Kategori: Tid och Resa

Kategorier
Integrationer och Exporter Tidregistrering

Export av tid till Visma

1. Tidkoder

Lägg upp tidkoder i PP7. Dessa kan sedan exporteras till Visma Lön, efter exporten skall de kompletteras med lönearter.

Tidkoderna går över till Visma med antal.

2. Utläggskoder

Utläggskoderna läggs upp i inmatningsvyn för tidkoder, men utläggskoden skall alltid börjas med ett ”U”. Motsvarande utläggskoder läggs sedan upp Visma Lön och kompletteras med lönearter

Utläggkoderna går över till Visma med belopp.

Inställningar i Visma Lön

Utläggskoderna uppdateras under:
Arkiv / Företagsunderhåll / Företagsinställningar / Import/Export / Utläggskoder

Om moms skall specificeras på ingående moms på utlägg:
Arkiv / Företagsunderhåll / Företagsinställningar / Bokföring /

Specificera ingående moms på utlägg.

3. Artikelregister internt

  1. Koppla samman tidartiklar med respektive tidkod.
  2. På artiklar som kopplas till Utläggskoder skall även typ av artikel anges:
    • Utlägg (inkl. traktamente och avdrag på traktamente)
    • Representation
    • Milersättning

4. Kontrollera anställningsregistret

Följande måste vara angivet på den anställde för att exporten till Visma Lön skall fungera:
  • Namn
  • Personnr
  • Signatur
  • Personalkategori
  • Anställningnr lön om det skiljer sig från anställningsid.

5. Tidrapportering per dag

Tid registrerad på tidartiklar med tidkoder exporteras till Visma Lön.

Under fliken ”Övrigt” anger man eventuella utlägg.

Apris anger pris för ev. vidarefakturering till kund.
Kostapris anger med vilken kostnad uppdraget skall debiteras.
Eget utlägg (inkl. moms), exporteras till Visma Lön.
Därav moms, exporteras till Visma Lön.
Under text kan man ange vad utlägget avser, exporteras till Visma Lön.

6. Överföring till externt lönesystem - Visma

Här anges datumurval och kategori som skall föras över.
Överföringsdatum föreslås till dagens datum.
Systemet förslår filkatalog och filnamn, båda kan ändras.

Önskar man återskapa överföringsfilen skall ange det tidigare överföringsdatumet och klicka i ”Ja” i rutan ”Återskapa exportfil per överföringsdatum.

När överföringen är skapad kommer ovanstående informationsruta upp som bekräftelse att exportfilen är skapad.

När överföringen är avslutad kan man i rutan till höger kontrollera vad som är med i överföringsfilen.

7. Aktivera import från annat tidredovisningssystem i Visma Lön

Inställningar i Visma Lön

Utläggskoderna uppdateras under:

Arkiv / Företagsunderhåll / Företagsinställningar / Import/Export / Tidredovisning

Ange den sökväg som angavs vid utläsningen.

Kategorier
Tid attestering

Så här attesterar du tid

  1. I det flesta fallen kommer ditt namn vara förvalt i rutan ”Attestant”. Om det inte är det eller om du ska attestera tid i någon annans ställe kan du välja ett annat namn genom att klicka på förstoringsglaset i rutan. Då får du upp en urvalslista med möjliga val. Tabellen under filtret innehåller de rader med tid som behöver attesteras.
  2. Om du har många rader i tabellen, behöver du kanske filtrera den ytterligare genom att göra val i den vänstra delen ovanför tabellen. Aktivera filtreringen genom att klicka på knappen ”Filtrera”.
  3. För att se detaljer om en viss rad, markerar du den genom att klicka på namnet i kolumnen ”Anställd” och på knappen ”Visa detaljer”.
  4. För att kontrollera om den anställde har godkänt sin tid kan du titta i kolumnen ”Anst OK”. (Du kan dock fortfarande attestera tid som en anställd inte godkänt.)
  5. När du kontroller om tidraderna i tabellen ser ok ut kan du:
    • välja att ”Markera alla” om allt ser ok ut.
    • eller välja att markera de rader som du vill attestera genom att klicka i kryssrutan i raderna.
  6. Klicka sedan på ”Genomför” för att attestera de markera raderna.
Kategorier
Tidregistrering

Så här tidregistrerar du

  1. Börja med att ange en identitet eller initialer på den anställde i kolumnen Anställd. Därefter hämtas den fullständiga informationen automatiskt.
  2. I kolumnen Vecka kommer nu den senast angivna tidsperioden/löneperioden att hämtas in automatiskt. Det går även bra att själv ändra tidsperioden.
  3. Välj i kolumnen Uppdrag vilket uppdrag du vill tidsregistrera i. När du fyllt i uppdragsnumret kommer uppdragsnamnet automatiskt upp.
    • Här kan du välja att tidregistrera för flera uppdrag som du deltagit i under tidsperioden. Genom att skapa en ny rad och mata in ett nytt uppdragsnummer.
  4. Därefter väljer du vilken typ av Aktivitet som ska registreras. (OBS! Om företaget inte använder sig av aktiviteter hoppar man över denna punkt!)
  5. Välj det Artikelnumret som anger vilken typ av arbete som har utförts. T.ex. Arbete, projektledning eller möten om man har det upplagt i artikelregistret.
  6. Fyll sedan i antal timmar från Mån-Sön. (Är det ett löpande uppdrag kommer Fakturering och Klar bockas i automatiskt för att föra över rad till fakturering direkt)
  7. Fyll också gärna i en text som  beskriver dina arbetsuppgifter.
  8. Tryck på Spara om du fyller i tiden varje dag och tryck Godkänn vid veckoslutet för att attestanten ska se att du är klar med din tidregistrering.

Observera att det kan vara skillnader för hur tidrapporteringen är uppsatt på ditt företag. En del företag behöver inte spåra aktiviteter och då finns inte det fältet med.  På en del företag har man valt att tidrapportörerna inte ska hantera vilka rader som ska faktureras eller inte. Kolumnen för ”Fakturering” kommer inte då heller att synas.

Kategorier
Reseräkning

Reseräkning

Reseräkning

BEHÖRIGHET! I PP7Tid-modulen och Projektledareportalen (vid begränsning egna projekt) i går det ej att ändra anställd!

  • Ange först er identitet i Anställd.
  • Nr – Reseräkningens nr. Hoppa över fältet sätts automatiskt. Vill du titta på en gammal reseräkning, klicka upp urvalslistan och välj reseräkning.
  • Lkod (Landkod anges enbart om det gäller utlandstraktamente)
  • Markera Traktamente reseräkningen även ska generera traktamente.
  • Fyll i det uppdrag som Reseräkningen ska hamna som kostnad under.
  • Syfte – Syfte med resan
  • Till – Destination
  • Om avdrag för mat eller tillägg ska skapas, markera varje dag i listan med de avdrag eller tillägg som skall utgå.
  • Har du utlägg, representation eller milersättning, använd respektive flik och ange dina belopp manuellt

OBS! Är reseräkningen attesterad kan den inte ändras. 

Kategorier
Resa attestering

Attest av reseräkning

BEHÖRIGHET! Enbart användare med behörighet Superadmin och över har möjlighet att ändra attestant i vyn.

Här attesterar ni reseräkningar. En Uppgift visas i alla portaler om det finns reseräkningar att attestera för inloggad användare.

  • Klickar ni på en rad så kommer ni direkt till den specifika reseräkningen och kan se all information där.
  • För att attestera bocka i Attest.
  • När alla reseräkningar är attesterade tryck på Godkänn. All information om reseräkning förs nu över till lönegrundande data och möjlighet att hämta till fakturarader ges.
  • Efter detta kan inte reseräkningen inte ändras.
OBS! Reseräkningar går till attest till den person som är angiven som översta attestansvarig även om attest per projektledare är satt!
Kategorier
Tidregistrering

Bygglön

Leverantörsfakturor

Tidrapportering före fördelning

Vecka 1227

Vecka 1228

Vecka 1229

Vecka 1230

Vecka 1231

Tidrapportering efter fördelning.

Klicka på ”Hämta OB/ÖT” för varje vecka.

Klicka på ”Godkännande” för varje vecka om allt är OK. Efter det går tidrapporten inte att ändra på annat sätt än genom att lägga till nya rader.

Vecka 1227

Vecka 1228

Vecka 1229

Vecka 1230

Vid uppstart av bygglönen den första i månaden går det att göra på detta sätt.

Manuellt lägga till raden med OB eller övertid.

Varning kommer att start och sluttid skall anges ignorera detta.

Fastställande och till lön

Fastställande tidregistrering

        

Överföring till externt lönesystem Visma

Överföring till externt lönesystem Visma

Fakturering

Hur skall fakturaraderna hämtas över?.

”Hämta fakturarader”

Kategorier
Tidregistrering

Tidrapportering per dag

Tidrapportering per dag

BEHÖRIGHET!  I PP7Tid-modulen visas alltid enbart inloggad användare i tidregistrering. Om projektledaren har begränsning egna projekt visas alltid enbart inloggad användare. I övriga portaler finns möjlighet att se och justera andra användares tid.

Tidrapportering per dag finns i två versioner

  • Ange total arbetad tid per dag, uppdrag, och artikel
  • eller OB och Övertid räknas automatiskt utifrån start och sluttid per dag (bygglön).

Här registrerar den anställde hur han eller hon har använt sin tid för resp. datum.  All tidregistrering sker alltid på Uppdragsnummer.

Vid godkännande av registrerade tider kommer dessa att överföras till ”den vanliga” tidregistreringen.

Kolumnerna i tidrapporteringen per dag bestäms vid uppsättning av PP7. Det är valfritt.

Om Hämta OB/ÖT klickas i hämtas både olika OB timmar och övertidstimmar enligt byggavtalet.

Bläddra till nästa dag genom F8 och Föregående dag F7.
Anställd

Ange din identitet/initialer (bör vara samma som inloggningsidentitet).

Då hämtas det fullständiga namnet automatiskt.

Tidperiod

Ange tidperiod som ska registreras. Datum intervall för vardagar på tidsperioden visas.

Kolumn 1 Arbetad tid

Ange arbetad tid för angiven dag.

Kolumn 2 Övertid 1

Ange ev arbetat antal timmar övertid 1.

Rader – Tidrapportering per dag

Vid radregistrering visas automatiskt nästa radnummer.

Datum

Ange datum som ska registreras. F7 föregående dag F8 nästa dag.

Uppdrag

Ange Uppdrag och namnet på detta visas.

Aktivitet

Om företaget arbetar med aktiviteter,
anger man det här.

Annars hoppas det över.

Rader – Övriga artiklar

Här kan anges tid eller övriga artiklar som inte finns i kolumner på föreg sida.

Tidrapportering med kbr = kontodel 5 = i detta fall ”Bil”.

Vid radregistrering visas automatiskt nästa radnummer.

Datum

Ange datum som ska registreras

Uppdrag

Ange Uppdrag och namnet på detta visas.

Aktivitet

Om företaget arbetar med aktiviteter,
anger man det här.

Annars hoppas det över.

Artnr

Registrera den artikel som anger vilken typ av arbete
som har utförts, till exempel konsultarbete, servicearbete
eller mil om man har det upplagt i artikelregistret.

Benämning

Här visas en benämning för varje registrering man
gör i fälten innan och sist då artikelns benämning.

Fältet kan ändras.

Antal

Här anger man det antal som ska kostnadsföras och ev. faktureras.

Kostpris

Här visas den kostnaden som går till redovisningen.

Apris

Här visas kundpriset, vilket kan ändras.

Fakturering

Vill man föra över rad till fakturering anger man här J (Ja).

I annat fall N (Nej).

Text

Extra textfält överförs även till Fakturering.

Godkännande

Är antal timmar större eller mindre än antal timmar som ska vara i veckan kommer frågan om tiden som är för mycket ska läggas till tidbank eller om tiden är för lite om det ska hämtas från tidbank.

Vill du lägga 5 timmar till tidbanken svara Ja och lägg 5 i till tidbank som i exemplet.

Visas endast om behörighet finns att godkänna tidrapporten. Efter att godkännade gjorts ska fastställande och överföring till fakturering göras av behörig person.

Styrning via parameter om godkännade görs av respektive anställd som registrerar sin tid eller om det är någon annan som ska godkänna tidrapporten. Om den parametern inte är satt så visas knappen endast i administrationsmenyn. Godkännade innebär att tiden förs över till tidregistrering samt att tidregistreringsfastställande och överföring till fakturering kan göras. Raderna går därefter inte längre går att ändra i tidrapporteringsvyn. Ska en ändring göras gör detta genom en kreditrad och lägg därefter in den rad du skulle ha.

OK/Avbryt

När registreringen är klar, godkänn med OK och gå ur rutinen med Esc eller Avbrytknappen. Är man inloggad i administratörsportalen så blankas alla uppgifter i denna vy vid OK, för att det ska vara lätt att registrera tid för ny person direkt. I övriga menyer behålls anställd vid OK för att samma person ska snabbt kunna registrera tid på ny vecka.  

Kategorier
Populärt Tid attestering

Tid för attest

Så här attesterar du tid

  1. I det flesta fallen kommer ditt namn vara förvalt i rutan ”Attestant”. Om det inte är det eller om du ska attestera tid i någon annans ställe kan du välja ett annat namn genom att klicka på förstoringsglaset i rutan. Då får du upp en urvalslista med möjliga val. Tabellen under filtret innehåller de rader med tid som behöver attesteras.
  2. Om du har många rader i tabellen, behöver du kanske filtrera den ytterligare genom att göra val i den vänstra delen ovanför tabellen. Aktivera filtreringen genom att klicka på knappen ”Filtrera”.
  3. För att se detaljer om en viss rad, markerar du den genom att klicka på namnet i kolumnen ”Anställd” och på knappen ”Visa detaljer”.
  4. För att kontrollera om den anställde har godkänt sin tid kan du titta i kolumnen ”Anst OK”. (Du kan dock fortfarande attestera tid som en anställd inte godkänt.)
  5. När du kontroller om tidraderna i tabellen ser ok ut kan du:
    • välja att ”Markera alla” om allt ser ok ut.
    • eller välja att markera de rader som du vill attestera genom att klicka i kryssrutan i raderna.
  6. Klicka sedan på ”Genomför” för att attestera de markera raderna.

Att attestera tid snabbt är viktigt, då kostnaderna snabbt kan vidarefaktureras till slutkund. Tänk på att inte vänta för länge med attesten!

Attest av tid finns i flera olika varianter i PP7. Det är möjligt att resultatenhetsansvarig attesterar tid, att en utsedd person attesterar all tid, eller att projektledaren attesterar tid i första steget och sedan utsedd person.

Attest av tid – projektledare

BEHÖRIGHET! I projektledarmeny eller om användaren har begränsning egna projekt går det ej att ändra attestant!

Här visas de tiderrader som anställda har registrerat under de projekt som projektledaren är ansvarig för. Tänk på att en anställd kan ha registrerat tid under flera olika projekt under en tidperiod, och det är därför inte säkert att alla tidrader visas i denna vy. Använd filter för att se enbart de urval ni kräver för tillfället.

Markera ”Attest” om tidregistreringen är korrekt. Anställd godkänd indikerar om den anställde har godkänt sin tidperiod.

När projektledaren har attesterat tiden är det dags för nästa steg att attestera.

OBS! Redan efter projektledarens attest kan tiden föras över till lönesystemet.

Attest enligt parameter

BEHÖRIGHET! Enbart användare med nivå superadmin och över kan ändra attestant i denna vy.

Hit kommer tidperioder som ska attesteras på översta nivå. Dvs om inställningarna är gjorda så att projektledaren i första hand ska attestera, så visas här om projektledaren har godkänt tiderna eller inte (och även den anställde). Använd filter för att se enbart de urval ni kräver för tillfället.

I den övre delen av vyn visas totalerna för vald tidperiod och anställd.

I nedre delen av vyn visas de tidrader som är aktuella för attest. Raderna går att justera. Det är också möjligt att klicka på en tidperiod i övre delen av vyn för att komma direkt till den anställdes registrerade tid för vald tidperiod.

För den rad man står på visas tidarapporterna för denne anställde.

OBS! Väljer jag att klicka i attest på alla rader blir de attesterade även om inte allt har attesterats av projektledaren. Detta för att lönen skall kunna behandlas även om projektledaren inte attesterat.

 

Kategorier
Tidregistrering

Tidregistrering

  1. Börja med att ange en identitet eller initialer på den anställde i kolumnen Anställd. Därefter hämtas den fullständiga informationen automatiskt.
  2. I kolumnen Vecka kommer nu den senast angivna tidsperioden/löneperioden att hämtas in automatiskt. Det går även bra att själv ändra tidsperioden.
  3. Välj i kolumnen Uppdrag vilket uppdrag du vill tidsregistrera i. När du fyllt i uppdragsnumret kommer uppdragsnamnet automatiskt upp.
    • Här kan du välja att tidregistrera för flera uppdrag som du deltagit i under tidsperioden. Genom att skapa en ny rad och mata in ett nytt uppdragsnummer.
  4. Därefter väljer du vilken typ av Aktivitet som ska registreras. (OBS! Om företaget inte använder sig av aktiviteter hoppar man över denna punkt!)
  5. Välj det Artikelnumret som anger vilken typ av arbete som har utförts. T.ex. Arbete, projektledning eller möten om man har det upplagt i artikelregistret.
  6. Fyll sedan i antal timmar från Mån-Sön. (Är det ett löpande uppdrag kommer Fakturering och Klar bockas i automatiskt för att föra över rad till fakturering direkt)
  7. Fyll också gärna i en text som  beskriver dina arbetsuppgifter.
  8. Tryck på Spara om du fyller i tiden varje dag och tryck Godkänn vid veckoslutet för att attestanten ska se att du är klar med din tidregistrering.

Observera att det kan vara skillnader för hur tidrapporteringen är uppsatt på ditt företag. En del företag behöver inte spåra aktiviteter och då finns inte det fältet med.  På en del företag har man valt att tidrapportörerna inte ska hantera vilka rader som ska faktureras eller inte. Kolumnen för ”Fakturering” kommer inte då heller att synas.

Tidregistrering

I den här vyn registreras hur de anställda har använt sin tid under tidsperioden. Antingen registreras tiden av den anställde själv eller någon annan gör detta. Oftast har man då någon form av tidrapporter som underlag. Allt fler går dock emot att de anställda har tillgång till PP7 i sin telefon och där de själva rapporterar sin tid.

I PP7 för Windows och i Web versionen av PP7 kan den som har behörigheten projektledare eller högre registrera och administrera tid för andra än dig själv. Men det beror på vad man har för inställningar i ditt företags installation av PP7.

Om projektledaren har begränsning till att se bara sina egna projekt visas alltid enbart inloggad användare.

I Mobilappen kan du som användare bara rapportera tid för dig själv.

När du känner dig nöjd med din tidrapport för veckan är det bra om du godkänner den. Då signalerar du till den som ska godkänna (attestera) din tidrapport att du är klar med tidsperioden.

När din tid är registrerad och attesterad kan den exporteras till ert lönesystem.

Registrerade tidsrader kan/ska överföras till:

    1. Fakturering om det är ett löpande jobb med kundens pris och antal som ska faktureras.
    2. Upparbetade kostnaden överförs till Redovisning/Projekt.
    3. För löneutbetalning överförs tidsraderna till lönesystem. Förutsättning för detta är att registrerad artikel har angivit. Den registrerade artikeln är i sin tur kopplad till en löneart som talar om för lönesystemet hur tiden mm ska behandlas.