Kategorier
Grundfunktioner Grundläggande information

Rapporter i PP7

I PP7 finns många väldigt många rapporter som fyller sina syften. Ibland är det dock svårt att hitta rapporterna och att sortera ut de man vill arbeta med. Därför har vi nu gjort ett stort jobb med att slå samman alla rapporter och lagt dem i en sökbar, lättöverskådlig rapportöversikt.

Självklart har ni alla menyer kvar som tidigare, så att ni kan hitta tillbaka till era rapporter på samma sätt som tidigare. Men i stället för att öppna en separat rapportutskriftsvy för varje rapport, kommer ni nu till rapportöversikten med vald rapport redo. Vi har också möjlighet att skräddarsy rapporter i viss mån till er, och lägga in dem i rapportöversikten! 

Vi tror och hoppas att detta kommer att underlätta arbetet med era rapporter!

 

 

Rapportöversikten

Så här ser Rapportöversikten ut. Här har man klickat in sig direkt till översikten från Övrigt -> Rapportöversikt.

Det är också möjligt att komma hit genom att klicka på någon av de menyposter som finns under respektive menyflik. Då öppnas rätt rapport direkt.

Utskrift

Menyposterna ligger kvar som tidigare i PP7, men i stället för att öppna en egen urvalsvy, så öppnas Rapportöversikten, förvald med den rapport man klickat på. Man kan så klart också gå direkt till Rapportöversikten i Registervård om man har de behörigheterna.

Sätt filter, välj om rapporten ska skrivas som PDF eller som Excel-fil och klicka på skriv ut.

Rapporten visas på din skärm och du kan där välja att skriva den till skrivare eller spara ned den till din dator.

Om du valt att skriva rapporten till Excel så laddas Excel-filen hem till din dator så du kan öppna den eller bearbeta den på önskat sätt.

Kategorier
Grundfunktioner Grundläggande information Övrigt

Händelser

Händelser kan skapas manuellt och automatiskt i PP7. En händelse kan skapas automatiskt på nästan vilket område som helst i systemet, men framförallt används de manuellt i Projekt, Uppdrag och Kundfråga.

Genom att arbeta med händelser kan ni skapa noteringar som är sökbara för andra i systemet. Ni kan också tagga varandra i händelsen vilket leder till att en notifikation går iväg till den som blivit taggad. Även länkar och e-postadresser hanteras i händelsen.

Skapa

För att skapa en ny händelse, gå till projekt-, uppdrags- eller kundfrågavyn. I översiktsflikarna i dessa vyer finns en panel för Händelser. Klicka sedan på knappen Ny händelse och fyll i en rubrik och en text och klicka på OK för att spara din händelse. Du kan också lägga till ett dokument via händelsen. I detta fall sparas dokumentet under Dokumentfliken på området, i den mapp du valt när du sparade din händelse.

Se 

Du kan se alla tidigare händelser direkt på översiktsfliken i Projekt, Uppdrag och Kundfråga. Det finns ett sökfält i händelsepanelen där du kan söka på rubrik och text för att lättare kunna hitta om det finns många händelser.
Bokstaven/Bokstäverna som står i cirkeln bredvid händelsen är initialerna på den som skapade händelsen.

Ta bort/Ändra

Du kan enbart ta bort händelser som du själv har lagt till. Andra händelser kan du enbart titta på. Du tar bort en händelse genom att klicka på  länken i händelsen med texten Ta bort.
 
Om händelsen är kopplad till ett meddelande så får du frågan om du vill ta bort meddelandet också eller inte.
 
Du kan ändra en händelse som du själv lagt till, genom att klicka på länken med texten Ändra.

Länkningar

Du kan skapa länkningar till flera olika saker i en Händelse:
  • skriv @ för att få upp en lista på övriga Ansvariga i systemet och på så sätt ”tagga” en eller flera personer. Blir man ”taggad” så får man en notis om detta via Meddelandefunktionen i PP7. Man kan också välja att få ett e-mail när man blir taggad genom sina Användarinställningar.
  • Skriver ni in en länk så blir den länken klickbar i händelsen, likaså e-mailadresser.
  • Ni kan länka andra områden i PP7 genom att skriva t ex U10003, där U står för Uppdrag och 10003 är uppdragsnumret ni vill länka till. Ni kan använda
    • P – projekt
    • U – uppdrag
    • K – kund
    • L – leverantör
    • KF – kundfaktura
    • LF – leverantörsfaktura
    • O – offert
    • T – offertprojekt
    • I – inköpsorder
    • F – förfrågan
    • A – ärende
    • UH – underhållsobjekt
    • V – verifikat
Kategorier
Grunder Grundfunktioner Grundläggande information

Favoriter

Om det är något som du arbetar med ofta i PP7 och som du lätt vill komma åt, så kan du skapa en favorit av just den funktionen.

Favoriterna är användar-, företag- och roll-baserade, vilket innebär att en användare kan ha olika favoriter i olika företag, och för sina olika roller. När en menypost är tillagd som favorit så visas stjärnan i verktygsraden som gul, annars är den grå.

Lägg till

Genom att öppna den menypost du vill lägga till och sedan klicka på stjärnan i verktygsmenyn så lägger du till en ny favorit för din aktuellt inloggade roll och företag.

