan skall vandra för just detta projekt.

Gemensamt för båda metoderna är att man kan ange ett minsta antal atteststeg som fakturan måste gå innan den blir klar. Det är också möjligt att på de olika attestanterna ange ett maxbelopp för fakturaattest. Om fakturans belopp ligger inom beloppsgränsen blir den färdig, annars vandrar den vidare.  

Det finns också möjlighet att arbeta med ”granskare”, dvs en anställd som tittar på fakturan i första steget, men som inte räknas med i attestkedjan. Granskare anges per projekt eller uppdrag. För metod två ovan kan man även ange granskare för valfria konton.

Fakturor som visas i attestvyn är fakturor som är registrerade i systemet och som enligt uppsatt attestgång har hamnat hos inloggad användare. Antal fakturor att attestera visas även i portalen för alla användare av systemet som en uppgift. Klicka på den uppgiften och hamna i attestvyn.

Alla leverantörsfakturor kan läsas över till faktureringen genom enkla handgrepp. Beroende på inställning i grundparametrarna kan fakturan läsas över antingen direkt efter registreringen, eller efter full attestgång.

Hantering

När attestvyn startas föreslås inloggad användare som attestant. Det går inte att ändra.  

Markera en faktura så visas fakturabilden i den högra delen av bilden.

Här kan fakturan förstoras, förminskas, visas i fullskärm, mailas och skrivas ut mm. Attestvyn är uppdelad på mitten med en så kallad split-screen, som kan användas till att se mer eller mindre av fakturan eller konteringen. Kolumnerna i denna vy kan ändra storlek, position och vissa kan till och med väljas att inte visas. Genom att klicka på kolumnrubriken kan sorteringen för tabellen förändras.

Sväva med muspekaren över konto, uppdrag, resenh, projekt, kontodelar, attestant för att se detaljerad information.

Längst till vänster visas ibland en ikon. Sväva med muspekaren över ikonen för mer information.

  • Röd ikon – Fakturan är förfallen
  • Gul ikon – Fakturan förfaller inom en vecka

Ovanför fakturatabellen visas en verktygsrad, där möjlighet finns att signera aktuell faktura eller alla fakturor, ej signera aktuell eller alla fakturor samt genomföra attester.

Tips! Klicka på menyknappen till höger på varje rad för fler funktioner (högerklick i Windows-versionen)!

Ej Sign

Klicka i Ej om du ej är ansvarig för attest av fakturan. Då går fakturan tillbaka till den som är vald som ansvarig för attesterna i grundparametrar/leverantörsreskontra. Du kan även välja en ny attestant som ska ha fakturan, om ni har det valt det alternativet i grundparametrerar/leverantörsreskontra. Spara raden med F2 eller gå till ny rad.

Beroende på inställningar i grundparametrar finns också möjlighet att tillåta konteringsändring även vid Ej sign. Om detta är valt, går fakturan till nästa led i kedjan vid Ej sign.

Sign

Klicka i Sign för att signera. Vid signering kan ändringar av konto, projekt, uppdrag mm. utföras. Om beloppet ändras skapas en ny rad med återstående belopp. Spara raden med F2, Ctrl+S eller gå till ny rad.

Spärr

Det går även att spärra en faktura från betalning i attestvyn.

Utskrift

Om leverantörsfakturan skall skrivas ut klicka på Skrivare ikonen och välj skriv ut.

Genomför attest

Tryck på ”Genomför attesterna” när du är färdig. Attesterade fakturor försvinner samt vyn stängs.

Övrig funktionalitet

Genom att klicka på de tre prickarna på fakturaraden så får du fram en meny med fler alternativ.

