Kategorier
Kalkyl/Prognos/Utfall

Budget/Prognos

Budget/Prognos i PP7 är en avancerad modul som används för att prognostisera sina projekt för framtiden, under hela projektets livstid. Genom att göra detta kan man få en överblick över hela företagets planerade resultat för framtiden. Modulen följer hela organisationsstrukturen i PP7 vilket gör att ni kan arbeta från lägsta nivå ända upp till företagsnivå. Ni kan jämföra aktuell prognos med tidigare prognoser och kommande budgetar, titta på upparbetat eller fakturerat, per år eller totalt. 

Modulen ger stora möjligheter att planera sitt framtida resultat för ett företag med många projekt!

Här följer en FAQ över hur arbetet i Budget/Prognos fungerar och vad ni ska tänka på.

Även om texten nedan talar om Projekt, så finns möjligheten att arbeta på en ännu lägre nivå, Uppdragsnivå. Det väljer ni själva. Texten nedan gäller samma för både projekt och uppdrag.

Läs mer:

Budget/Prognos på projekt

FAQ Budget/Prognos

OBS! Innan budget och prognos startas skall verkligt utfall vara avstämt t.o.m. den period som anges i utfall period. Alla projekt som skall avslutas skall vara avslutade innan prognosen startas.

Hur ofta ska vi göra prognos?

En del företag gör 4 per år, andra varje månad. Det är helt upp till er!

Vem kan starta och stoppa prognosarbetet?

Det kan enbart en användare med behörighet PP7Ansvarig göra. Detta görs i PP7 Registervård. Ni måste ange År, Prognosnummer, Beskrivning samt Utfallsperiod. Prognosperioden blir automatiskt perioden efter angiven utfallsperiod. Utfallsperioden måste vara stängd för att prognosen ska kunna startas.

Prognosstart

Vad sker vid prognosstart?

När du startar ett prognosarbete i PP7 så sker följande saker i programmet:

  • Projekt läses över till prognosen
  • Utfall på projekten hämtas från redovisningen till och med vald utfallsperiod. Dessa värden läggs ut i prognosfördelningen i respektive projekt i korrekt utfallsperiod.
  • Den prognos som ligger på respektive projekt då du startar prognosomgången kommer att ligga till grund för prognosarbete
  • Vid årsbokslut och utläsning av nya IB-värden så skapas också automatiskt en första budget för året, med nummer 00 (t ex 1900).
Indirekta kostnader

Ni kan arbeta med Indirekta kostnader på olika sätt i prognosarbetet i PP7.

  • Om parametern ’Ta ej med interna projekt’ är markerad så läses all redovisningsdata som är knuten till interna projekt ut till fliken Indirekt kostnader i Prognosjämförelsen. Detta innebär alltså att interna projekt inte tas med i prognosen.
    • Du kan också markera rutan Beräkning av indirekta kostnader om ’Ta ej med interna projekt’ är markerad. Om denna ruta är markerad vid start så fördelas alla indirekta kostnader (ej projekt) jämt över årets resterande perioder. 
  • Om parametern ’Ta ej med interna projekt’ EJ är markerad så läses ingenting över till fliken Indirekta kostnader. I stället kommer era indirekta projekt att hamna i Prognosen.
Varför kommer inte alla projekt med i prognosen?

Baserat på grundparametern ’Ta ej med interna projekt’ så kommer ej Interna/Frånvaro-projekt med – i detta fall bör man arbeta med fliken ’Indirekta kostnader’ i prognosjämförelsen. Tänk även på att OBS-projekt aldrig ska komma med i prognosen!

Hur hanteras avslutade projekt?
  • Definitivt avslutade projekt där avslutsdatum infaller EFTER (>=) utfallsperiodens startdatum kommer med på samma sätt som öppna projekt.
  • Definitivt avslutade projekt där avslutsdatum infaller FÖRE (<=) utfallsperiodens startdatum, men INOM samma år, kommer med på samma sätt som öppna projekt.
  • Definitivt avslutade projekt och frånvaroprojekt (om de är med i prognosen) som kommer med i prognosen får status godkänd direkt vid prognosstart
  • Övriga definitivt avslutade projekt slås ihop till ett tillfälligt klumpat prognosprojekt med ID 99999990. Detta gäller projekt som finns med i föregående period, under föregående år, som nu är avslutade.
  • Preliminärt avslutade projekt kommer ALLTID med i prognosen, men de behandlas på samma sätt som definitivt avslutade projekt under prognosarbetet.