Öppna

Tillagda favoriter visas i menyrubriken Favoriter. Klicka på en favorit för att öppna den. 

Ta bort

Öppna den menypost du vill ta bort ur favoriter, och klicka på stjärnan i verktygsfältet (som nu är gul eftersom det är en favorit). Favoriten tas nu bort för din aktuellt inloggade roll och företag.

Specifika favoriter

Med specifika favoriter menas att man kan lägga till specifika Projekt, Uppdrag, Offertprojekt samt Offertuppdrag som favoriter.

För att göra det, öppna det projekt du vill lägga till och klicka på stjärnan i verktygspanelen. Du får då frågan om du vill lägga till vyn (projektbilden) eller just det projekt du har framme. Svara NEJ för att lägga till projektet.

För att ta bort favoriten, gör på samma sätt som för att ta bort en vanlig favorit.

Kategorier
Grundfunktioner Grundläggande information

Meddelanden

I PP7 kan ni skicka meddelanden till andra användare. Funktionen fungerar som en intern kommunikationskanal, där användare kan skicka till en annan användare, eller till hela företaget. Du hanterar dina meddelanden från den översta verktygsraden i programmet, vid kuvertet.

Skapa meddelande

Du kan skapa ett nytt meddelande på några olika sätt.

  1. Klicka på texten ”Nytt meddelande”  – du kan då skriva in ett snabbt meddelande och skicka till någon. Klicka på Mer… för att öppna det stora meddelandefönstret.
  2. Klicka på kuvertet för att öppna hela din Inkorg.
  3. I vissa områden av systemet kan du skicka direkt. Tex levfakturor för attest kan skickas på detta sätt.

För att skicka ett meddelandet till alla användare, klicka i ”Skicka till alla”. Du kan också skicka med hög prioritet, då läggs en etikett till i meddelandet med texten ”Hög prio”.

Hantera Inkorgen

I din Inkorg ser du alla din inkommande, skickade samt raderade meddelanden. Här kan du också läsa, svara och skapa nya meddelanden.

Klicka på ett meddelande för att läsa det i rutan längst ned på skärmen. Om du stannar på meddelandet i mer än 10 sekunder blir det markerat som läst. Du kan ändra den statusen genom att ta bort etiketten läst på meddelandet.

Tar du bort ett meddelande så hamnar det i Raderat. Tar du bort ett meddelande från Raderat så tas det bort helt och hållet och kan inte återställas.

 

 

Bifoga

Du kan bifoga både dokument och länkar till andra delar av PP7 i dina meddelanden. Till exempel kan du skicka med en länk till ett projekt eller ett speciellt dokument. 

För att länka till ett projekt eller dylikt, välj i meddelandet vilken typ (1) och vilket ID (2) du vill länka till. Länken visas som en etikett i meddelandet.

Vill du länka in ett dokument klickar du på bilagor (3) och väljer vilken eller vilka filer du vill bilägga. För att ta bort bilagda filer, klicka på knappen ”Lista” (4) och ta bort de bilagor du inte vill ha kvar. Även länkar för dokument visas som en etikett i meddelandet.

Inkommande

När du får ett meddelande så ser du det längst upp på skärmen som en röd cirkel vid kuvertet. Cirkeln visar hur många olästa meddelanden du har.

Du får också en notifikation i form av en Händelse i din Dashboard. Klickar du på händelsen kommer du till ditt meddelande. OBS! Tar du bort meddelandet så tas även din händelse bort! Tar du bort händelsen får du frågan om du även vill ta bort meddelandet.

Det finns också möjlighet att bli uppmärksammad på meddelanden genom att ett e-mail skickas till dig.

Kategorier
Grundfunktioner Grundläggande information

Etiketter

I PP7 kan du arbeta med etiketter (tag clouds). Det innebär att du kan skapa så många etiketter du vill för ett visst område i systemet (projekt, uppdrag etc). Dessa etiketter kan sedan sättas på olika projekt, uppdrag och annat. Den globala sökningen i PP7 kan sedan användas för att söka fram allting på en viss etikett.

Skapa etiketter

Din administrator kan skapa etiketter genom att gå till Registervård -> Systeminställningar -> Etiketter. 

  • Välj Typ (Projekt, Uppdrag etc)
  • Alla skapade etiketter för vald Typ visas
  • För att ändra en skapad etikett, klicka på den och ändra sedan innehållet
  • För att skapa ny, fyll i Namn och färg (välj i färgväljaren)
  • Klicka Spara

Du kan även lägga till ytterligare information

  • Beskrivning visas som en tooltip över etiketten 
  • Text färg sätter färgen på texten (default är vit)
  • Etiketten kan tas bort av användarna betyder att ett litet ’x’ visas på etiketten så användarna kan ta bort den.

Skriv in namnet på etiketten, välj en färg, beskrivning och om etiketten ska kunna tas bort av användarna.

Använda etiketter

För att använda etiketterna i systemet så väljer du helt enkelt bland de valbara etiketterna på t ex ett projekt (se bild). 

Du kan söka på etiketter i globala sökningen i PP7.

