Innan man börjar bokföra på nytt år behöver man lägga upp nya tidperioder.
Gå till Registervården -> Årsrutiner -> Årsbearbetningar -> Bokföringsperioder
Om året du vill lägga upp inte finns så tryck på ”Rensa allt” och skriv sen manuellt in bokföringsår – två siffror ex 19 för 2019. Lägg sedan till bokföringsperioder – period med fyra siffror och periodens datumintervall. Ex period 1901 datum from 2019-01-01, datum tom 2019-01-31. Tryck på spara knappen i menyn.
PP7 utvecklas kontinuerligt och här visas några av de förbättring som vi gjort och en del som ni kunder har efterfrågat. Vi hoppas att vårt jobb kommer er till nytta!
Två månader efter release av 2019.1 släpper vi 2019.2 den 8 februrari 2019, med ytterligare förbättringar och nyheter!
För alla er som arbetar med RUTså har PP7 i R2019.2 infört möjligheten att arbeta med RUT-avdrag på samma sätt som ni kan arbeta med ROT.
Efter lång väntan har PP7 nu kunnat sätta version 2019.1 med en mängd intressanta nyheter och fixar! Releasedatum den 1 december 2018.
Vår nya online-help är ett levande dokument som hela tiden uppdateras och förbättras. Här kommer ni hitta det ni behöver för att förstå PP7s funktioner, användningsområden och rekommenderat arbetssätt på bästa sätt. I PP7, både i Windows och Webb, klickar ni enklast på F1 för att hamna på nya hjälpen. Men redan nu kan ni surfa in på https://help.pp7.com/ och kolla runt lite!
PP7 har de senaste åren arbetat hårt med att skapa en webbad version av PP7 och har kommit väldigt långt i det arbetet. I dagsläget har vi hela projektledar- och chefs-menyn på webben, inklusive alla rapporter. Vi har också kommit väldigt långt i arbetet med Administrationsmenyn, där vi har all funktionalitet inklusive rapporter, men lite test och fix kvar. Vi är mycket stolta att kunna erbjuda en helt webbad lösning till våra kunder redan nu!
Vi rekommenderar att du använder den senaste versionen av någon av följande webbläsare med PP7:
Här kan du få lite tips och tricks för att arbeta på webben!
I vår Desktop app PP7Pro, har vi uppdaterat det grafiska utseendet till att använda teman som påminner om Office 2013. Detta innebär att ni som kund måste göra vissa inställningar i PP7 för att få ett bättre utseende.
Stöd finns för sju olika teman: Outlook, Word, Excel, PowerPoint, OneNote, Access och Publisher.
I PP7 på webben och i mobilen har vi stöd för fjorton olika teman. Dels teman som grundar sig på Office 2013 som i PP7Pro, men också ytterligare sju olika teman som är ljusare varianter av de andra temana. På så sätt kommer ni lätt kunna känna igen er om ni jobbar både i Windows, webb och mobil.
För de av er som arbetar med flera olika företag kan olika teman användas för varje installerat företag. Detta gör det lättare att särskilja vilket företag man administrerar för tillfället.
Nya möjligheter i tilläggsmodulen Budget/Prognos. Det är nu möjligt att jobba med budget/prognos på uppdragsnivå. Genom att flytta ned arbetet med prognos på uppdragsnivå, får ni en ännu noggrannare och bättre uppföljning och planering av er verksamhet.
Vi har byggt ut funktionaliteten för det löpande prognosarbetet i PP7. Om ni väljer att jobba med vår nya ”Alternativa prognos”-modell, får ni möjlighet att specificera mer i detalj vad som ingår i varje prognostiserad post. Med denna modell krävs att arbetet med prognos görs på konto-nivå i projektet och uppdraget. För uppföljning är detta ett väldigt användbart verktyg! Funktionen finns både på projekt- och uppdragsnivå.
Nu har vi gjort det lättare att öppna nya PP7-fönster i Windows med andra företag, och växla där i mellan. I menyn finns ett val som visar tillgängliga företag och klickar du på ett så öppnas det, är det redan öppet så kommer det i fokus på skärmen. Detta kan du göra både i PP7Pro och i PP7Web.
I VD/Chefs-dashboard finns nu möjlighet att visa graferna för enbart en vald resultatenhet och du har ansvar för flera olika. Vid start av PP7 visas alltid totalen för alla dina resultatenheter, men efter start kan du välja att se enbart en utvald resultatenhet.
Det finns nu fler sätt att ta emot leverantörsfakturor i PP7. I PP7 har det under många år funnits möjlighet att läsa in XML-fakturor från olika leverantörer, men nu har vi utökat vårt samarbete med Apix och InExchange för hantering av elektronisk leverantörs- och kundfakturering.
Attesteringen av leverantörsfakturorna kan också göras på språng när man inte har en dator till hands i mobilappen.