  • Utred
    • Skicka ett internt meddelande till en kollega för utredning av fakturan. Fakturan biläggs i meddelandet.
  • Skicka e-post
    • Skicka e-post till någon annan med fakturan bilagd.
  • Reklamera
    • Skicka e-post till leverantören med reklamation på fakturan. En standardtext föreslås som kan ändras.
  • Uppdrag
    • Öppna uppdragsvyn med det uppdrag som finns på raden
  • Leverantörsfakturafråga
    • Öppna leverantörsfakturafråga för att titta närmare på fakturan
  • Inleverans
    • Om fakturan är kopplad till en inköpsorder kan inleverans av material göras här. En ny bild visas med allt beställt material där ni kan pricka av det som kommit och resta det som inte kommit.
Kategorier
Frågor

Leverantörsreskontrafråga

Leverantörsfakturor

I vyn Leverantörsfakturor visas, med hjälp av olika filter, leverantörsfakturor som håller på att förfalla eller som är förfallna.

Denna vy öppnas enklast genom att dubbelklicka på en av staplarna i portalernas åldersanalys leverantörsskulder.

För en administratör är det här möjligt att högerklicka och snabbt komma åt följande funktioner:

Kategorier
Reseräkning

Reseräkning

Reseräkning

BEHÖRIGHET! I PP7Tid-modulen och Projektledareportalen (vid begränsning egna projekt) i går det ej att ändra anställd!

  • Ange först er identitet i Anställd.
  • Nr – Reseräkningens nr. Hoppa över fältet sätts automatiskt. Vill du titta på en gammal reseräkning, klicka upp urvalslistan och välj reseräkning.
  • Lkod (Landkod anges enbart om det gäller utlandstraktamente)
  • Markera Traktamente reseräkningen även ska generera traktamente.
  • Fyll i det uppdrag som Reseräkningen ska hamna som kostnad under.
  • Syfte – Syfte med resan
  • Till – Destination
  • Om avdrag för mat eller tillägg ska skapas, markera varje dag i listan med de avdrag eller tillägg som skall utgå.
  • Har du utlägg, representation eller milersättning, använd respektive flik och ange dina belopp manuellt

OBS! Är reseräkningen attesterad kan den inte ändras. 

Kategorier
Resa attestering

Attest av reseräkning

BEHÖRIGHET! Enbart användare med behörighet Superadmin och över har möjlighet att ändra attestant i vyn.

Här attesterar ni reseräkningar. En Uppgift visas i alla portaler om det finns reseräkningar att attestera för inloggad användare.

  • Klickar ni på en rad så kommer ni direkt till den specifika reseräkningen och kan se all information där.
  • För att attestera bocka i Attest.
  • När alla reseräkningar är attesterade tryck på Godkänn. All information om reseräkning förs nu över till lönegrundande data och möjlighet att hämta till fakturarader ges.
  • Efter detta kan inte reseräkningen inte ändras.
OBS! Reseräkningar går till attest till den person som är angiven som översta attestansvarig även om attest per projektledare är satt!
Kategorier
Tidregistrering

Bygglön

Leverantörsfakturor

Tidrapportering före fördelning

Vecka 1227

Vecka 1228

Vecka 1229

Vecka 1230

Vecka 1231

Tidrapportering efter fördelning.

Klicka på ”Hämta OB/ÖT” för varje vecka.

Klicka på ”Godkännande” för varje vecka om allt är OK. Efter det går tidrapporten inte att ändra på annat sätt än genom att lägga till nya rader.

Vecka 1227

Vecka 1228

Vecka 1229

Vecka 1230

Vid uppstart av bygglönen den första i månaden går det att göra på detta sätt.

Manuellt lägga till raden med OB eller övertid.

Varning kommer att start och sluttid skall anges ignorera detta.

Fastställande och till lön

Fastställande tidregistrering

        

Överföring till externt lönesystem Visma

Överföring till externt lönesystem Visma

Fakturering

Hur skall fakturaraderna hämtas över?.

”Hämta fakturarader”

Kategorier
Tidregistrering

Tidrapportering per dag

Tidrapportering per dag

BEHÖRIGHET!  I PP7Tid-modulen visas alltid enbart inloggad användare i tidregistrering. Om projektledaren har begränsning egna projekt visas alltid enbart inloggad användare. I övriga portaler finns möjlighet att se och justera andra användares tid.