  • För att söka efter enbart allt med vald etikett, använd tecknet ’#’ framför etikettens namn, t ex #bra projekt. 
  • Om du i stället söker på ’bra projekt’, utan ’#’ framför, så kommer du få träffar i hela systemet 
Kategorier
Grundfunktioner

Dashboard – projektledare

Dashboard för Projektledare är utformad för att en projektledare direkt vid inloggning ska få se viktig information om sitt ansvarsområde. 

Följande nyckeltal visas i Projektledare dashboard. 

Uppgifter

Här visas uppgifter som användaren bör se över, så som till exempel:

  • Antal leverantörsfakturor att attestera
  • Om det finns tid och reseräkning att attestera (beroende på inställningar så öppnas Tid för attest eller Tid för attest projektledare då man klickar på Det finns tid att attestera)
  • Hur mycket som ligger för fakturering
  • Om användaren har några ärenden eller att göra i sina listor
  • Hur många dokument som är utcheckade av användaren

     

Genom att klicka sig in på länkarna under Uppgifter (ovan bild) så får man mer information om respektive område och en bättre översikt.

Åldersanalys kundfordringar

Nyckeltalen visar obetalda kundfakturor, uppdelade på olika intervall baserat på förfallodatum. Klicka på de olika staplarna för att gå vidare till listan Kundreskontrafråga för vidare behandling. OBS! Dessa nyckeltal räknas om varje gång dashboard får fokus – värdena är alltså ”live”, till skillnad från övriga nyckeltal i denna dashboard. OBS! För projektledare visas enbart information för egna projekt!

Täckningsgrad per projekt

Nyckeltalen visar täckningsgrad per projekt. 

Den går igenom alla projekt som inte är frånvaro, interna eller avslutat – Sedan tittar den på kostnaden på projektet och utifrån det plockar ut de 8 med störst kostnad och visar upp i grafen (Det vill säga de 8 första projekten under projektledarens ansvar är det som visas.)

Detta gör så att projektledaren på ett enkelt sätt kan se hur projekten hen är ansvarig för går för tillfället. Klicka på en stapel för att komma direkt till det projektet för vidare analys. Man har däremot ingen möjlighet att själv bestämma vilka som ska visas upp.

Upparbetningsgrad per projekttyp

Denna graf visar upparbetningsgrad per projekttyp. De första 8 projekten under projektledarens ansvar visas, avslutade, interna och frånvaroprojekt undantagna. Upparbetningsgraden räknas ut med verklig kostnad / prognostiserad kostnad. Klicka på en stapel för att komma direkt till det projektet för vidare analys. Nyckeltalen räknas om i automatiserade nattkörningar.

Projekt med negativ likvid

Visar projekt under projektledarens ansvar som för närvarande har en negativ likvid. Klicka på ett projekt för att komma direkt till projektet.

 
Kategorier
Grundfunktioner

Dashboard – Admin

Dashboard för administratörer är utformad att passa användare som arbetar med framförallt företagets övergripande ekonomi, kundreskontra, leverantörsreskontra och redovisning. Direkt vid inloggning skall användaren hitta de viktigaste uppgifterna och nyckeltalen för sitt dagliga arbete.

Uppgifter

Uppgfiter för administratörer innefattar:

  • Kundfakturor att skriva ut (funktionaliteten här beror på inställningar i systemet)
  • projekt som bör avslutas
  • leverantörsfakturor som ligger för attest
  • tid och reseräkning för attest
  • rot-fakturor att begära utbetalning för
  • ärenden och att göra

Projektledare med negativa likvidsaldon

Grafen visar de projektledare som har negativa likvidsaldon på sina projekt. Klicka på en stapel för att komma till projektsammandrag för denna projektledare och kontrollera vilka projekt som går dåligt.

Antal leverantörsfakturor att attestera

Nycketalen visar antal leverantörsfakturor per användare som ligger för attest. Klicka på en användare för att komma till Attestfråga, där du kan se exakt vilka fakturor som ligger för attest på användaren. OBS! Dessa nyckeltal räknas om varje gång dashboard får fokus – värdena är alltså ”live”.

Åldersanalys kundfordringar

Nyckeltalen visar obetalda kundfakturor, uppdelade på olika intervall baserat på förfallodatum. Klicka på de olika staplarna för att gå vidare till listan Kundfakturor för vidare behandling. OBS! Dessa nyckeltal räknas om varje gång dashboard får fokus – värdena är alltså ”live”. 

 

Åldersanalys leverantörsskulder

Nyckeltalen visar obetalda leverantörsfakturor, uppdelade på olika intervall baserat på förfallodatum. Klicka på de olika staplarna för att gå vidare till listan Leverantörsfakturor för vidare behandling. OBS! Dessa nyckeltal räknas om varje gång dashboard får fokus – värdena är alltså ”live”.

 

Kategorier
Grundfunktioner

Dashboard- VD

Dashboard för Chefer är utformad för att avdelningschefer och högre direkt vid inloggning ska få se viktig information om sitt ansvarsområde. 

Följande nyckeltal visas i VD dashboard. 