Vid registrering och kontering av leverantörsfaktura händer det ibland att man skriver fel. I tidigare versioner av PP7 har det inte gått att åtgärda felet på ett lätt sätt. Nu har vi lyssnat på våra kunder och erbjuder nu möjligheten att ta bort felaktiga konteringsrader!
På ett uppdrag kan som ni vet många fakturor ha skapats. Detta kan leda till att det blir många fakturarader och kanske svårt att hitta bland dem. Med ett nytt filter i uppdragsvyn, visar vi nu som standard enbart öppna, ej fakturerade rader. Du kan så klart välja att se på en tidigare faktura, för att se vad som är fakturerat på den.
Med GDPR uppstod en stor osäkerhet i hela Sverige, vad som egentligen gäller. För PP7s del är det inte så stora förändringar, men vi tänkte att vi skulle ge er möjlighet att göra era inloggningar lite säkrare, så obehöriga ej ska kunna ta sig in i systemet så lätt. Fram till version 11 har lösenorden inte varit känsliga för stora och små bokstäver, och inga krav på längd eller format har heller funnits. Nu finns möjligt, om ni kopplar på den funktionaliteten, att jobba med säkrare lösenord!
Fullständig Release Notes kan ni hitta här…
Efter alla större uppdatering av PP7, som R2019 är, finns det några saker att tänka på. För just denna uppdatering gäller följande:
Om ni har ställt in PP7 att arbeta med Alternativ Prognos följer här instruktioner för användning.
OBS! För att kunna arbeta med Alternativ prognos måste prognosarbetet göras per konto, ej per aktivitet.
Alternativ prognos kan ställas in på två olika sätt:
Om du arbetar med prognosen på projektnivå, så finns ingen möjlighet att arbeta med prognosen på uppdragsnivå. Om ni lägger prognos på uppdragsnivå så kommer ni inte kunna läsa upp den till projektnivån.
Vid arbete på uppdragsnivå så kan ni inte lägga alternativ prognos på projektnivån. Om ni summerar upp prognos från uppdragen, så visas resultatet på projektet, och ni kan klicka upp för att se vilka transakationer som ligger bakom resultatet, men ni kan inte lägga till eller ändra transaktioner direkt på projektnivå.
Summering till projektet: Klicka på knappen med texten ”Prog fr Uppdrag” i projektets Kalkyl/Prognos/Utfalls-flik. Denna rutin hämtar alla transaktioner från alla underliggande uppdrag och summerar dem till projektet. OBS! Varje gång du klickar på knappen kommer aktuell prognos på projektet att flyttas till föregående prognos, och aktuell prognos räknas upp från uppdragen.
I fliken Kalkyl/Prognos/Utfall under projektet (eller uppdraget) visas nu fyra nya kolumner. Rubrikerna för dessa nya kolumner kan ni själva bestämma i Registervården under Grundparametrar -> Projekt -> Rubriker.
Dessa kolumner är klickbara. Klicka på en kolumn på en rad, och du får upp ett nytt fönster.
I detta fönster kan du skriva in detaljerade transaktioner med
Varje rad visar också ett datum när raden skapades och vem som skapade raden. Dessa uppgifter kan ni inte ändra.
En rad som är sparad kan INTE tas bort. Däremot kan den ändras. Om raden ändras så loggas vem som ändrat den, när den ändrades och tidigare rad sparas undrar.
En ändrad rad får en varningsikon längst till vänster, för att visa att raden är ändrad. Ställ dig med muspekaren över den så visas alla ändringar som är gjorda.
När du klickar på OK-knappen, så stängs rutan och du kommer tillbaka till Kalkyl/Prognos/Utfalls-fliken, där din aktuella rad nu är uppdaterad med dina nya transaktioner.
OBS! Den första kolumnen räknas aldrig med i prognosen!
Tänk också på att det är möjligt att ställa in två olika beteenden här: 1. Utfallet räknas med i prognosen, eller 2. Utfallet räknas ej med i prognosen.
Externa artiklar är inlästa prislistor från externa leverantörer, eller artiklar ni lägger upp själva. Naturligtvis kan det vara en blandning. Man kan på de externa artiklarna lägga in en enhet om man så önskar, vilket gör att man även får en enhet på sina fakturarader för kundfakturering.
Artiklar (interna och interna artikelregistret)
Interna artikelregistret används för egna tidkoder och övriga egna artiklar. Det vill säga de artiklar som ni underhåller själva. Dessa artiklar används alltså för tidredovisning i PP7, och även för kundfakturering. De artiklar som skall vara lönegrundande skall också kopplas till en löneart som ert lönesystem förstår. När löneunderlag skickas till lönesystemet så används de lönearter ni kopplat till PP7s interna artiklar så att lönesystemet kan förstå.
I bilden nedanför ser du löneartens artikelnummer till vänster (1) och lite längre åt höger den löneart den är kopplad till (2). Notera att flera artiklar kan vara kopplade till samma löneart.
Om ni vill att era kundfakturor ska visa vilken enhet de interna artiklarna har (t ex timmar), så måste ni på varje artikel lägga in en enhet i det Interna artikelregistret.
