Etikett: manual

Kategorier
Tid attestering

Så här attesterar du tid

  1. I det flesta fallen kommer ditt namn vara förvalt i rutan ”Attestant”. Om det inte är det eller om du ska attestera tid i någon annans ställe kan du välja ett annat namn genom att klicka på förstoringsglaset i rutan. Då får du upp en urvalslista med möjliga val. Tabellen under filtret innehåller de rader med tid som behöver attesteras.
  2. Om du har många rader i tabellen, behöver du kanske filtrera den ytterligare genom att göra val i den vänstra delen ovanför tabellen. Aktivera filtreringen genom att klicka på knappen ”Filtrera”.
  3. För att se detaljer om en viss rad, markerar du den genom att klicka på namnet i kolumnen ”Anställd” och på knappen ”Visa detaljer”.
  4. För att kontrollera om den anställde har godkänt sin tid kan du titta i kolumnen ”Anst OK”. (Du kan dock fortfarande attestera tid som en anställd inte godkänt.)
  5. När du kontroller om tidraderna i tabellen ser ok ut kan du:
    • välja att ”Markera alla” om allt ser ok ut.
    • eller välja att markera de rader som du vill attestera genom att klicka i kryssrutan i raderna.
  6. Klicka sedan på ”Genomför” för att attestera de markera raderna.
Kategorier
Tidregistrering

Så här tidregistrerar du

  1. Börja med att ange en identitet eller initialer på den anställde i kolumnen Anställd. Därefter hämtas den fullständiga informationen automatiskt.
  2. I kolumnen Vecka kommer nu den senast angivna tidsperioden/löneperioden att hämtas in automatiskt. Det går även bra att själv ändra tidsperioden.
  3. Välj i kolumnen Uppdrag vilket uppdrag du vill tidsregistrera i. När du fyllt i uppdragsnumret kommer uppdragsnamnet automatiskt upp.
    • Här kan du välja att tidregistrera för flera uppdrag som du deltagit i under tidsperioden. Genom att skapa en ny rad och mata in ett nytt uppdragsnummer.
  4. Därefter väljer du vilken typ av Aktivitet som ska registreras. (OBS! Om företaget inte använder sig av aktiviteter hoppar man över denna punkt!)
  5. Välj det Artikelnumret som anger vilken typ av arbete som har utförts. T.ex. Arbete, projektledning eller möten om man har det upplagt i artikelregistret.
  6. Fyll sedan i antal timmar från Mån-Sön. (Är det ett löpande uppdrag kommer Fakturering och Klar bockas i automatiskt för att föra över rad till fakturering direkt)
  7. Fyll också gärna i en text som  beskriver dina arbetsuppgifter.
  8. Tryck på Spara om du fyller i tiden varje dag och tryck Godkänn vid veckoslutet för att attestanten ska se att du är klar med din tidregistrering.

Observera att det kan vara skillnader för hur tidrapporteringen är uppsatt på ditt företag. En del företag behöver inte spåra aktiviteter och då finns inte det fältet med.  På en del företag har man valt att tidrapportörerna inte ska hantera vilka rader som ska faktureras eller inte. Kolumnen för ”Fakturering” kommer inte då heller att synas.

Kategorier
Grundfunktioner

Projektstrukturen

Projektstrukturen

Projektbegreppet används för alla större fasta och löpande jobb som även skall följas upp redovisningsmässigt. Ett projekt delas upp i olika Uppdrag. Vid registrering av ett projekt skapas automatiskt ett eller flera Uppdrag.

Ex. ett fastpris projekt innehåller projektnummer + 00 för fast pris delen av projektet och projektnummer + 01-99 för tilläggjobben på fastpris projektet.

Den här strukturen används för att effektivt kunna fakturera tilläggsjobben medan alla vet vad det rör sig om och vid färdigställande av faktureringen behöver tilläggsjobben inte bli inblandade.

Mindre jobb och uppdrag följs upp som Uppdrag. Dessa kan intäkts och kostnadsmässigt följas upp och är även ett redovisningsbegrepp. De inordnas under de projekt där de hör hemma. Planering med aktiviteter sker på Uppdragsnivå.

Affärssystemet PP7 ger dig överblick och total kontroll på alla nivåer i strukturen.
Kategorier
Grundfunktioner

Dashboard

Dashboard

PP7Portalens utseende och information är baserat på den roll som ni har loggat in med. Portalen visar upp ett antal grafer, samt Uppgifter som säger om det t.ex. finns fakturor att attestera. Klickar man på en länk under Uppgifter så förflyttas man till relevant vy.