Uppgifter

Här visas uppgifter som användaren bör se över, som

  • Antal leverantörsfakturor att attestera
  • Om det finns tid och reseräkning att attestera
  • Hur mycket som ligger för fakturering
  • Om användaren har några ärenden eller att göra i sina listor
  • Hur många dokument som är utcheckade av användaren

Omsättning i period

Nyckeltalen visar företagets totala omsättning, uppdelad per period. Sex månader bakåt i tiden visas, med start aktuell period. Grafen visar utfall, godkänd prognos, föregående års utfall samt budget (OBS! om Budget/Prognos-modulen ej används visas enbart utfall) för varje period.Omsättningen som visas speglar informationen man får ut i resultatrapporter. Nyckeltalen räknas om i automatiserade nattkörningar.  OBS! För avdelningschefer visas enbart information för egna resultatenheter!

Omsättning i år

Nyckeltalen visar företagets ackumulerade omsättning för innevarande kalenderårGrafen visar utfall, prognos och föregående års utfall (OBS! om Budget/Prognos-modulen ej används visas enbart utfall) för varje period.Vid nytt år blir grafen tom till dess att omsättning kommer in på det nya året. Nyckeltalen räknas om i automatiserade nattkörningar. OBS! För avdelningschefer visas enbart information för egna resultatenheter!
 

Trendomsättning 

 Nyckeltalen visar omsättning 23 månader bakåt i tiden med start aktuell period. Grafen visar utfall och godkänd prognos (OBS! om Budget/Prognos-modulen ej används visas enbart utfall) för varje period. Nyckeltalen räknas om i automatiserade nattkörningar. OBS! För avdelningschefer visas enbart information för egna resultatenheter!

Åldersanalys kundfordringar

Nyckeltalen visar obetalda kundfakturor, uppdelade på olika intervall baserat på förfallodatum. Klicka på de olika staplarna för att gå vidare till listan Kundfakturor för vidare behandling. OBS! Dessa nyckeltal räknas om varje gång dashboard får fokus – värdena är alltså ”live”, till skillnad från övriga nyckeltal i denna dashboard. OBS! För avdelningschefer visas enbart information för egna resultatenheter!

Täckningsgrad per projekttyp

Upparbetningsgrad per projekttyp

Återstående timmar per projektledare

 

 

Kategorier
Grundfunktioner

Så här lägger du till en ”Att göra”-post

För att lägga till en ”Att göra”-post kopplad till ett projekt, ett uppdrag eller ett offertuppdrag kan du göra så här:

  1. Välj det projekt eller uppdrag som di vill koppla din ”Att göra”-post till.
  2. Välj fliken ”Att göra”.
  3. Har du inte redan valt ett projekt eller uppdrag måste du göra det nu i filterdelen av sidan nedanför verktygsmenyn. Fyll i resultatenhet och projektnummer.
  4. Nu kan du börja fylla i din ”Att göra”-post i tabellen.
  5. För att den ska skapas är det minsta du måste fylla i utförande datum, beskrivning och ansvarig.
    • Du själv kommer vara förvald men du kan också välja att utse någon annan som ansvarig.
  6. Glöm inte att spara upp i verktygsmenyn.

Om det redan finns ”Att göra”-poster under ”Uppgifter” på din dashboard kan du lägga till poster som är helt frikopplade från projektstrukturen.

  1. Klicka på ”Du har * att göra” för att komma till ”Att göra”-vyn.
  2. Klicka där sedan på ett av de befintliga ärendenumren i tabellen.
  3. Klicka på ”Rensa/Lägg till” i verktygsmenyn högre upp på sidan.
  4. Fyll i ditt ärende i det tomma formuläret.
    • Om du väljer att inte koppla din ”Att göra”-post här kommer din post inte vara länkad till projektstrukturen.
  5. Glöm inte att spara, genom att trycka på ”spara”-knappen i  verktygsmenyn.
Kategorier
Grundfunktioner

Verktygsfältet

Verktygsfältet

I verktygsfältet kan Ni med hjälp av musen, även kallad pekdon, lägga till och radera information, markera utskrift av den information Ni arbetar med mm.

  1. Dashboard” – första sidan
  2. Första”, ”föregående”,” sök exaktnästa” eller ”sista” post.
  3. Urvalslista
  4. Rensa/Lägg till
    Rensar all data i vyn och ger möjlighet att registrera ny post.
  1. Rensa allt” Rensar all data i vyn och ger möjlighet att registrera ny post.
  2. Spara
  3. Radera
  4. Rollbeskrivning, samt möjlighet att byta rollvy och företag, om det finns flera valmöjligheter.

Önskar Ni arbeta med tangentbordet använder Ni istället funktionstangenterna.

Kategorier
Grundfunktioner

Kontaktöversikt

Kontaktöversikten som hittas i verktygsfältet visar följande information:
  • Kontaktpersoner
    • Här visas de kontaktpersoner som är inlagda i systemet. Diverse filter finns över tabellen, där det också finns möjlighet att lägga till ny kontaktperson. 
    • Klicka på namnet för att öppna upp kontaktvyn
  • Kunder
    • Här visas de kunder som är inlagda i systemet. Möjlighet att söka och lägga till ny kund.
    • Klicka på kundnumret för att öppna upp kundvyn.
  • Leverantörer
    • Här visas de leverantörer som är inlagda i systemet. Möjlighet att söka och lägga till ny leverantör (enbart för behörighet VD och över!).
    • Klicka på leverantörsnumret för att öppna Leverantörsvyn (enbart för behörighet VD och över – för övriga öppnas Leverantörsfråga OM ej parameter satt att projektledare ej får se leverantörsinfo!).
  • Anställda/Resurser
    • Visar alla anställda och resurser som är inlagda i systemet. Möjlighet att söka och lägga till ny resurs. Diverse filter finns för att snabbt hitta det sökta.
    • Klicka på ID för att öppna Fråga på anställd 
Kategorier
Grundfunktioner

Att göra

I PP7 finns en global funktion som kallas ”Att göra”. Denna rutin fungerar som en notering som kan användas som en påminnelse för användaren. Man kan skapa hur många ”Att göra”-poster som helst och de kan skapas manuellt, men genereras också genom olika automatiska rutiner i systemet.