Tidrapportering per dag finns i två versioner

  • Ange total arbetad tid per dag, uppdrag, och artikel
  • eller OB och Övertid räknas automatiskt utifrån start och sluttid per dag (bygglön).

Här registrerar den anställde hur han eller hon har använt sin tid för resp. datum.  All tidregistrering sker alltid på Uppdragsnummer.

Vid godkännande av registrerade tider kommer dessa att överföras till ”den vanliga” tidregistreringen.

Kolumnerna i tidrapporteringen per dag bestäms vid uppsättning av PP7. Det är valfritt.

Om Hämta OB/ÖT klickas i hämtas både olika OB timmar och övertidstimmar enligt byggavtalet.

Bläddra till nästa dag genom F8 och Föregående dag F7.
Anställd

Ange din identitet/initialer (bör vara samma som inloggningsidentitet).

Då hämtas det fullständiga namnet automatiskt.

Tidperiod

Ange tidperiod som ska registreras. Datum intervall för vardagar på tidsperioden visas.

Kolumn 1 Arbetad tid

Ange arbetad tid för angiven dag.

Kolumn 2 Övertid 1

Ange ev arbetat antal timmar övertid 1.

Rader – Tidrapportering per dag

Vid radregistrering visas automatiskt nästa radnummer.

Datum

Ange datum som ska registreras. F7 föregående dag F8 nästa dag.

Uppdrag

Ange Uppdrag och namnet på detta visas.

Aktivitet

Om företaget arbetar med aktiviteter,
anger man det här.

Annars hoppas det över.

Rader – Övriga artiklar

Här kan anges tid eller övriga artiklar som inte finns i kolumner på föreg sida.

Tidrapportering med kbr = kontodel 5 = i detta fall ”Bil”.

Vid radregistrering visas automatiskt nästa radnummer.

Datum

Ange datum som ska registreras

Uppdrag

Ange Uppdrag och namnet på detta visas.

Aktivitet

Om företaget arbetar med aktiviteter,
anger man det här.

Annars hoppas det över.

Artnr

Registrera den artikel som anger vilken typ av arbete
som har utförts, till exempel konsultarbete, servicearbete
eller mil om man har det upplagt i artikelregistret.

Benämning

Här visas en benämning för varje registrering man
gör i fälten innan och sist då artikelns benämning.

Fältet kan ändras.

Antal

Här anger man det antal som ska kostnadsföras och ev. faktureras.

Kostpris

Här visas den kostnaden som går till redovisningen.

Apris

Här visas kundpriset, vilket kan ändras.

Fakturering

Vill man föra över rad till fakturering anger man här J (Ja).

I annat fall N (Nej).

Text

Extra textfält överförs även till Fakturering.

Godkännande

Är antal timmar större eller mindre än antal timmar som ska vara i veckan kommer frågan om tiden som är för mycket ska läggas till tidbank eller om tiden är för lite om det ska hämtas från tidbank.

Vill du lägga 5 timmar till tidbanken svara Ja och lägg 5 i till tidbank som i exemplet.

Visas endast om behörighet finns att godkänna tidrapporten. Efter att godkännade gjorts ska fastställande och överföring till fakturering göras av behörig person.

Styrning via parameter om godkännade görs av respektive anställd som registrerar sin tid eller om det är någon annan som ska godkänna tidrapporten. Om den parametern inte är satt så visas knappen endast i administrationsmenyn. Godkännade innebär att tiden förs över till tidregistrering samt att tidregistreringsfastställande och överföring till fakturering kan göras. Raderna går därefter inte längre går att ändra i tidrapporteringsvyn. Ska en ändring göras gör detta genom en kreditrad och lägg därefter in den rad du skulle ha.

OK/Avbryt

När registreringen är klar, godkänn med OK och gå ur rutinen med Esc eller Avbrytknappen. Är man inloggad i administratörsportalen så blankas alla uppgifter i denna vy vid OK, för att det ska vara lätt att registrera tid för ny person direkt. I övriga menyer behålls anställd vid OK för att samma person ska snabbt kunna registrera tid på ny vecka.