Under prognosens gång

Kan jag justera projektets prognos?
Ja, den vanliga projektprognosen kan du ändra under hela prognosarbetets gång. Naturligtvis kommer en diff att uppstå i prognosfördelningsfliken som du måste justera manuellt. Men om projektet eller någon nivå över är godkänt, så kan du inte justera den diff som uppstår i prognosfördelningen. Om det bara är projektet som är godkänt så kan du öppna det igen för att justera diffen. 
Man vill öppna ett avslutat projekt under prognosens gång?
  • Enbart personer med rätt behörighet kan öppna projekt under prognosens gång (se nedan).
  • Projekt som kommit med i prognosen, dvs om de varit avslutade EFTER utfallsperiodens start, kommer EJ att markeras i prognosjämförelsen som öppet.
  • Projektet kommer att behandlas som ett öppet projekt i prognosen och vid avslut prognos.
  • OM projektet räknats med i det tillfälligt klumpat prognosprojekt, kommer INGEN förändring ske i prognosen – dvs projektet kommer inte att visas i prognosen och summan av de klumpade projektet kommer EJ att påverkas. Om projektet sedan får nytt utfall, så kommer det hamna som ett eget projekt i nästa prognos.
Man vill stänga ett projekt under prognosens gång?
  • Enbart personer med rätt behörighet kan stänga projekt under prognosens gång (se nedan).
  • Projektet kommer EJ att markeras i prognosjämförelsen som stängt.
  • Projektet kommer att behandlas som ett öppet projekt i prognosen och vid avslut av prognos.
  • Vid nästa prognos kommer projektet så klart att behandlas som ett avslutat projekt.
  • OBS! Tänk på att om ni avslutar ett projekt under prognosens gång, och EJ har godkänt prognosen, så kan ni inte sedan godkänna den, eftersom projektet är avslutat!
Vem kan öppna/stänga projekt under prognosens gång?

Det finns en parameter i grundparametrarna där man styr vilken behörighet som får öppna/stänga projekt under prognosarbete.

Projektens/Suspektens prognosfördelning

Godkännande ej möjligt i prognosfördelning, vad göra?

Om prognosfördelningen uppvisar en differens, är det ej möjligt att godkänna projektet/suspektet. Se till att differensen försvinner genom att justera fördelningen.

Projektstart/-slut behöver justeras under prognosens gång

Fördelning av ett projekts prognos baseras på projektets planerade livstid. Om denna livstid förändras under prognosens gång, måste projektet prognos vara öppen för att ny fördelning kan ske. Ändra start/slut och klicka på Uppdatera-knappen. Välj att:

  • Fördela jämt – prognosen sprids ut jämt över hela projektets livstid baserat på den nya förändringen
  • Kopiera föregående fördelning – fördelningen kopieras från föregående prognos och tillkommande perioder lämnas blanka vilket innebär en differens som måste manuellt justeras.
Ta bort fördelningsrader

Det är ej möjligt att ta bort fördelade rader i projektet. Justera projektets livstid och gör en ny fördelning för att få bort oönskade perioder.

Prognosjämförelsen

Upparbetat

Upparbetat visar hur det ser ut med den successiva vinstavräkningen som sker automatiskt i ditt bolag.

Fakturerat

Fakturerat visar intäkter och kostnader som du i prognosen har sagt att det skall vara olika månader

Vad innebär P0 prognoser?

Du kan välja att jämföra aktuell prognos med de fem föregående prognoserna, samt P0 på de fem prognoserna. P0 innebär att det är den prognosens nästkommande års värden. Alltså budgeten för kommande år, som den såg ut vid prognostillfället.

Om man vill godkänna en nivå utan att allt är godkänt under den nivån?

Det är möjligt att godkänna prognosen trots att t ex inte alla projekt är godkända under resultatenheten. En frågeruta måste dock godkännas för säkerhets skull. Projekt/Resultatenheter som ej är godkända blir således godkända med de värden de har vid godkännande-tillfället.

Om nivån sedan öppnas igen, så är projektet/resultatenheten markerat som godkänt.

Det finns projekt i prognosjämförelsen som jag INTE vill ha där, vad göra?

Högerklicka på projektet och välj Ta bort post. Projektet rörs så klart inte, bara projektposten i budget/prognos-modulen.

Nivåer för budget/prognos

Hela organisationsstrukturen kan följas i budget/prognos-arbetet, med start på uppdragsnivå och hela vägen upp till företagsnivå.

Reservera en viss del så att inte hela upparbetade prognosen utnyttjas

Ställ dig på det projekt som du vill reservera en viss procent av prognosen för.

OBS! Du måste ha valt ”Upparbetat” och ej ”Fakturerat” i filtren.

Högerklicka på projektet och välj ”Justera projekt”. I rutan som visas anger ni en procent.

Alla värden verkar fel?

Det finns en rutin i PP7 Registervård som heter Budget/Prognos omräkning som du kan köra. Den räknar om hela den aktuella prognosen med korrekta värden, baserat på projektens fördelningar.

Jag insåg att utfallet på projekten inte var rätt när jag startade prognosen

Då kan du köra rutinen Läs ut nytt utfall till Budget/Prognos som du hittar i PP7 Registervård. Rutinen läser ut nytt utfall till alla projekt i aktuell prognosen, vilket i stort sett betyder att du kan ’starta om’ prognosen.