Användning

Att göra kan skapas för många olika områden i systemet, men i följande vyer återfinns ”Att göra”-posterna visuellt: 

  • Projekt
  • Uppdrag
  • Offertprojekt
  • Offertuppdrag
  • UH-objekt
  • Säljärende
  • I verktygsfältet
  • Dasboard (om det finns några)
Tryck på ikonen ”Att göra” för att lägga till en post.
Uppföljningsstatus

Varje ”Att göra” får en Uppföljningsstatus som räknas fram baserat på startdatumet. Uppföljningsstatusen ändras när du ändrar datum på posten och räknas fram så här:

  • Den här veckan sätts alltid till fredag aktuell vecka (innebär att uppföljning som ändras t ex en torsdag till Den här veckan, kommer att visas som I morgon)
  • Nästa vecka sätter måndag kommande vecka
  • Anpassad är alla datum efter nästkommande vecka
  • Sätts denna status utan att ange datum så blir det måndag veckan efter kommande vecka
 
Uppföljningsstatusen påverkar om Att göra visas i dashboard eller inte. 

Dashboard

På ditt dashboard visas en panel med Att göra (om du har några). För varje Att göra ser du rubriken, om det är kopplat till något område i systemet, datum och tidpunkt för start, eventuella etiketter visas med en punkt i etikettens färg.

Olika färger på vänsterkanten betyder olika saker.

  • Rödaktig betyder att det är hög prioritet 
  • Grönaktig betyder att det är en manuellt skapad Att göra med låg eller normal prioritet
  • Ljusgrå färg betyder att det är en automatiskt skapad Att göra

Klicka på en Att göra för att öppna det kopplade området (projektet, uppdraget etc).

Påminnelser

Du kan välja att sätta på påminnelser på dina Att göra genom att sätta en påminnelsetid. Du kan välja mellan olika långt innan starttiden.

Påminnelser visas i nedre högra hörnet av din webbläsare. Du kan välja att klicka på påminnelsen för att öppna projektet eller annat kopplat område, eller stänga påminnelsen. Stänger du den, kommer den inte visas igen.

Specifika Att göra 

I vissa områden i PP7 finns översiktspaneler där mycket information om just det området visas upp. Dessa områden är projekt, uppdrag samt kundfråga. Här finns en Händelse-panel. I den panelen kommer du också att se de Att göra som hör till området.

Automatiskt skapade Att göra

I systemet skapas ett antal Att göra automatiskt. 

  • om fakturadatum sätts på orderrad
  • när aktivitet skapas på säljärende
  • om man i grundparametrarna eller i sina användarinställningar säger att man vill ha bevakningsdatum på följande
    • när leveransdatum sätts på en inköpsorder skapas en Att göra när leverans bör ha inkommit
    • om en inköpsorder skrivs ut skapas en Att göra på datumet när orderbekräftelse bör ha inkommit
    • när en förfrågan skapas, skapas också en Att göra på datumet när offert bör ha inkommit
    • om en offert skapas, så läggs en Att göra till när offerten går ut

Notera att man inte kan ändra uppföljningsdatum på den här typen av Att göra-poster, men de går att ta bort och markera som slutförda.

I kommande versioner av PP7 kommer ni kunna bestämma själva, per användare, vilken typ av Att göra som ni vill ska autoskapas för er.

Hantering

På dina Att göra i ditt dashboard finns en länk med texten Stäng. Klickar du där så markeras din Att göra som slutförd. Vill du ta bort den helt så måste du gå in till Att göra-översikten.

Klickar du på en Att göra som är knuten till något område i PP7 (t ex projekt eller uppdrag) så öppnas det knutna området. Om det är en manuellt skapad Att göra som inte är knuten till något område så öppnas Att göra-vyn där du kan behandla din Att göra.

Kategorier
Grundfunktioner

Dokumenthantering

Dokumenthantering

Dokumenthanteringen i PP7 gör att alla dokument som rör verksamheten kan samlas på ett ställe, kategoriseras och sparas i korrekt arbetsyta.

Systemet kan hantera saker som:

  • Lägga till/Ta bort/Flytta dokument
  • Checka in/ut dokument
  • Bifoga dokument som fakturabilaga
  • Mallar
  • Versionshantering
  • Attestgång
  • Skicka till e-postmottagare
  • Länka dokument
  • Peka på dokument
  • Skapa PDF

Dokument finns tillgängliga i följande arbetsytor i PP7:

Projekt, Uppdrag, Kunder, Leverantörer, Offertprojekt, Offertuppdrag, Reseräkning, CRM, Inköp, Ärende, Förfrågan, UHObjekt, Anställda, Externa artiklar

För att dokumentsystemet skall fungera som det är tänkt måste det sättas upp korrekt.