Du kan också klicka i graferna för att komma till de vyerna som de beskriver.

Nedanför visas en mer detaljerad information angående rollspecifika Dashboards:

Tidrapportör

Information som rör en tidrapportör. De senaste veckornas tidrapportering, varning om tid inte är rapporterad, reseräkningar mm.
Projektledare

Information som är viktig för Projektledarna som sälj/CRM, offert, projekt, uppdrag, tidrapportering, planering och rapporter.
Avdelningsansvarig

Information rör administratörer och ekonomer exempel fakturering, kund-, leverantörsreskontra, redovisning, rapporter och avstämningar.
Chef

Innehåller allt som är viktigt för avdelningsansvarig eller VD. VD eller Chefs meny innehåller allt som en projektledare har samt resultatanalys, resultatrapporter och likviditet.
Kategorier
Grundfunktioner

Söka

I PP7 kan du alltid söka genom att skriva i sökrutan uppe till höger eller använda funktionstangenten F4 eller Enter.

Skriver du ett # framför din sökning, söker systemet enbart efter etiketter med namnet du sedan skriver in.

Funktionen söker efter följande information:

  • Kunder
  • Leverantörer
  • Kundfakturor
  • Leverantörsfakturor
  • Offertprojekt
  • Offertuppdrag
  • Projekt
  • Uppdrag
  • Förfrågan
  • Inköpsorder
  • Ärenden
  • UH-objekt
  • Verifikationer
  • Kontaktpersoner
  • Etiketter
  • Menyposter

Söka i PP7

 

 


Du söker globalt i hela PP7. Du kan söka på data i systemet eller på namn på olika vyer.

Ett exempel hämtat från demoföretaget som du kan testa själv:

  1. Skriv ”Nora” i sökrutan och klicka på ikonen eller tryck Enter eller F4.
  2. Sökresultatet ser du i bilden nedan. PP7-sök har hittat alla förekomster av ordet Nora i databasen.
  3. Får du många sökresultat kan du välja att filtrera ditt sökresultat med droplistan som är rödmarkerad i bilden.
  4. Notera att du nästan alltid (inte bara i PP7) kan använda kortkommandot CTRL+F för att söka i vyn du har framför dig med hjälp av din webbläsares inbyggda sökfunktion. Sökresultatet ser du gulmarkerat.

Kategorier
Grundfunktioner

Funktionstangenter

I PP7 finns flertalet snabbtangenter och genvägar med höger mus-knapp definierade. Hovra i systemet för att hitta olika genvägar och funktioner.

På många ställen i PP7 återfinns en knapp med en grön pil. Använd den som en genväg till värdet som visas till vänster om pilen (t ex visas pilen till höger om kundnr så öppnas kundregistret med aktuell kund vald).

Följande tangenter kan användas i PP7 för snabbare åtkomst till funktioner. Observera att alla funktionstangenter kanske inte fungerar i just ditt företags uppsättning av PP7.

Tangent Funktion Skift+Tangent Ctrl+Tangent Alt+Tangent
F1 PP7Help PP7Start
F2 Spara post Ta bort post
F3 Stäng aktiv vy
F4 Visa urvalslista Skriv ut skärmbild Stäng aktiv vy Gå ur program
F5 Rensa fält i aktivt fönster Förnya skärmbild Rensa allt
F6 Framåt i tabordningen Bakåt i tabordningen Förflytta dig till föreg fönster Förflytta dig till nästa fönster
F7 Föregående post Supersöka förg post
F8 Nästa post Supersöka nästa post
F9 Sök post Supersöka post Zoom
F10 Till meny eller Zoom
F11 Infoga rad
F12
Tab Nästa Fält Föreg Fält Visa lista över paneler att gå till
Home Söka registrets/rapportens första post
End Söka registrets/rapportens sista post
X Klipp ut
C Kopiera
V Klistra in
D Återställ grundlayout I grid Öppna Registervård (enbart Admin)
S Spara Öppna systemunderhåll (enbart Admin)
N Ny post/Rensa för inmatning
Z Ångra senaste ej sparad inmatning
F Öppna urvalslista
A Markera all text
H Stäng alla fönster
O Öppna nytt företag
U Öppna uppdragsvyn

I mobilverisionen av PP7 finns inga funktionstangenter.

