projektledare Archives > Sida 2 av 2 > Vitec PP7 Självhjälpssidor

Så här attesterar du tid

I det flesta fallen kommer ditt namn vara förvalt i rutan ”Attestant”. Om det inte är det eller om du ska attestera tid i någon annans ställe kan du välja ett annat namn genom att klicka på förstoringsglaset i rutan. Då får du upp en urvalslista med möjliga val. Tabellen under filtret innehåller de rader med tid som behöver attesteras.

Om du har många rader i tabellen, behöver du kanske filtrera den ytterligare genom att göra val i den vänstra delen ovanför tabellen. Aktivera filtreringen genom att klicka på knappen ”Filtrera”.

För att se detaljer om en viss rad, markerar du den genom att klicka på namnet i kolumnen ”Anställd” och på knappen ”Visa detaljer”.

För att kontrollera om den anställde har godkänt sin tid kan du titta i kolumnen ”Anst OK”. (Du kan dock fortfarande attestera tid som en anställd inte godkänt.)

När du kontroller om tidraderna i tabellen ser ok ut kan du:

välja att ”Markera alla” om allt ser ok ut.

eller välja att markera de rader som du vill attestera genom att klicka i kryssrutan i raderna.

Klicka sedan på ”Genomför” för att attestera de markera raderna.

Att attestera tid snabbt är viktigt, då kostnaderna snabbt kan vidarefaktureras till slutkund. Tänk på att inte vänta för länge med attesten!

Attest av tid finns i flera olika varianter i PP7. Det är möjligt att resultatenhetsansvarig attesterar tid, att en utsedd person attesterar all tid, eller att projektledaren attesterar tid i första steget och sedan utsedd person.

Attest av tid – projektledare

BEHÖRIGHET! I projektledarmeny eller om användaren har begränsning egna projekt går det ej att ändra attestant!

Här visas de tiderrader som anställda har registrerat under de projekt som projektledaren är ansvarig för. Tänk på att en anställd kan ha registrerat tid under flera olika projekt under en tidperiod, och det är därför inte säkert att alla tidrader visas i denna vy. Använd filter för att se enbart de urval ni kräver för tillfället.

Markera ”Attest” om tidregistreringen är korrekt. Anställd godkänd indikerar om den anställde har godkänt sin tidperiod.

När projektledaren har attesterat tiden är det dags för nästa steg att attestera.

OBS! Redan efter projektledarens attest kan tiden föras över till lönesystemet.

Attest enligt parameter

BEHÖRIGHET! Enbart användare med nivå superadmin och över kan ändra attestant i denna vy.

Hit kommer tidperioder som ska attesteras på översta nivå. Dvs om inställningarna är gjorda så att projektledaren i första hand ska attestera, så visas här om projektledaren har godkänt tiderna eller inte (och även den anställde). Använd filter för att se enbart de urval ni kräver för tillfället.

I den övre delen av vyn visas totalerna för vald tidperiod och anställd.

I nedre delen av vyn visas de tidrader som är aktuella för attest. Raderna går att justera. Det är också möjligt att klicka på en tidperiod i övre delen av vyn för att komma direkt till den anställdes registrerade tid för vald tidperiod.

För den rad man står på visas tidarapporterna för denne anställde.

OBS! Väljer jag att klicka i attest på alla rader blir de attesterade även om inte allt har attesterats av projektledaren. Detta för att lönen skall kunna behandlas även om projektledaren inte attesterat.

Börja med att ange en identitet eller initialer på den anställde i kolumnen Anställd. Därefter hämtas den fullständiga informationen automatiskt.

I kolumnen Vecka kommer nu den senast angivna tidsperioden/löneperioden att hämtas in automatiskt. Det går även bra att själv ändra tidsperioden.

Välj i kolumnen Uppdrag vilket uppdrag du vill tidsregistrera i. När du fyllt i uppdragsnumret kommer uppdragsnamnet automatiskt upp.

Här kan du välja att tidregistrera för flera uppdrag som du deltagit i under tidsperioden. Genom att skapa en ny rad och mata in ett nytt uppdragsnummer.

Därefter väljer du vilken typ av Aktivitet som ska registreras. (OBS! Om företaget inte använder sig av aktiviteter hoppar man över denna punkt!)

Välj det Artikelnumret som anger vilken typ av arbete som har utförts. T.ex. Arbete, projektledning eller möten om man har det upplagt i artikelregistret.

Fyll sedan i antal timmar från Mån-Sön. (Är det ett löpande uppdrag kommer Fakturering och Klar bockas i automatiskt för att föra över rad till fakturering direkt)

Fyll också gärna i en text som beskriver dina arbetsuppgifter.

Tryck på Spara om du fyller i tiden varje dag och tryck Godkänn vid veckoslutet för att attestanten ska se att du är klar med din tidregistrering.

Observera att det kan vara skillnader för hur tidrapporteringen är uppsatt på ditt företag. En del företag behöver inte spåra aktiviteter och då finns inte det fältet med. På en del företag har man valt att tidrapportörerna inte ska hantera vilka rader som ska faktureras eller inte. Kolumnen för ”Fakturering” kommer inte då heller att synas.

Tidregistrering

I den här vyn registreras hur de anställda har använt sin tid under tidsperioden. Antingen registreras tiden av den anställde själv eller någon annan gör detta. Oftast har man då någon form av tidrapporter som underlag. Allt fler går dock emot att de anställda har tillgång till PP7 i sin telefon och där de själva rapporterar sin tid.

I PP7 för Windows och i Web versionen av PP7 kan den som har behörigheten projektledare eller högre registrera och administrera tid för andra än dig själv. Men det beror på vad man har för inställningar i ditt företags installation av PP7.

Om projektledaren har begränsning till att se bara sina egna projekt visas alltid enbart inloggad användare.

I Mobilappen kan du som användare bara rapportera tid för dig själv.

När du känner dig nöjd med din tidrapport för veckan är det bra om du godkänner den. Då signalerar du till den som ska godkänna (attestera) din tidrapport att du är klar med tidsperioden.

När din tid är registrerad och attesterad kan den exporteras till ert lönesystem.

Registrerade tidsrader kan/ska överföras till:

1. Fakturering om det är ett löpande jobb med kundens pris och antal som ska faktureras.
2. Upparbetade kostnaden överförs till Redovisning/Projekt.
3. För löneutbetalning överförs tidsraderna till lönesystem. Förutsättning för detta är att registrerad artikel har angivit. Den registrerade artikeln är i sin tur kopplad till en löneart som talar om för lönesystemet hur tiden mm ska behandlas.