Uppsättning av Dokumentsystemet görs i PP7 Registervård. (Artikel om  Dokumentkategorier ).

Det som behövs sättas upp är:

  • Dokumentkategorier
  • Kategorier för var mallar ska hamna
  • Mallar
För att lägga till ett dokument under t ex ett projekt, så markerar du vilken kategori (mapp) du vill att dokumentet ska hamna under. Sedan kan du dra in dokumentet från din dator och släppa det över dokumentfliken. Eller så klickar du på gem-ikonen för att välja en fil från en utforskare.

 

När dokumenten väl är på plats, så visas kategorier som innehåller dokument med en pil framför. På vis vet man att kategorin innehåller dokument. Klickar du på kategorin, så visas dokumenten både i listan till höger, samt direkt i trädstrukturen. 

Hanteringen av filerna görs i listan till höger. Här har du snabbknappar för att ladda ned dokumentet till din dator och ta bort dokumentet. Det finns också en meny (tre prickar) för fler funktioner.

Ladda hem

Klicka på knappen för att ladda hem dokumentet till din dator. Du får du frågan om du vill Checka ut dokumentet och låsa det för andra användare. Om du svarar JA här, kommer en ny version av dokumentet att sparas och dokumentet blir låst för andra användare till dess att du checkar in det igen.
Svarar du NEJ här, laddas dokumentet hem till din dator, men andra användare har fortfarande tillgång till dokumentet, och ingen ny version sparas.
När ett dokument är utcheckat, visas en text i rött i listan under dokumentets namn, med information om vem som checkat ut det.

Checka ut

Du kan också välja att direkt Checka ut ett dokument, utan att ladda ned det. Resultatet blir det samma som ovan, men utan att dokumentet laddas hem till din dator. När ett dokument är utcheckat, visas en text i rött i listan under dokumentets namn, med information om vem som checkat ut det.

Checka in

Om du har valt att checka ut och låsa för andra användare, så kan du också checka in dokumentet igen. Gör detta genom att klicka på meny-knappen (tre prickar) och välj Checka in. Du får nu frågan om du vill Checka in ett lokalt dokument. Om du har laddat hem och ändrat ett dokument, så ska du välja detta alternativ. På så sätt laddar du upp det nya dokumentet med ändringar och skriver över det befintliga. Annars kan du välja att enbart checka in genom att välja NEJ.
 

Lägg till bilaga

Detta alternativ är enbart tillgängligt i Uppdragsvyn, på PDF-filer. Det innebär att man kan lägga till PDF-filer som bilagor till sin kundfaktura. Välj Av-/Markera som bilaga i menyn för att lägga till eller ta bort bilaga. En bilaga får ett gem bredvid sig i dokumentlistan, för tydlighet.

 
Kategorier
Grundfunktioner

Begrepp och nyckeltal

Begrepp

Resultatenhet (ResEnh, Kostnadsställe)

Vi använder resultatenhet som begrepp. Begreppet kostnadsställe tyder på att det är en enhet som enbart har kostnader, därför använder vi begreppet resultatenhet som tyder på att ett resultat skall uppnås och att resultatenheten kan ha både intäkter och kostnader.

Nästan alla rapporter i redovisningen kan tas fram per resultatenhet eller övernivåerna till resultatenhet.

Ett projekt tillhör alltid en resultatenhet som har ansvar för projektet intäkts och kostnadsmässigt.

Uppdrag (Anbudet, Tillägg, ÄTA och Arbetsorder)

Uppdrag är underbegrepp till projekt. Planering sker på Uppdragsnivå med olika aktiviteter inom varje Uppdrag. Ett projekt kan bestå av ett eller flera Uppdrag. Uppdragsnumret kan parametersättas så att det följer strukturen för numrering med projektnummer plus 2 eller 3 siffror till. På Uppdraget föreslås samma grunduppgifter som på projektet, t ex Kund, men det kan ändras. Första uppdraget som skapas automatiskt under projektet ärver projektets typ av arbete. Kommande uppdrag som skapas antas att det är löpande jobb. Detta är viktigt att ändra om det är fastpris och inte löpande jobb.

Uppdrag följs upp på samma sätt som projektet d.v.s. med verkliga intäkter, kostnader och timmar.

Aktiviteter

Aktiviteter används för att planera och specificera vilka olika jobb som ingår i ett Uppdrag.

Kalkyl prognos och uppföljning kan göras på aktivitetsnivå. Aktivitet består av start och slut och vilka resurser som används. Detta görs för att snabbt kunna vidta åtgärder om en aktivitet tar längre eller kortare tid än väntat. Alla tider som rapporteras på en aktivitet kommer att tids- och kostnadsmässigt hänföras till aktiviteten.  Andra typer av kostnader som rapporteras utan att aktivitet anges kommer att belasta den typen av kostnad som definieras via kostnadskontot för artikeln.

Verifikationsnummer (Vernr)

Verifikationsnummerserien består av två delar. Verifikationstyp som beskriver vilket delsystem som skapat verifikatet, samt ett löpande nummer.

T.ex.

  • T-150000001 kommer från tidredovisning.
  • K-150000001 har skapats i kundfakturering.