Upparbetade intäkter

När räknas upparbetade intäkter?

Upparbetade intäkter beräknas om projektet har totala prognosintäkter som är positiva och totala prognoskostnader som är negativa.

När sker ingen upparbetning utan beräknad fakturering hämtas?

Om totala prognosintäkter saknas eller är negativa eller totala prognoskostnaden är positivt. Då hämtas beräknad intäkt.

När projektet är definierat som internt eller frånvaro.

När utnyttjas inte hela upparbetningen?

Om en reserveringsprocent är inlagd i grundparametrar projekt, eller när justering gjorts på projektet.

Hur sker beräkningen?

TG beräknas på prognosvärdet. Om det skett en reservering minskas TG med detta.

Verklig intäkt, kostnad och upparbetning hämtas vid start av prognosarbetet. Verklig upparbetning ingår sedan i beräkningen av upparbetningen per period.

Prognosavslut

När prognosen stängs (av behörig användare) stängs all möjlighet till fortsatt arbete med prognosen. 

  • Resultatberäkning (SVA) kommer att ske på varje projekts godkända prognos.
  • Prognosens slutliga värden läses tillbaka till redovisningen och görs tillgänglig för resultatrapporter och rapportgenerator.
  • Beroende på inställningar i grundparametrarna (’Godkänd prognos flyttas vid avslut’) så flyttas den nu godkända prognosen till kolumnen ”GodkProg” i projektet. Om den inställningen ej är gjord, så flyttas prognosen till GodkProg i projektet när projektledaren godkänner sitt projekts prognos.
  • Intäkter på projekt läggs på konto 3000 och kostnader på konto 4000, alternativt de konton som angivits på respektive projekttyp.
  • Indirekta kostnader fördelas jämt över året.

Kategorier
Kalkyl/Prognos/Utfall Övrigt

Alternativ Prognos

Om ni har ställt in PP7 att arbeta med Alternativ Prognos följer här instruktioner för användning.

OBS! För att kunna arbeta med Alternativ prognos måste prognosarbetet göras per konto, ej per aktivitet.

Alternativ prognos kan ställas in på två olika sätt:

Projektnivå

Om du arbetar med prognosen på projektnivå, så finns ingen möjlighet att arbeta med prognosen på uppdragsnivå. Om ni lägger prognos på uppdragsnivå så kommer ni inte kunna läsa upp den till projektnivån.

Uppdragsnivå

Vid arbete på uppdragsnivå så kan ni inte lägga alternativ prognos på projektnivån. Om ni summerar upp prognos från uppdragen, så visas resultatet på projektet, och ni kan klicka upp för att se vilka transakationer som ligger bakom resultatet, men ni kan inte lägga till eller ändra transaktioner direkt på projektnivå.

Summering till projektet: Klicka på knappen med texten ”Prog fr Uppdrag” i projektets Kalkyl/Prognos/Utfalls-flik. Denna rutin hämtar alla transaktioner från alla underliggande uppdrag och summerar dem till projektet. OBS! Varje gång du klickar på knappen kommer aktuell prognos på projektet att flyttas till föregående prognos, och aktuell prognos räknas upp från uppdragen.

Arbetssätt

Själva arbetssättet för de två olika varianterna är samma, enligt nedan.
 

I fliken Kalkyl/Prognos/Utfall under projektet (eller uppdraget) visas nu fyra nya kolumner. Rubrikerna för dessa nya kolumner kan ni själva bestämma i Registervården under Grundparametrar -> Projekt -> Rubriker.

Dessa kolumner är klickbara. Klicka på en kolumn på en rad, och du får upp ett nytt fönster.

I detta fönster kan du skriva in detaljerade transaktioner med

  • belopp (obligatorisk)
  • beskrivning (obligatorisk)
  • referensnummer (rubriken kan ni själva bestämma i registervården).

Varje rad visar också ett datum när raden skapades och vem som skapade raden. Dessa uppgifter kan ni inte ändra.

En rad som är sparad kan INTE tas bort. Däremot kan den ändras. Om raden ändras så loggas vem som ändrat den, när den ändrades och tidigare rad sparas undrar.

En ändrad rad får en varningsikon längst till vänster, för att visa att raden är ändrad. Ställ dig med muspekaren över den så visas alla ändringar som är gjorda.

När du klickar på OK-knappen, så stängs rutan och du kommer tillbaka till Kalkyl/Prognos/Utfalls-fliken, där din aktuella rad nu är uppdaterad med dina nya transaktioner.

OBS! Den första kolumnen räknas aldrig med i prognosen!

Tänk också på att det är möjligt att ställa in två olika beteenden här: 1. Utfallet räknas med i prognosen, eller 2. Utfallet räknas ej med i prognosen.