Vid tidregistrering anger man en artikel från det interna artikelregistret. Som standard är en artikel förvald per användare men man kan ändra till en annan artikel om man behöver det. Klicka på listikonen (1) för att få upp listan med de interna artiklarna (2). (Hur man kopplar en standardartikel till en anställd)
Tidraderna vi skriver in här kommer kunna utläsas av löneprogrammet eftersom vi kopplat våra interna artiklar till de lönearter som löneprogrammet angett.
När det sedan är dags att skriva en faktura kan vi hämta upp de tidsrader som vi skapat med hjälp av de interna artiklarna.
Klicka på ”Skapa fakturarader” (1) (bilden nedanför)
Nu hämtas de tillgängliga tidraderna som inte hittills blivit fakturerade för det här uppdraget fram i en lista. Jag väljer att fakturera två av dem och att vänta med två genom att kryssa i att de jag inte vill ha med nu ”Fakt ej nu” och klickar på ”Skapa fakturarader”.
Vi ser nu att det finns ett pris i Ápris -kolumnen. Det priset hämtas från prislistan som är uppsatt för den här interna artikeln. Vi tittar på detaljvyn i registervården för artikeln ARBETE. Hade artiklarna haft en enhet inlagd i artikelregistret så hade även denna enhet hamnat på fakturaraden.
Där ser vi att det finns tre olika priser för just den här artikeln. Vilket pris som ska användas kan man dels bestämma på kundnivå och på projektnivå genom att ange vilken prislista (1-6) som vanligen ska användas för just den här kunden eller projektet. (Se bild nedanför). Om ingen prislista är förvald kommer prislista 1 användas (som i det här fallet). (1) (bild nedanför).
Vi skulle kunna ändra priset för just den här fakturan om vi vill. Eller ändra artikel också för den delen.
I det här fallet är jag nöjd med det som är förvalt.
Jag tar bort den textrad som lagts till för att (radtyp T=text) och väljer att lägga till en extern artikel.
Nu vill jag se hur fakturan kommer se ut och klickar på Prel Faktura (1) (bilden nedanför) och får en förhandsgranskning på min faktura. (andra bilden nedanför).
När jag är nöjd väljer jag ”Klar för fakt” (2) och fakturan skickas nu vidare för fastställande och i nästa steg utskick till kund.
Begreppet e-faktura kan vara väldigt förvirrande och flytande i dag. Vi vill därför här försöka förklara lite mer ingående vad vi på PP7 menar med e-fakturering.
I PP7 har vi flera olika möjligheter att skicka och ta emot fakturor elektroniskt, både på kundfakturasidan och leverantörsfakturasidan.
I PP7 rekommenderar vi att enbart läsa in leverantörsfakturor som kommer i XML-format, hämtad via FTP, med information både för ”fakturahuvudet” (dvs totala belopp, fakturadatum, förfallodatum, leverantör etc) samt alla fakturarader.
På detta sätt får ni total kontroll över fakturaflödet. Fakturorna behöver aldrig manuellt registreras av någon person, utan läses in direkt i reskontran och kan snabbt belasta projekten & uppdragen, stämmas av mot inköpsorder och vidarefaktureras. Här får ni ett flöde som helt automatiskt spara massor med tid och gör administratörens roll till en viktig, stödjande roll för projektledare och övrig personal.
Varianter där vi läser in XML-fakturor som levereras via e-post direkt från t ex Ahlsell, Dahl och liknande leverantörer är också möjlig i PP7.
OBS! Det finns varianter där fakturan kommer som XML-format, men ändå behandlas med manuell registrering i PP7 – detta är inte vad PP7 ser som en e-fakturalösning.
Att skicka kundfakturor direkt till slutkund, utan att skriva ut och lägga i kuvert sparar väldigt mycket tid. På samma sätt som på leverantörsfaktursidan så rekommenderar PP7 att skicka kundfakturor i XML-format (SVE-faktura) direkt till en ”fakturaoperatör” via FTP för snabb och smidig leverans.
Kundfakturering på detta sätt innebär också att mottagaren får möjlighet att läsa in fakturan på radnivå, precis som PP7 kan göra på leverantörsfakturasidan.
OBS! PP7 rekommenderar inte att skicka PDF-fakturor via e-post till slutmottagaren. Funktionen finns i PP7 men kan ej ses som en ren e-fakturalösning och kan ställa till problem för er.
I PP7 har vi samarbete med följande aktörer på marknaden på både leverantörs- och kundfakturasidan:
Begreppsförklaring
Så här
Kom ihåg att på projektet ange den Projekttyp som gäller för avtalsfakturor. Ange Avtalssumman som omfattar hela avtalsperioden i fältet Avtalssumma = Anbudssumma. Fältet används för att se orderstock där orderstocken = anbudssumman – hittills fakturerat.
Vid fakturering efterskott sker start av periodisering i samma månad som fakturan ställs ut annars är det nästa period.
Skall indexuppräkning ske: