Kategorier
Grundfunktioner

Dokumenthantering

Dokumenthantering

Dokumenthanteringen i PP7 gör att alla dokument som rör verksamheten kan samlas på ett ställe, kategoriseras och sparas i korrekt arbetsyta.

Systemet kan hantera saker som:

  • Lägga till/Ta bort/Flytta dokument
  • Checka in/ut dokument
  • Bifoga dokument som fakturabilaga
  • Mallar
  • Versionshantering
  • Attestgång
  • Skicka till e-postmottagare
  • Länka dokument
  • Peka på dokument
  • Skapa PDF

Dokument finns tillgängliga i följande arbetsytor i PP7:

Projekt, Uppdrag, Kunder, Leverantörer, Offertprojekt, Offertuppdrag, Reseräkning, CRM, Inköp, Ärende, Förfrågan, UHObjekt, Anställda, Externa artiklar

För att dokumentsystemet skall fungera som det är tänkt måste det sättas upp korrekt.

Uppsättning av Dokumentsystemet görs i PP7 Registervård. (Artikel om  Dokumentkategorier ).

Det som behövs sättas upp är:

  • Dokumentkategorier
  • Kategorier för var mallar ska hamna
  • Mallar
För att lägga till ett dokument under t ex ett projekt, så markerar du vilken kategori (mapp) du vill att dokumentet ska hamna under. Sedan kan du dra in dokumentet från din dator och släppa det över dokumentfliken. Eller så klickar du på gem-ikonen för att välja en fil från en utforskare.

 

När dokumenten väl är på plats, så visas kategorier som innehåller dokument med en pil framför. På vis vet man att kategorin innehåller dokument. Klickar du på kategorin, så visas dokumenten både i listan till höger, samt direkt i trädstrukturen. 

Hanteringen av filerna görs i listan till höger. Här har du snabbknappar för att ladda ned dokumentet till din dator och ta bort dokumentet. Det finns också en meny (tre prickar) för fler funktioner.

Ladda hem

Klicka på knappen för att ladda hem dokumentet till din dator. Du får du frågan om du vill Checka ut dokumentet och låsa det för andra användare. Om du svarar JA här, kommer en ny version av dokumentet att sparas och dokumentet blir låst för andra användare till dess att du checkar in det igen.
Svarar du NEJ här, laddas dokumentet hem till din dator, men andra användare har fortfarande tillgång till dokumentet, och ingen ny version sparas.
När ett dokument är utcheckat, visas en text i rött i listan under dokumentets namn, med information om vem som checkat ut det.

Checka ut

Du kan också välja att direkt Checka ut ett dokument, utan att ladda ned det. Resultatet blir det samma som ovan, men utan att dokumentet laddas hem till din dator. När ett dokument är utcheckat, visas en text i rött i listan under dokumentets namn, med information om vem som checkat ut det.

Checka in

Om du har valt att checka ut och låsa för andra användare, så kan du också checka in dokumentet igen. Gör detta genom att klicka på meny-knappen (tre prickar) och välj Checka in. Du får nu frågan om du vill Checka in ett lokalt dokument. Om du har laddat hem och ändrat ett dokument, så ska du välja detta alternativ. På så sätt laddar du upp det nya dokumentet med ändringar och skriver över det befintliga. Annars kan du välja att enbart checka in genom att välja NEJ.
 

Lägg till bilaga

Detta alternativ är enbart tillgängligt i Uppdragsvyn, på PDF-filer. Det innebär att man kan lägga till PDF-filer som bilagor till sin kundfaktura. Välj Av-/Markera som bilaga i menyn för att lägga till eller ta bort bilaga. En bilaga får ett gem bredvid sig i dokumentlistan, för tydlighet.