Kategorier
Övrigt

Vad är E-faktura

Begreppet e-faktura kan vara väldigt förvirrande och flytande i dag. Vi vill därför här försöka förklara lite mer ingående vad vi på PP7 menar med e-fakturering.

I PP7 har vi flera olika möjligheter att skicka och ta emot fakturor elektroniskt, både på kundfakturasidan och leverantörsfakturasidan. 

E-faktura i leverantörsreskontran

I PP7 rekommenderar vi att enbart läsa in leverantörsfakturor som kommer i XML-format, hämtad via FTP, med information både för ”fakturahuvudet” (dvs totala belopp, fakturadatum, förfallodatum, leverantör etc) samt alla fakturarader. 

På detta sätt får ni total kontroll över fakturaflödet. Fakturorna behöver aldrig manuellt registreras av någon person, utan läses in direkt i reskontran och kan snabbt belasta projekten & uppdragen, stämmas av mot inköpsorder och vidarefaktureras. Här får ni ett flöde som helt automatiskt spara massor med tid och gör administratörens roll till en viktig, stödjande roll för projektledare och övrig personal. 

Varianter där vi läser in XML-fakturor som levereras via e-post direkt från t ex Ahlsell, Dahl och liknande leverantörer är också möjlig i PP7.

OBS! Det finns varianter där fakturan kommer som XML-format, men ändå behandlas med manuell registrering i PP7 – detta är inte vad PP7 ser som en e-fakturalösning.

E-faktura i kundreskontran

Att skicka kundfakturor direkt till slutkund, utan att skriva ut och lägga i kuvert sparar väldigt mycket tid. På samma sätt som på leverantörsfaktursidan så rekommenderar PP7 att skicka kundfakturor i XML-format (SVE-faktura) direkt till en ”fakturaoperatör” via FTP för snabb och smidig leverans.

Kundfakturering på detta sätt innebär också att mottagaren får möjlighet att läsa in fakturan på radnivå, precis som PP7 kan göra på leverantörsfakturasidan. 

OBS! PP7 rekommenderar inte att skicka PDF-fakturor via e-post till slutmottagaren. Funktionen finns i PP7 men kan ej ses som en ren e-fakturalösning och kan ställa till problem för er.

Lösningar

I PP7 har vi samarbete med följande aktörer på marknaden på både leverantörs- och kundfakturasidan:

  • InExchange
  • Apix
  • ScanCloud

Begreppsförklaring

  • FTP – Hämta filer från en server någon annanstans
  • XML – ett textfilsformat som fakturor kan skickas. Oftast SVE-faktura
  • Svefaktura – en standard som finns i Sverige för hur fakturor kan skickas i XML-format