Kategorier
Grundfunktioner

Verktygsfältet

I verktygsfältet kan Ni med hjälp av musen, även kallad pekdon, söka information i databasen, radera information, markera utskrift av den information Ni arbetar med mm.

  1. ”Dashboard” – första sidan
  2. ”Projektsammandrag”
  3. ”Uppdragssammandrag”
  4. ”Att göra”
  5. ”Kontaktöversikt”
  6. ”Skicka e-post”
  7. ”Första”, ”föregående”,” sök exakt”, ”nästa” eller ”sista” post.
  8. ”Urvalslista”
  9. ”Rensa/Lägg till” Rensar all data i vyn och ger möjlighet att registrera ny post.
  10. ”Rensa allt” Rensar all data i vyn och ger möjlighet att registrera ny post.
  11. ”Spara”
  12. ”Radera”
  13. Sök på allt i systemet
  14. Rollbeskrivning, samt möjlighet att byta rollvy och företag, om det finns flera valmöjligheter.

Önskar Ni arbeta med tangentbordet använder Ni istället funktionstangenterna.

Kategorier
Reseräkning

Reseräkning

Reseräkning

BEHÖRIGHET! I PP7Tid-modulen och Projektledareportalen (vid begränsning egna projekt) i går det ej att ändra anställd!

  • Ange först er identitet i Anställd.
  • Nr – Reseräkningens nr. Hoppa över fältet sätts automatiskt. Vill du titta på en gammal reseräkning, klicka upp urvalslistan och välj reseräkning.
  • Lkod (Landkod anges enbart om det gäller utlandstraktamente)
  • Markera Traktamente reseräkningen även ska generera traktamente.
  • Fyll i det uppdrag som Reseräkningen ska hamna som kostnad under.
  • Syfte – Syfte med resan
  • Till – Destination
  • Om avdrag för mat eller tillägg ska skapas, markera varje dag i listan med de avdrag eller tillägg som skall utgå.
  • Har du utlägg, representation eller milersättning, använd respektive flik och ange dina belopp manuellt

OBS! Är reseräkningen attesterad kan den inte ändras. 

Kategorier
Populärt Tid attestering

Tid för attest

Så här attesterar du tid

  1. I det flesta fallen kommer ditt namn vara förvalt i rutan ”Attestant”. Om det inte är det eller om du ska attestera tid i någon annans ställe kan du välja ett annat namn genom att klicka på förstoringsglaset i rutan. Då får du upp en urvalslista med möjliga val. Tabellen under filtret innehåller de rader med tid som behöver attesteras.
  2. Om du har många rader i tabellen, behöver du kanske filtrera den ytterligare genom att göra val i den vänstra delen ovanför tabellen. Aktivera filtreringen genom att klicka på knappen ”Filtrera”.
  3. För att se detaljer om en viss rad, markerar du den genom att klicka på namnet i kolumnen ”Anställd” och på knappen ”Visa detaljer”.
  4. För att kontrollera om den anställde har godkänt sin tid kan du titta i kolumnen ”Anst OK”. (Du kan dock fortfarande attestera tid som en anställd inte godkänt.)
  5. När du kontroller om tidraderna i tabellen ser ok ut kan du:
    • välja att ”Markera alla” om allt ser ok ut.
    • eller välja att markera de rader som du vill attestera genom att klicka i kryssrutan i raderna.
  6. Klicka sedan på ”Genomför” för att attestera de markera raderna.

Att attestera tid snabbt är viktigt, då kostnaderna snabbt kan vidarefaktureras till slutkund. Tänk på att inte vänta för länge med attesten!

Attest av tid finns i flera olika varianter i PP7. Det är möjligt att resultatenhetsansvarig attesterar tid, att en utsedd person attesterar all tid, eller att projektledaren attesterar tid i första steget och sedan utsedd person.

Attest av tid – projektledare

BEHÖRIGHET! I projektledarmeny eller om användaren har begränsning egna projekt går det ej att ändra attestant!

Här visas de tiderrader som anställda har registrerat under de projekt som projektledaren är ansvarig för. Tänk på att en anställd kan ha registrerat tid under flera olika projekt under en tidperiod, och det är därför inte säkert att alla tidrader visas i denna vy. Använd filter för att se enbart de urval ni kräver för tillfället.

Markera ”Attest” om tidregistreringen är korrekt. Anställd godkänd indikerar om den anställde har godkänt sin tidperiod.

När projektledaren har attesterat tiden är det dags för nästa steg att attestera.

