Det finns nu möjlighet att läsa in dokument som är skannade till en viss mapp med vissa namnsättningskrav, direkt till ett projekt eller liknande. Detta kan underlätta mycket vid inläsning av många filer.
Gå till Övrigt -> Dokumenthantering -> Inläsning från fil. Du får då upp denna vy.
Lägga till filer
För att läsa in filer så behöver de ligga i en specifik mapp på servern. Mappen får ni hjälp av en konsult att sätta upp. Från er skanner kan ni sedan skicka filerna som ni skannar in via FTP till denna mapp för vidare behandling.
OBS! Det går också bra att klicka på knappen ”Ladda upp filer” eller drag och släppa filer över denna vy. Filerna laddas då upp till rätt mapp på servern.
Kontrollera filer
Du kan hela tiden se hur många filer som finns för inläsning i vyn, med hjälp av texten till vänster ”Det finns x filer att läsa in”. Vill du titta på filerna, ta bort dem eller döpa om dem så kan du klicka på knappen Visa. Då öppnas en ny ruta med alla filer. Klicka på knappen Ta bort för att ta bort en fil, eller knappen Byt namn för att byta namn på den.
Läsa in
När du har dina filer på plats, så är det dags att läsa in dem i systemet. Klicka på knappen Läs in för att starta processen.
När processen är färdig så får du resultatet av inläsningen i nedre delen av vyn.
I bilden ser du att två filer fanns i mappen, varav enbart den ena lästes in.
- Filen U10400.docx lästes in och lades in i mappen E-IN under uppdraget 10400 – du kan nu klicka på 10400 för att öppna det uppdraget och titta om filen hamnat rätt.
- Filen FraktSedelSara.pdf lästes inte in (Status Identifikationstyp saknas!”. Detta innebär att filnamnet inte stämde överens med de krav som ställs på filnamn för inläsning. Du kan nu välja att ändra filnamnet för att kunna läsa in filen, eller ta bort filen, enligt tidigare beskrivning.
