Dokumenthantering
Dokumenthanteringen i PP7 gör att alla dokument som rör verksamheten kan samlas på ett ställe, kategoriseras och sparas i korrekt arbetsyta.
Systemet kan hantera saker som:
- Lägga till/Ta bort/Flytta dokument
- Checka in/ut dokument
- Bifoga dokument som fakturabilaga
- Mallar
- Versionshantering
- Attestgång
- Skicka till e-postmottagare
- Länka dokument
- Peka på dokument
- Skapa PDF
Dokument finns tillgängliga i följande arbetsytor i PP7:
Projekt, Uppdrag, Kunder, Leverantörer, Offertprojekt, Offertuppdrag, Reseräkning, CRM, Inköp, Ärende, Förfrågan, UHObjekt, Anställda, Externa artiklar
För att dokumentsystemet skall fungera som det är tänkt måste det sättas upp korrekt.
Uppsättning av Dokumentsystemet görs i PP7 Registervård. (Artikel om Dokumentkategorier ).
Det som behövs sättas upp är:
- Dokumentkategorier
- Kategorier för var mallar ska hamna
- Mallar
När dokumenten väl är på plats, så visas kategorier som innehåller dokument med en pil framför. På vis vet man att kategorin innehåller dokument. Klickar du på kategorin, så visas dokumenten både i listan till höger, samt direkt i trädstrukturen.
Hanteringen av filerna görs i listan till höger. Här har du snabbknappar för att ladda ned dokumentet till din dator och ta bort dokumentet. Det finns också en meny (tre prickar) för fler funktioner.
Ladda hem
Klicka på knappen för att ladda hem dokumentet till din dator. Du får du frågan om du vill Checka ut dokumentet och låsa det för andra användare. Om du svarar JA här, kommer en ny version av dokumentet att sparas och dokumentet blir låst för andra användare till dess att du checkar in det igen.
Svarar du NEJ här, laddas dokumentet hem till din dator, men andra användare har fortfarande tillgång till dokumentet, och ingen ny version sparas.
När ett dokument är utcheckat, visas en text i rött i listan under dokumentets namn, med information om vem som checkat ut det.
Checka ut
Checka in
Lägg till bilaga
Detta alternativ är enbart tillgängligt i Uppdragsvyn, på PDF-filer. Det innebär att man kan lägga till PDF-filer som bilagor till sin kundfaktura. Välj Av-/Markera som bilaga i menyn för att lägga till eller ta bort bilaga. En bilaga får ett gem bredvid sig i dokumentlistan, för tydlighet.