OBS! Redan efter projektledarens attest kan tiden föras över till lönesystemet.

Attest enligt parameter

BEHÖRIGHET! Enbart användare med nivå superadmin och över kan ändra attestant i denna vy.

Hit kommer tidperioder som ska attesteras på översta nivå. Dvs om inställningarna är gjorda så att projektledaren i första hand ska attestera, så visas här om projektledaren har godkänt tiderna eller inte (och även den anställde). Använd filter för att se enbart de urval ni kräver för tillfället.

I den övre delen av vyn visas totalerna för vald tidperiod och anställd.

I nedre delen av vyn visas de tidrader som är aktuella för attest. Raderna går att justera. Det är också möjligt att klicka på en tidperiod i övre delen av vyn för att komma direkt till den anställdes registrerade tid för vald tidperiod.

För den rad man står på visas tidarapporterna för denne anställde.

OBS! Väljer jag att klicka i attest på alla rader blir de attesterade även om inte allt har attesterats av projektledaren. Detta för att lönen skall kunna behandlas även om projektledaren inte attesterat.

 

Kategorier
Tidregistrering

Tidregistrering

  1. Börja med att ange en identitet eller initialer på den anställde i kolumnen Anställd. Därefter hämtas den fullständiga informationen automatiskt.
  2. I kolumnen Vecka kommer nu den senast angivna tidsperioden/löneperioden att hämtas in automatiskt. Det går även bra att själv ändra tidsperioden.
  3. Välj i kolumnen Uppdrag vilket uppdrag du vill tidsregistrera i. När du fyllt i uppdragsnumret kommer uppdragsnamnet automatiskt upp.
    • Här kan du välja att tidregistrera för flera uppdrag som du deltagit i under tidsperioden. Genom att skapa en ny rad och mata in ett nytt uppdragsnummer.
  4. Därefter väljer du vilken typ av Aktivitet som ska registreras. (OBS! Om företaget inte använder sig av aktiviteter hoppar man över denna punkt!)
  5. Välj det Artikelnumret som anger vilken typ av arbete som har utförts. T.ex. Arbete, projektledning eller möten om man har det upplagt i artikelregistret.
  6. Fyll sedan i antal timmar från Mån-Sön. (Är det ett löpande uppdrag kommer Fakturering och Klar bockas i automatiskt för att föra över rad till fakturering direkt)
  7. Fyll också gärna i en text som  beskriver dina arbetsuppgifter.
  8. Tryck på Spara om du fyller i tiden varje dag och tryck Godkänn vid veckoslutet för att attestanten ska se att du är klar med din tidregistrering.

Observera att det kan vara skillnader för hur tidrapporteringen är uppsatt på ditt företag. En del företag behöver inte spåra aktiviteter och då finns inte det fältet med.  På en del företag har man valt att tidrapportörerna inte ska hantera vilka rader som ska faktureras eller inte. Kolumnen för ”Fakturering” kommer inte då heller att synas.

Tidregistrering

I den här vyn registreras hur de anställda har använt sin tid under tidsperioden. Antingen registreras tiden av den anställde själv eller någon annan gör detta. Oftast har man då någon form av tidrapporter som underlag. Allt fler går dock emot att de anställda har tillgång till PP7 i sin telefon och där de själva rapporterar sin tid.

I PP7 för Windows och i Web versionen av PP7 kan den som har behörigheten projektledare eller högre registrera och administrera tid för andra än dig själv. Men det beror på vad man har för inställningar i ditt företags installation av PP7.

Om projektledaren har begränsning till att se bara sina egna projekt visas alltid enbart inloggad användare.

I Mobilappen kan du som användare bara rapportera tid för dig själv.

När du känner dig nöjd med din tidrapport för veckan är det bra om du godkänner den. Då signalerar du till den som ska godkänna (attestera) din tidrapport att du är klar med tidsperioden.

När din tid är registrerad och attesterad kan den exporteras till ert lönesystem.

Registrerade tidsrader kan/ska överföras till:

    1. Fakturering om det är ett löpande jobb med kundens pris och antal som ska faktureras.
    2. Upparbetade kostnaden överförs till Redovisning/Projekt.
    3. För löneutbetalning överförs tidsraderna till lönesystem. Förutsättning för detta är att registrerad artikel har angivit. Den registrerade artikeln är i sin tur kopplad till en löneart som talar om för lönesystemet hur tiden mm ska behandlas.