Identiteten är både Verifikationstyp och Nummer.

Verifikationstyp och verifikationsnummer är tillsammans ett unikt begrepp i PP7.

Bokföringsdatum (Bokfdag)

Bokföringsdatum styr i alla lägen vilken bokföringsperiod en transaktion bokförs.

PP7 är ett totalt periodiserat system i kundreskontra, leverantörsreskontra, projektredovisning och redovisning. Detta innebär att en rapport kan tas fram för en period, t.ex. ett år bakåt i tiden och att rapporten visar saldot/resultatet som det såg ut för den begärda perioden.

Projekttyp (ProjTyp)

Projekttyp anges på varje projekt och styr hanteringen av projektet:

  • om projektet skall Resultatberäknas (SVA- beräknas).
  • om automatisk överföring av kostnader med kundens pris skall ske till fakturering.
  • om projektet är ett fastprisprojekt, löpande eller internt projekt.

Projekttyp L (löpande) skall alltid finnas upplagt. Används vid överföring under ett fastpris-projekt för att överföra uppdrag på löpande räkning och för att se vilka kostnader som automatiskt skall föras över till fakturering och med vilket påslag.

Artiklar (interna och interna artikelregistret)

Interna artikelregistret används för egna tidkoder och övriga egna artiklar. Det vill säga de artiklar som ni underhåller själva. Dessa artiklar används alltså för tidredovisning i PP7, och även för kundfakturering. De artiklar som skall vara lönegrundande skall också kopplas till en löneart som ert lönesystem förstår. När löneunderlag skickas till lönesystemet så används de lönearter ni kopplat till PP7s interna artiklar så att lönesystemet kan förstå. 

Externa artikelregistret används när artiklar med priser läses in från leverantörer. Man kan läsa in ett grundpris eller en färdig prislista. Läses ett grundpris in så skall marknadspris och inköpspris beräknas med hjälp av olika påslag på artiklarna eller med rabattbrev från leverantören.

Inköp och fakturering kan göras även om artiklar inte finns upplagda, genom att använda PP7s unika artikeltyp X.
(läs mer om artiklar)

Obligatoriska fält

Fält i PP7 som är märkta med en (*) är obligatoriska och måste fyllas i.
(Vissa fält kan undantas från regeln)

Nyckeltal

Täckningsbidrag (TB)

Täckningsbidrag är ett begrepp som används flitigt i PP7 på projekt och uppdrag. Täckningsbidraget visar skillnaden mellan intäkten och kostnaden och räknas ut enligt följande formel

Täckningsbidrag = Intäkt – Kostnad 

Täckningsgrad (TG)

Täckningsgraden är ett viktigt begrepp för att se hur projektet mår. TG skall täcka in företagets gemensamma kostnader och vinst. Fundera på vilka olika TG ni behöver ha för olika typer av projekt. 

Täckningsgraden räknas ut med följande formel:

Täckningsgrad = TB (dvs intäkt – kostnad) / Intäkt

Successiv Vinstavräkning (SVA, Resultatberäkning)

TG används vid successiv vinstavräkning. Senaste prognos eller senaste godkända prognos är underlag för den successiva vinstavräkningen. Reservation kan göras så vinstavräkningen inte utnyttjas helt.

I PP7 gör vi en nettoberäkning vilket innebär att vi hela tiden beräknar skillnaden mellan resultatberäknad intäkt och verklig intäkt. Den upparbetade intäkten är resultatberäknad intäkt + verklig fakturerad intäkt.

Hur den successiva vinstavräkningen skall göras styrs av respektive projekttyp. Successiv vinstavräkning gör att resultaträkningen hela tiden visar företagets resultat oberoende av när fakturering skett.

Upparbetade intäkter och fakturerade intäkter

Fakturerade intäkter = Verkligt fakturerat utfall
Upparbetade intäkter = Upparbetning enligt netto vinstavräkning + Fakturerade intäkter

Kategorier
Grundfunktioner

Projektstrukturen

Projektstrukturen

Projektbegreppet används för alla större fasta och löpande jobb som även skall följas upp redovisningsmässigt. Ett projekt delas upp i olika Uppdrag. Vid registrering av ett projekt skapas automatiskt ett eller flera Uppdrag.

Ex. ett fastpris projekt innehåller projektnummer + 00 för fast pris delen av projektet och projektnummer + 01-99 för tilläggjobben på fastpris projektet.

Den här strukturen används för att effektivt kunna fakturera tilläggsjobben medan alla vet vad det rör sig om och vid färdigställande av faktureringen behöver tilläggsjobben inte bli inblandade.

Mindre jobb och uppdrag följs upp som Uppdrag. Dessa kan intäkts och kostnadsmässigt följas upp och är även ett redovisningsbegrepp. De inordnas under de projekt där de hör hemma. Planering med aktiviteter sker på Uppdragsnivå.

Affärssystemet PP7 ger dig överblick och total kontroll på alla nivåer i strukturen.
Kategorier
Grundfunktioner

Dashboard

Dashboard

PP7Portalens utseende och information är baserat på den roll som ni har loggat in med. Portalen visar upp ett antal grafer, samt Uppgifter som säger om det t.ex. finns fakturor att attestera. Klickar man på en länk under Uppgifter så förflyttas man till relevant vy.

