Innan kundfakturering kan ske via Apix, måste PP7 vara inställt rätt av PP7 konsulter!
Kundfakturering via Apix använder sig av formatet Finvoice. Apix konverterar sedan filen till rätt slutformat. Integrationen skapar en Zip-fil vid fastställande av fakturor. Zip-filen innehåller en XML-fil (Finvoice) och en PDF (originalfakturan). XML-filen valideras innan skapande mot Finvoice XSD som ligger i mappen XSD i PP7 roten. Zip-filen skickas sedan upp till inställd FTP-server.
Global inställning
Om alla era kundfakturor ska gå till Apix, så ställs PP7 in på att alla fakturor är e-fakturor. Då får ni välja vilket leveranssätt till slutkund som skall vara standard. Ni kan välja på E-faktura, E-mail och Brev.
Om inget annat ställs in på respektive kund, så kommer fakturorna att gå iväg till Apix enligt den globala inställningen.
Om bara vissa fakturor ska gå till Apix, så ställs PP7 in på att enbart valda fakturor är e-fakturor, och då måste inställning på varje kund som ska e-faktura göras enligt nedan.
Kunder
Följande inställningar ska göras per kund, antingen om den kunden är en av få som ska ha e-faktura, eller om kunden utgör ett undantag från den globala inställningen. OBS! Om kunden inte avviker från de globala inställningarna, så ska inga ändringar göras på kunden!
- Format: Finvoice
- Lev från PP7: Till fakturaväxel
- Lev till slutkund:
- Välj Brev för pappersfaktura
- Välj E-mail för att slutkunden vill ha fakturan via e-post. Här måste ni även ange en Faktura e-post så att Apix vet vilken adress fakturan ska gå till.
- Välj E-faktura om slutkunden vill ha en e-faktura. Här måste ni också ange en E-fakturaadress. Om kundens e-fakturaadress är detsamma som GLN, så räcker det att ange GLN nummer i därför avsett fält.
- Faktura FTP: Om ni anger något här så kommer fakturan att skicka till en annan FTP server än standard. Detta fält bör oftast vara blankt! OBS! Funktionen finns från version 2019.3!
Vill ni, i stället för att skicka fakturan till Apix, kopiera fakturan till en mapp på er server, måste en sökväg anges antingen i grundparametrarna, eller direkt på kunden, i därför avsett fält. Sökvägen måste vara en full sökväg till mappen, t ex c:\PP7\Fakturor
Fakturan
Viss information är obligatorisk för olika elektroniska fakturaformat. Om en faktura inte har all information som krävs, visas ett felmeddelande vid fastställande av fakturor, och fakturan skickas inte iväg. Är ni osäkra på vilken information som saknas, kontrollera med Apix i första hand och sedan PP7.
OBS! Det finns vissa begränsningar i fakturering via Finvoice-protokollet. Bland annat kan fakturatext enbart innehålla 512 tecken!
Uppföljning på fakturor
I vyn Kundfakturor kan man filtrera på fältet E-fakt status för att enbart se fakturor utifrån specifik status. De olika statusskoderna är:
- Blankt – Alla fakturor.
- Ej skapade – Fakturor som inte har blivit fastställda.
- Skapade – Fakturor som har blivit fastställda.
- Felaktiga – Fakturor som inte har gått genom validering.
- Levererade – Fakturor som har blivit sänt till Apix.
- Bekräftade – Fakturor som har blivit godkända av Apix.
Felsökning
I kundfakturafråga kan man följa upp status på fakturorna. De som står som felaktiga kan man klicka på den orangea knappen för att prova att skicka igen.
- Alla fakturor som är skickade finns under FAKT-mappen som vanligt (både PDF och XML).
- Zip-filen läggs också under mappen COM\EXPORT\BKP.
- Felaktiga fakturor läggs i mappen COM\EXPORT\ERR.