Du kan också klicka i graferna för att komma till de vyerna som de beskriver.

Nedanför visas en mer detaljerad information angående rollspecifika Dashboards:

Tidrapportör

Information som rör en tidrapportör. De senaste veckornas tidrapportering, varning om tid inte är rapporterad, reseräkningar mm.

Projektledare

Information som är viktig för Projektledarna som sälj/CRM, offert, projekt, uppdrag, tidrapportering, planering och rapporter.

Avdelningsansvarig

Information rör administratörer och ekonomer exempel fakturering, kund-, leverantörsreskontra, redovisning, rapporter och avstämningar.

Chef

Innehåller allt som är viktigt för avdelningsansvarig eller VD. VD eller Chefs meny innehåller allt som en projektledare har samt resultatanalys, resultatrapporter och likviditet.

Kategorier
Grundfunktioner

Söka

I PP7 kan du alltid söka genom att skriva i sökrutan uppe till höger eller använda funktionstangenten F4 eller Enter.

Skriver du ett # framför din sökning, söker systemet enbart efter etiketter med namnet du sedan skriver in.

Funktionen söker efter följande information:

  • Kunder
  • Leverantörer
  • Kundfakturor
  • Leverantörsfakturor
  • Offertprojekt
  • Offertuppdrag
  • Projekt
  • Uppdrag
  • Förfrågan
  • Inköpsorder
  • Ärenden
  • UH-objekt
  • Verifikationer
  • Kontaktpersoner
  • Etiketter
  • Menyposter

Söka i PP7

 

 


Du söker globalt i hela PP7. Du kan söka på data i systemet eller på namn på olika vyer.

Ett exempel hämtat från demoföretaget som du kan testa själv:

  1. Skriv ”Nora” i sökrutan och klicka på ikonen eller tryck Enter eller F4.
  2. Sökresultatet ser du i bilden nedan. PP7-sök har hittat alla förekomster av ordet Nora i databasen.
  3. Får du många sökresultat kan du välja att filtrera ditt sökresultat med droplistan som är rödmarkerad i bilden.
  4. Notera att du nästan alltid (inte bara i PP7) kan använda kortkommandot CTRL+F för att söka i vyn du har framför dig med hjälp av din webbläsares inbyggda sökfunktion. Sökresultatet ser du gulmarkerat.

Kategorier
Grundfunktioner

Funktionstangenter

I PP7 finns flertalet snabbtangenter och genvägar med höger mus-knapp definierade. Hovra i systemet för att hitta olika genvägar och funktioner.

På många ställen i PP7 återfinns en knapp med en grön pil. Använd den som en genväg till värdet som visas till vänster om pilen (t ex visas pilen till höger om kundnr så öppnas kundregistret med aktuell kund vald).

Följande tangenter kan användas i PP7 för snabbare åtkomst till funktioner. Observera att alla funktionstangenter kanske inte fungerar i just ditt företags uppsättning av PP7.

Tangent Funktion Skift+Tangent Ctrl+Tangent Alt+Tangent
F1 PP7Help PP7Start
F2 Spara post Ta bort post
F3 Stäng aktiv vy
F4 Visa urvalslista Skriv ut skärmbild Stäng aktiv vy Gå ur program
F5 Rensa fält i aktivt fönster Förnya skärmbild Rensa allt
F6 Framåt i tabordningen Bakåt i tabordningen Förflytta dig till föreg fönster Förflytta dig till nästa fönster
F7 Föregående post Supersöka förg post
F8 Nästa post Supersöka nästa post
F9 Sök post Supersöka post Zoom
F10 Till meny eller Zoom
F11 Infoga rad
F12
Tab Nästa Fält Föreg Fält Visa lista över paneler att gå till
Home Söka registrets/rapportens första post
End Söka registrets/rapportens sista post
X Klipp ut
C Kopiera
V Klistra in
D Återställ grundlayout I grid Öppna Registervård (enbart Admin)
S Spara Öppna systemunderhåll (enbart Admin)
N Ny post/Rensa för inmatning
Z Ångra senaste ej sparad inmatning
F Öppna urvalslista
A Markera all text
H Stäng alla fönster
O Öppna nytt företag
U Öppna uppdragsvyn

I mobilverisionen av PP7 finns inga funktionstangenter.

Kategorier
Grundfunktioner

Verktygsfältet

I verktygsfältet kan Ni med hjälp av musen, även kallad pekdon, söka information i databasen, radera information, markera utskrift av den information Ni arbetar med mm.

  1. Dashboard” – första sidan
  2. Projektsammandrag
  3. Uppdragssammandrag
  4. Att göra
  5. Kontaktöversikt
  6. Skicka e-post
  7. Första”, ”föregående”,” sök exaktnästa” eller ”sista” post.
  8. Urvalslista
  9. Rensa/Lägg till” Rensar all data i vyn och ger möjlighet att registrera ny post.
  10. Rensa allt” Rensar all data i vyn och ger möjlighet att registrera ny post.
  11. Spara
  12. Radera
  13. Sök på allt i systemet
  14. Rollbeskrivning, samt möjlighet att byta rollvy och företag, om det finns flera valmöjligheter.

Önskar Ni arbeta med tangentbordet använder Ni istället funktionstangenterna.